Laskussa on oltava verolainsäädännön edellyttämät tiedot riippumatta siitä, lähetetäänkö se paperilla, PDF-tiedostona vai jäsenneltynä sähköisenä laskuna. EU:ssa vähimmäissisältö on määritelty arvonlisäverodirektiivissä (2006/112/EY), ja kukin jäsenvaltio sisällyttää säännöt kansalliseen lainsäädäntöönsä. EU:n ulkopuolella vaatimukset asettaa kunkin maan veroviranomainen.
Tässä artikkelissa selitetään EU:n laskutusvaatimukset, sähköisiä laskuja koskevat lisävaatimukset, arvonlisäverotukseen liittyvät muutokset digitaaliaikakaudella (ViDA) sekä se, miten lakisääteiset vaatimukset vastaavat standardeja EN 16931 ja Peppol. Jokaisessa osiossa on linkki viralliseen lakitekstiin.
Mistä laskutusohjeet ovat peräisin
| Lähde | Mitä se kattaa |
| EU:n arvonlisäverodirektiivi 2006/112/EY, 217–249 § | Milloin lasku vaaditaan, mitä sen on sisällettävä, sähköisiä laskuja koskevat säännöt sekä laskujen säilyttäminen. Jäsenvaltiot saattavat säännöt osaksi kansallista lainsäädäntöään. |
| Kansalliset arvonlisävero- ja kirjanpitolait | Määräajat, yksinkertaistetut laskut, valuutta ja säilytysajat direktiivissä asetettujen rajojen puitteissa. |
| Direktiivi 2014/55/EU ja standardi EN 16931 | Sähköinen laskutus julkisissa hankinnoissa. EU:n hankintaviranomaisten on vastaanotettava ja käsiteltävä EN 16931 -standardin mukaisia sähköisiä laskuja. |
| EU:n ulkopuoliset veroviranomaiset | Omat kansalliset säännöksensä, kuten esimerkiksi Australian verovirasto (ATO) ja Yhdistyneiden arabiemiirikuntien liittovaltion verovirasto. |
Mitä laskun on sisällettävä EU:ssa
Arvonlisäverodirektiivin 226 artiklassa luetellaan tiedot, jotka täydellisen arvonlisäverolaskun on sisällettävä. Kansalliset sanamuodot eroavat hieman toisistaan, mutta perusperiaate on sama kaikissa jäsenvaltioissa:
- Julkaisupäivä
- Yhden tai useamman sarjan perusteella muodostettu juokseva numero, joka yksilöi laskun
- Toimittajan ALV-tunnus
- Asiakkaan ALV-tunnistenumero, kun asiakas on ALV:n maksovelvollinen tai vastaanottaa yhteisön sisäisen tavaratoimituksen
- Sekä toimittajan että asiakkaan täydellinen nimi ja osoite
- Tavaroiden määrä ja luonne tai palvelujen laajuus ja luonne
- Toimitus- tai valmistumispäivä tai ennakkomaksun suorituspäivä, jos se voidaan määrittää ja se eroaa laskun päivämäärästä
- Verotettava määrä kunkin arvonlisäverokannan tai verovapauden osalta, yksikköhinta ilman arvonlisäveroa sekä mahdolliset alennukset, joita yksikköhintaan ei ole sisällytetty
- Sovellettu arvonlisäverokanta
- Maksettava arvonlisäveron määrä
Lisätietoja erityistapauksissa
Joissakin liiketoimissa laskussa on oltava lisätietoja (226 artiklan 7 a–15 kohta):
| Tilanne | Mitä laskussa on mainittava |
| Asiakas vastaa arvonlisäverosta (käänteinen verovelvollisuus) | Ilmaisu ”käänteinen verovelvollisuus” ja asiakkaan ALV-numero |
| Toimitus on verovapaa | Viittaus arvonlisäverodirektiivin tai kansallisen lainsäädännön sovellettavaan säännökseen tai muu viittaus siihen, että tavaran tai palvelun toimitus on verovapaa |
| Asiakas laatii laskun (itse laskutus) | Maininta ”Itse laskutus”. Katso, miten itse laskutus toimii Peppolissa |
| Toimittaja käyttää kassaperusteista kirjanpitojärjestelmää | Ilmaisu ”kassaperusteinen kirjanpito” |
| Sovelletaan marginaalijärjestelmää | Asiaa koskevassa katemarginaalijärjestelmässä mainitaan matkatoimistot, käytetyt tavarat, taideteokset sekä keräilyesineet ja antiikkiesineet |
| Verotiedonantaja on vastuussa arvonlisäverosta | Verotiedonantajan ALV-numero, koko nimi ja osoite |
| Uuden liikennevälineen toimittaminen yhteisön sisällä | Tiedot, joiden perusteella tavarat voidaan tunnistaa uudeksi kuljetusvälineeksi |
Yksinkertaistetut laskut
Jäsenvaltioiden on sallittava yksinkertaistettu lasku, kun summa on enintään 100 euroa, sekä asiakirjoissa, joilla muutetaan aiempaa laskua (220 a artikla). Ne voivat myös sallia yksinkertaistetut laskut, joiden summa on enintään 400 euroa (238 artikla). Esimerkiksi Ruotsissa ne ovat sallittuja enintään 4 000 kruunun arvosta arvonlisävero mukaan lukien.
