Een factuur moet de gegevens bevatten die volgens de belastingwetgeving vereist zijn, ongeacht of deze op papier, als pdf of als gestructureerde e-factuur wordt verzonden. In de EU wordt de minimale inhoud vastgelegd in de btw-richtlijn (2006/112/EG), en elke lidstaat zet de regels om in nationale wetgeving. Buiten de EU stelt de nationale belastingdienst de vereisten vast.
In dit artikel worden de EU-factureringsvoorschriften toegelicht, evenals de aanvullende regels voor e-facturen, de veranderingen op het gebied van btw in het digitale tijdperk (ViDA) en hoe de wettelijke vereisten aansluiten bij EN 16931 en Peppol. Elke paragraaf bevat een link naar de officiële wettekst.
Waar komen de factureringsregels vandaan?
| Bron | Wat er onder valt |
| EU-btw-richtlijn 2006/112/EG, artikelen 217 tot en met 249 | Wanneer een factuur vereist is, wat erin moet staan, regels voor elektronische facturen en de bewaartermijn. De lidstaten zetten de regels om in nationale wetgeving. |
| Nationale wetgeving inzake btw en boekhouding | Termijnen, vereenvoudigde facturen, valuta en bewaartermijnen, binnen de door de richtlijn vastgestelde grenzen. |
| Richtlijn 2014/55/EU en EN 16931 | Elektronische facturering bij overheidsopdrachten. Aanbestedende diensten in de EU moeten elektronische facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan de norm EN 16931. |
| Belastingautoriteiten buiten de EU | Hun eigen nationale regelgeving, bijvoorbeeld die van de Australische belastingdienst (ATO) en de Federale Belastingdienst van de VAE. |
Wat een factuur in de EU moet bevatten
In artikel 226 van de btw-richtlijn wordt opgesomd welke gegevens een volledige btw-factuur moet bevatten. De nationale formulering verschilt enigszins, maar de kern is in elke lidstaat dezelfde:
- De datum van uitgifte
- Een volgnummer, gebaseerd op een of meer reeksen, waarmee de factuur op unieke wijze wordt geïdentificeerd
- Het btw-nummer van de leverancier
- Het btw-nummer van de klant wanneer de klant btw-plichtig is of een intracommunautaire levering van goederen ontvangt
- De volledige naam en het adres van zowel de leverancier als de klant
- De hoeveelheid en de aard van de goederen, of de omvang en de aard van de diensten
- De datum van levering of oplevering, of de datum van een vooruitbetaling, indien deze kan worden vastgesteld en afwijkt van de uitgiftedatum
- De belastbare som per btw-tarief of vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen
- Het toegepaste btw-tarief
- Het verschuldigde btw-bedrag
Aanvullende informatie in bijzondere gevallen
Voor sommige transacties is aanvullende informatie op de factuur vereist (artikel 226, punten 7 bis tot en met 15):
| Situatie | Wat er op de factuur moet staan |
| De klant is verantwoordelijk voor de btw (verlegging) | De vermelding „Reverse charge“ en het btw-nummer van de klant |
| De levering is vrijgesteld | Een verwijzing naar de toepasselijke bepaling in de btw-richtlijn of de nationale wetgeving, of een andere aanwijzing dat de levering is vrijgesteld |
| De klant stelt de factuur op (zelffacturering) | De vermelding „Zelffacturering”. Ontdek hoe zelffacturering werkt in Peppol |
| De leverancier hanteert de kasboekhoudmethode | De vermelding „Kasboekhouding” |
| Er geldt een margeregeling | De relevante margeregeling voor reisbureaus, tweedehandsgoederen, kunstwerken, verzamelobjecten en antiek |
| Een belastingvertegenwoordiger is aansprakelijk voor de btw | Het btw-nummer, de volledige naam en het adres van de belastingvertegenwoordiger |
| Intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel | De gegevens aan de hand waarvan de goederen als een nieuw vervoermiddel kunnen worden geïdentificeerd |
Vereenvoudigde facturen
De lidstaten moeten vereenvoudigde facturen toestaan wanneer het bedrag 100 euro of minder bedraagt, en voor documenten waarmee een eerdere factuur wordt gewijzigd (artikel 220 bis). Zij mogen ook vereenvoudigde facturen toestaan tot 400 euro (artikel 238). Zweden staat deze bijvoorbeeld toe tot 4.000 SEK, inclusief btw.