Yksinkertaistetussa laskussa on oltava vähintään laskun päivämäärä, toimittajan tiedot, tavaroiden tai palvelujen laatu sekä arvonlisäveron määrä tai sen laskemiseen tarvittavat tiedot (226b artikla). Yksinkertaistettuja laskuja ei saa käyttää yhteisön sisäisissä tavaratoimituksissa, tietyissä etämyynneissä tai myynneissä, joissa toimittaja ei ole sijoittautunut kyseiseen maahan ja asiakas huolehtii arvonlisäveron tilittämisestä.
Milloin lasku on laadittava
Arvonlisäverodirektiivissä asetetaan määräaika vain tietyille rajat ylittäville liiketoimille. Yhteisön sisäisissä tavaratoimituksissa sekä palveluissa, joissa asiakas huolehtii arvonlisäveron maksamisesta, lasku on laadittava viimeistään verotettavan tapahtuman jälkeisen kuukauden 15. päivänä (222 artikla). Kukin jäsenvaltio voi asettaa omat määräaikansa muille myynneille.
ViDA lyhentää rajat ylittävän kaupan määräaikaa. 1. heinäkuuta 2030 alkaen EU:n sisäisten rajat ylittävien B2B-liiketoimien laskut on laadittava 10 päivän kuluessa verotettavan tapahtuman ajankohdasta.
Hyvityslaskut ja oikaisut
Kaikki asiakirjat tai viestit, joilla muutetaan laskua ja joissa viitataan nimenomaisesti ja yksiselitteisesti alkuperäiseen laskuun, katsotaan laskuiksi (219 artikla). Hyvityslomakkeen on siis täytettävä samat sisältövaatimukset, ja siinä on mainittava se lasku, jota se korjaa. Peppol-järjestelmässä viittaus alkuperäiseen laskuun merkitään kenttään ”Preceding invoice reference” (BT-25). Lue lisää artikkelista ”Mikä on Peppol BIS Billing 3 Hyvityslomake?”.
Sähköisiä laskuja koskevat lisävaatimukset
Nykyään sähköinen lasku on lasku, joka sisältää vaaditut tiedot ja joka on laadittu ja vastaanotettu missä tahansa sähköisessä muodossa (217 §). Tähän sisältyy myös sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto. Sisältöä koskevat säännöt ovat samat kuin paperilaskujen kohdalla, mutta joitakin vaatimuksia sovelletaan nimenomaan sähköisiin laskuihin:
- Hyväksyminen. Sähköisten laskujen lähettäminen edellyttää vastaanottajan hyväksyntää (232 artikla), ellei jäsenvaltio ole määrännyt sähköistä laskutusta pakolliseksi.
- Aitous, eheys ja luettavuus. Laskun myöntämisestä säilytysajan päättymiseen asti on voitava osoittaa, kuka laskun on myöntänyt, että sen sisältöä ei ole muutettu ja että se on luettavissa (233 §). Riittävät ovat sellaiset liiketoimintakontrollit, jotka luovat luotettavan jäljitysketjun laskun ja toimituksen välille. Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset ja EDI ovat esimerkkejä tekniikoista, jotka myös täyttävät tämän vaatimuksen.