Op een vereenvoudigde factuur moeten ten minste de uitgiftedatum, de identiteit van de leverancier, de aard van de goederen of diensten en het btw-bedrag of de gegevens die nodig zijn om dit te berekenen, worden vermeld (artikel 226b). Vereenvoudigde facturen zijn niet toegestaan voor intracommunautaire leveringen van goederen, bepaalde verkoop op afstand of verkopen waarbij de leverancier niet in het land is gevestigd en de klant de btw afdraagt.
Wanneer de factuur moet worden opgesteld
De btw-richtlijn stelt alleen voor bepaalde grensoverschrijdende transacties een termijn vast. Voor intracommunautaire leveringen van goederen en voor diensten waarbij de afnemer de btw afdraagt, moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op het belastbare feit worden uitgereikt (artikel 222). Elke lidstaat kan voor andere verkopen zijn eigen termijnen vaststellen.
ViDA verkort de termijn voor grensoverschrijdende handel. Vanaf 1 juli 2030 moeten facturen voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU binnen 10 dagen na het factureringsmoment worden uitgereikt.
Creditnota’s en correcties
Elk document of bericht dat een factuur wijzigt en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, wordt als een factuur beschouwd (artikel 219). Een creditnota moet daarom aan dezelfde inhoudsregels voldoen en vermelden welke factuur ermee wordt gecorrigeerd. In Peppol wordt de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur vermeld in het veld ‘Verwijzing naar voorgaande factuur’ (BT-25). Lees meer in ‘Wat is Peppol BIS Billing 3 Creditnota?’.
Aanvullende vereisten voor elektronische facturen
Tegenwoordig is een e-factuur een factuur die de vereiste gegevens bevat en die in een willekeurig elektronisch formaat is verzonden en ontvangen (artikel 217). Daaronder valt ook een via e-mail verzonden pdf-bestand. De regels inzake de inhoud zijn dezelfde als voor papieren facturen, maar er gelden enkele vereisten die specifiek van toepassing zijn op e-facturen:
- Aanvaarding. Voor het verzenden van elektronische facturen is de aanvaarding door de ontvanger vereist (artikel 232), tenzij de lidstaat elektronische facturering verplicht heeft gesteld.
- Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. Vanaf de uitgifte tot het einde van de bewaartermijn moet u kunnen aantonen wie de factuur heeft uitgegeven, dat de inhoud ervan niet is gewijzigd en dat deze leesbaar is (artikel 233). Bedrijfsprocedures die een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de levering creëren, volstaan. Geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI zijn voorbeelden van technologieën die eveneens aan deze eis voldoen.
- Bewaring. Elke lidstaat stelt zelf de bewaartermijn vast (artikel 247). Zweden schrijft bijvoorbeeld voor dat boekhoudkundige stukken moeten worden bewaard tot het einde van het zevende jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het boekjaar is geëindigd.
- Publieke sector. Aanbestedende diensten moeten e-facturen accepteren die voldoen aan EN 16931 (Richtlijn 2014/55/EU). Veel landen maken hiervoor gebruik van Peppol.
Het omzetten van een ontvangen factuur naar een ander formaat roept op zichzelf juridische vragen op. Zie: Is het juridisch toegestaan om facturen van leveranciers naar andere formaten om te zetten?
Wat verandert er met ViDA?
De ViDA-richtlijn (EU) 2025/516 maakt gestructureerde e-facturering de norm in de EU. De belangrijkste data zijn:
| Datum | Wijzigen |
| 14 april 2025 | Lidstaten mogen elektronische facturering verplicht stellen voor binnenlandse leveringen zonder toestemming van de Raad van de EU en zonder instemming van de ontvanger. |
| 1 juli 2030 | E-facturering wordt de norm. Een e-factuur moet worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt, en dient in principe te voldoen aan EN 16931. Een PDF zonder gestructureerde gegevens geldt niet langer als een e-factuur. Grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU worden via digitale rapportageverplichtingen aan de belastingdienst gemeld, en facturen moeten binnen 10 dagen worden opgesteld. |
| 1 januari 2035 | Lidstaten die al over nationale systemen voor realtime-rapportage beschikken, moeten deze in overeenstemming brengen met het EU-model. |
Lidstaten mogen voor binnenlandse leveringen nog steeds papieren facturen of andere formaten toestaan. Frankrijk, Duitsland en andere landen voeren al vóór 2030 binnenlandse voorschriften in.