- Säilytys. Kukin jäsenvaltio määrittelee säilytysajan (247 artikla). Esimerkiksi Ruotsissa kirjanpitotiedot on säilytettävä seitsemännen vuoden loppuun asti sen kalenterivuoden päättymisestä, jona tilikausi päättyi.
- Julkinen sektori. Hankintaviranomaisten on hyväksyttävä EN 16931 -standardin (direktiivi 2014/55/EU) mukaiset sähköiset laskut. Monet maat käyttävät tähän Peppol-järjestelmää.
Vastaanotetun laskun muuntaminen toiseen muotoon herättää omat oikeudelliset kysymyksensä. Katso artikkeli ”Onko toimittajien laskujen muuntaminen toisiin muotoihin lainmukaista?”.
Mitä muutoksia ViDA tuo mukanaan
ViDA-direktiivi (EU) 2025/516 tekee jäsennellystä sähköisestä laskutuksesta EU:n standardin. Tärkeimmät päivämäärät ovat:
| Päivämäärä | Muutos |
| 14. huhtikuuta 2025 | Jäsenvaltiot voivat vaatia sähköisen laskutuksen käyttöä kotimaisissa tavaroiden ja palvelujen toimituksissa ilman EU:n neuvoston lupaa ja ilman vastaanottajan suostumusta. |
| 1. heinäkuuta 2030 | Sähköinen laskutus tulee oletusmuodoksi. Sähköinen lasku on laadittava, lähetettävä ja vastaanotettava jäsennellyssä muodossa, joka mahdollistaa automaattisen käsittelyn, ja sen tulisi periaatteessa olla standardin EN 16931 mukainen. PDF-tiedostoa, jossa ei ole jäsenneltyjä tietoja, ei enää pidetä sähköisenä laskuna. EU:n sisäiset rajat ylittävät B2B-liiketoimet ilmoitetaan veroviranomaisille digitaalisten ilmoitusvaatimusten mukaisesti, ja laskut on laadittava 10 päivän kuluessa. |
| 1. tammikuuta 2035 | Jäsenvaltioiden, joilla on jo käytössä kansallisia reaaliaikaisia ilmoitusjärjestelmiä, on saatettava ne EU:n mallin mukaisiksi. |
Jäsenvaltiot voivat edelleen sallia paperilaskut tai muut muodot kotimaisissa toimituksissa. Ranska, Saksa ja muut maat ovat jo ottamassa käyttöön kotimaisia vaatimuksia ennen vuotta 2030.
Miten vaatimukset vastaavat standardia EN 16931 ja Peppol-standardia
EN 16931 on sähköisen laskun ydinsisältöä koskeva eurooppalainen standardi. Siinä lakisääteiset vaatimukset on muunnettu liiketoimintatermeiksi (BT) ja liiketoimintaryhmiksi (BG), joita järjestelmät voivat tarkistaa automaattisesti. Peppol BIS Billing 3.0 perustuu standardiin EN 16931.
| Lakisääteinen vaatimus | EN 16931 -standardin liiketoimintatermi |
| Laskun numero | Laskun numero (BT-1) |
| Myöntämispäivä | Laskun päivämäärä (BT-2) |
| Toimittajan nimi, osoite ja ALV-numero | Myyjän nimi (BT-27), myyjän postiosoite (BG-5), myyjän ALV-tunnus (BT-31) |
| Asiakkaan nimi, osoite ja ALV-numero | Ostajan nimi (BT-44), ostajan postiosoite (BG-8), ostajan ALV-tunnus (BT-48) |
| Tavarat tai palvelut ja määrä | Tuotteen nimi (BT-153), Laskutettu määrä (BT-129) |
| Yksikköhinta ilman arvonlisäveroa | Tuotteen nettohinta (BT-146) |
| Toimituspäivä | Todellinen toimituspäivä (BT-72) tai laskutusjakso (BG-14) |
| Verotettava määrä, verokanta ja arvonlisäveron määrä verokantaa kohti | Arvonlisäveron erittely (BG-23) yhdessä lomakkeiden BT-116, BT-119 ja BT-117 kanssa |
| Vapautus tai käänteinen verovelvollisuus | ALV-luokituskoodi (BT-118) ja ALV-vapautuksen peruste (BT-120, BT-121) |
| Viittaus alkuperäiseen laskuun hyvityslaskussa | Edellisen laskun viitenumero (BG-3, BT-25) |
Peppol-validointi hylkää laskun, josta puuttuu pakollinen tieto, joten validoinnin läpäissyt jäsennelty lasku sisältää jo suurimman osan lakisääteisistä tiedoista. Kansalliset säännöt voivat kuitenkin vaatia lisätietoja, minkä vuoksi Peppol sisältää maakohtaisia sääntöjä. Tutustu Peppol-validoinnin toimintaan ja Peppolin arvonlisäveroluokituskoodeihin.