Hoe de vereisten aansluiten bij EN 16931 en Peppol
EN 16931 is de Europese norm voor de kerninhoud van een e-factuur. Deze norm vertaalt de wettelijke vereisten naar bedrijfsbegrippen (BT) en bedrijfsgroepen (BG) die systemen automatisch kunnen valideren. Peppol BIS Billing 3.0 is gebaseerd op EN 16931.
| Wettelijke verplichting | EN 16931: bedrijfsbegrip |
| Factuurnummer | Factuurnummer (BT-1) |
| Datum van uitgifte | Datum van uitgifte van de factuur (BT-2) |
| Naam, adres en btw-nummer van de leverancier | Naam van de verkoper (BT-27), Postadres van de verkoper (BG-5), BTW-nummer van de verkoper (BT-31) |
| Naam, adres en btw-nummer van de klant | Naam van de koper (BT-44), Postadres van de koper (BG-8), BTW-nummer van de koper (BT-48) |
| Goederen of diensten en hoeveelheid | Naam van het artikel (BT-153), Gefactureerde hoeveelheid (BT-129) |
| Eenheidsprijs exclusief btw | Nettoprijs van het artikel (BT-146) |
| Leveringsdatum | Werkelijke leveringsdatum (BT-72) of factureringsperiode (BG-14) |
| Belastbaar bedrag, tarief en btw-bedrag per tarief | BT-116, BT-119 en BT-117: specificatie van de btw (BG-23) |
| Vrijstelling of verlegging | BT-118 (BT-118) en BT-120, BT-121 (BT-120, BT-121) |
| Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur in een creditnota | Referentie van de vorige factuur (BG-3, BT-25) |
Bij de Peppol-validatie wordt een factuur afgewezen als er een verplicht element ontbreekt. Een gestructureerde factuur die de validatie doorstaat, bevat dus al de meeste wettelijk vereiste gegevens. Nationale regels kunnen echter nog meer vereisten stellen; daarom bevat Peppol ook landspecifieke regels. Lees hoe de Peppol-validatie werkt en bekijk de Peppol-btw-categoriecodes.
Buiten de EU: een voorbeeld
Landen buiten de EU stellen hun eigen factureringsregels vast. Veel landen volgen dezelfde logica, maar de details verschillen. In Australië moet op een belastingfactuur voor een verkoop van minder dan 1.000 AUD worden vermeld dat het om een belastingfactuur gaat, evenals de identiteit en het ABN-nummer van de verkoper, de uitgiftedatum, een omschrijving van de artikelen met hoeveelheid en prijs, het GST-bedrag en in hoeverre elke verkoop belastbaar is. Vanaf 1.000 AUD is ook de identiteit of het ABN-nummer van de koper vereist. Een verkoper moet binnen 28 dagen na een verzoek een belastingfactuur verstrekken (bron: ATO, Belastingfacturen). Voor e-facturen in Australië wordt gebruikgemaakt van Peppol PINT A-NZ.
Voor de vereisten inzake e-facturering per land kunt u onze stapsgewijze handleidingen raadplegen voor de VAE, Frankrijk, Duitsland, Noorwegen, Slowakije, Oman en Nigeria.
Checklist voordat je een factuur verstuurt
- Een uniek oplopend factuurnummer en de uitgiftedatum
- Volledige namen en adressen van beide partijen, en btw-nummers indien van toepassing
- De aard en de hoeveelheid van de goederen of diensten, de eenheidsprijs en de leveringsdatum
- De belastbare som, het btw-tarief en het btw-bedrag voor elk tarief
- De vereiste vermelding voor verlegging, vrijstelling, zelfdeclaratie of een margeregeling
- Creditnota’s waarin duidelijk naar de oorspronkelijke factuur wordt verwezen
- Opslag waarbij de factuur gedurende de gehele bewaartermijn ongewijzigd en leesbaar blijft
Hoe Qvalia helpt
Qvalia is een gecertificeerd Peppol-toegangspunt. Facturen die via Qvalia worden verzonden, worden vóór verzending gecontroleerd aan de hand van de Peppol-regels voor de ‘ BIS Billing ’ 3.0, die zijn gebaseerd op EN 16931. Facturen waarin verplichte gegevens ontbreken, worden tegengehouden voordat ze de ontvanger bereiken. Bekijk de landen die Qvalia ondersteunt voor Peppol en e-facturering of neem contact met ons op om uw configuratie te bespreken.
Officiële bronnen
- Richtlijn 2006/112/EG van de Raad betreffende het gemeenschappelijke btw-stelsel (EUR-Lex)
- Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad, BTW in het digitale tijdperk (EUR-Lex)
- BTW in het digitale tijdperk (ViDA) (Europese Commissie)
- Richtlijn 2014/55/EU betreffende elektronische facturering bij overheidsopdrachten (EUR-Lex)
- Belastingfacturen (Australische belastingdienst)
Dit artikel geeft een overzicht van de regels zoals die in oktober 2026 gelden en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg de actuele nationale regelgeving of vraag advies aan een deskundige voordat u uw facturering aanpast.