EU:n ulkopuolella: esimerkki
EU:n ulkopuoliset maat asettavat omat laskutusmääräyksensä. Monet noudattavat samaa periaatetta, mutta yksityiskohdat vaihtelevat. Australiassa alle 1 000 AUD:n myyntiä koskevassa verolaskussa on mainittava, että kyseessä on verolasku, myyjän henkilöllisyys ja ABN-numero, laskun päivämäärä, tuotteiden kuvaus määrineen ja hintoineen, GST-summa sekä kunkin myynnin verotettavuusaste. Kun myyntihinta on vähintään 1 000 AUD, vaaditaan myös ostajan henkilöllisyystiedot tai ABN-numero. Myyjän on toimitettava verolaskun 28 päivän kuluessa pyynnöstä (lähde: ATO, Verolaskut). Sähköisissä laskuissa Australiassa käytetään Peppol PINT A-NZ -standardia.
Maakohtaiset sähköisen laskutuksen vaatimukset löydät vaiheittaisista oppaistamme, jotka koskevat Yhdistyneitä arabiemiirikuntia, Ranskaa, Saksaa, Norjaa, Slovakiaa, Omania ja Nigeriaa.
Tarkistuslista ennen laskun lähettämistä
- Ainutlaatuinen juokseva laskunumero ja laskun päivämäärä
- Molempien osapuolten täydelliset nimet ja osoitteet sekä tarvittaessa ALV-numerot
- Tavaroiden tai palvelujen laatu ja määrä, yksikköhinta sekä toimituspäivä
- Verotettava määrä, arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä kunkin verokannan osalta
- Vaadittu maininta käänteisen verovelvollisuuden, verovapauden, itselaskutuksen tai marginaalijärjestelmän osalta
- Hyvityslaskut, joissa viitataan selkeästi alkuperäiseen laskuun
- Tallennus, jossa lasku säilyy muuttumattomana ja luettavissa koko säilytysajan ajan
Miten Qvalia auttaa
Qvalia on sertifioitu Peppol-yhteyspiste. Qvalian kautta lähetetyt laskut tarkistetaan Peppol- BIS Billing in 3.0 -sääntöjen mukaisesti – jotka perustuvat standardiin EN 16931 – ennen niiden toimittamista. Laskut, joista puuttuu pakollisia tietoja, pysäytetään ennen kuin ne saavuttavat vastaanottajan. Tutustu Qvalian Peppol- ja sähköisen laskutuksen maakohtaiseen kattavuuteen tai ota meihin yhteyttä, jotta voimme keskustella järjestelmänne käyttöönotosta.
Viralliset lähteet
- Neuvoston direktiivi 2006/112/EY arvonlisäveron yhteisestä järjestelmästä (EUR-Lex)
- Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516, arvonlisävero digitaaliaikakaudella (EUR-Lex)
- Arvonlisävero digitaaliaikakaudella (ViDA) (Euroopan komissio)
- Direktiivi 2014/55/EU sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa (EUR-Lex)
- Verolaskut (Australian verovirasto)
Tässä artikkelissa esitetään yhteenveto lokakuussa 2026 voimassa olevista säännöistä, eikä se ole oikeudellista tai veroneuvontaa. Tarkista voimassa olevat kansalliset säännöt tai kysy neuvoa asiantuntijalta ennen kuin muutat laskutuskäytäntöjäsi.