De verplichte gestructureerde elektronische facturering voor binnenlandse business-to-business-transacties in Duitsland wordt gefaseerd ingevoerd. Vanaf 1 januari 2025 moeten in Duitsland gevestigde bedrijven in staat zijn om e-facturen te ontvangen. De overgangsregels voor het versturen van e-facturen gelden tot eind 2027, waarna vanaf 1 januari 2028 de algemene verplichting tot het versturen van e-facturen van kracht wordt.
In deze handleiding worden de deadlines, de toegestane formaten en de praktische stappen voor het voorbereiden van uw financiële systemen toegelicht. De handleiding is gebaseerd op de huidige richtlijnen van het Duitse federale ministerie van Financiën (BMF).
Tijdschema voor de invoering van elektronische facturering in Duitsland
De Duitse B2B-opdracht wordt in de volgende fasen ingevoerd:
| Fase | Vereiste | Datum |
| Verplichte ontvangstbevestiging | In Duitsland gevestigde bedrijven moeten in staat zijn om een gestructureerde e-factuur te ontvangen. Er is geen specifieke verzendmethode voorgeschreven. | Vanaf 1 januari 2025 |
| Algemene overgangsperiode | Alle afzenders mogen papieren facturen blijven gebruiken of, met toestemming van de ontvanger, andere elektronische facturen, zoals PDF-bestanden. | Tot en met 31 december 2026 |
| Verlengde overgangsperiode | Uitgevers met een omzet van maximaal € 800.000 in het voorgaande jaar mogen andere facturen blijven gebruiken. Ook mogen niet-conforme EDI-procedures in 2027 nog worden toegepast. | Tot en met 31 december 2027 |
| Algemene verplichte uitgifte | Na afloop van de overgangsperiodes worden gestructureerde e-facturen verplicht voor binnenlandse B2B-transacties die onder de regeling vallen. | Vanaf 1 januari 2028 |
Toepassingsgebied: De regels gelden in het algemeen voor belastbare transacties tussen in Duitsland gevestigde ondernemingen. Uitzonderingen hierop zijn onder meer bepaalde btw-vrijgestelde transacties, facturen met een lage waarde tot € 250 en tickets. Kleine ondernemingen die onder de Duitse btw-regeling voor kleine ondernemingen vallen, zijn vrijgesteld van de verplichting tot uitgifte, maar moeten wel in staat zijn om e-facturen te ontvangen.
Handhaving: Duitsland past zijn bestaande regels inzake btw-facturering en het bewaren van documenten toe. Artikel 26a van de Duitse btw-wet voorziet in boetes tot € 5.000 voor bepaalde gevallen waarin facturen niet zijn uitgereikt of bewaard. De gevolgen zijn afhankelijk van de specifieke overtreding.
Toegestane Duitse formaten voor elektronische facturen
Een e-factuur moet worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. Een gewone PDF-bestand is geen e-factuur volgens de Duitse regelgeving die in 2025 van kracht wordt.
Veelgebruikte compatibele bestandsformaten zijn onder meer:
- XRechnung: de Duitse gestructureerde XML-specificatie op basis van EN 16931. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de UBL- of UN/CEFACT CII-syntaxis.
- ZUGFeRD: Een hybride PDF/A-3-document met ingebedde CII XML. Versies vanaf 2.0.1 komen in aanmerking, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL.
- Andere gestructureerde formaten: Formaten die voldoen aan EN 16931, of een overeengekomen gestructureerd formaat waaruit de vereiste btw-gegevens correct en volledig kunnen worden geëxtraheerd.
Bij hybride facturen is de gestructureerde data doorslaggevend als deze afwijkt van de visuele weergave in PDF-formaat. Bedrijven moeten ten minste het gestructureerde deel acht jaar lang in zijn oorspronkelijke vorm bewaren.
Hoe facturen kunnen worden uitgewisseld
De Duitse wetgeving schrijft geen specifiek verzendingsnetwerk voor. Bedrijven mogen conformiteitsbestanden uitwisselen via e-mail, een portaal, een systeeminterface of een netwerk zoals Peppol. Het gekozen kanaal moet de gestructureerde factuur intact houden en een betrouwbare verwerking mogelijk maken.
Peppol is niet verplicht voor Duitse B2B-facturering, maar biedt een gestandaardiseerd verzendtraject voor documenten die voldoen aan de norm EN 16931. Een gecertificeerd Peppol Access Point kan de afzender en de ontvanger met elkaar verbinden zonder dat er een bilaterale transportintegratie nodig is.
Uw gereedheid voor e-facturering in vier stappen
1. Bepaal welke transacties onder het toepassingsgebied vallen
Breng uw Duitse entiteiten, transactietypen en klantrelaties in kaart voordat u van systeem verandert.
- Stel binnenlandse B2B-transacties vast. Controleer of beide partijen in Duitsland zijn gevestigd en of de transactie niet onder een uitzondering valt.
- Controleer uw omzetdrempel. De omzetdrempel van 800.000 euro van het voorgaande jaar bepaalt of een emittent in 2027 gebruik kan maken van de verlengde overgangsperiode.
- Maak een onderscheid tussen B2B- en B2G-vereisten. Facturering aan de publieke sector volgt federale en staatsspecifieke regels en vereist mogelijk XRechnung, een Leitweg-ID en een aangewezen portaal of verzendkanaal.
- Controleer de bewaarplichten. Zorg ervoor dat de originele gestructureerde gegevens gedurende de vereiste periode kunnen worden opgeslagen, opgevraagd en gecontroleerd.
2. Kies formaten en distributiekanalen
Spreek af welke operationele formaten en kanalen uw organisatie zal ondersteunen. XRechnung is geschikt voor machine-to-machine-verwerking, terwijl ZUGFeRD van pas kan komen bij werkprocessen waarbij ook een leesbare PDF-weergave nodig is.
- Stel een voorkeursformaat in. Kies voor elke relevante workflow XRechnung, ZUGFeRD of een ander conform gestructureerd formaat.
- Stel uw kanaalstrategie vast. Bepaal waar verzending via e-mail, het portaal, een API of Peppol het meest geschikt is.
- Controleer de eisen van de klant. Large Kopers en overheidsinstanties kunnen route-referenties, validatieregels en indieningskanalen specificeren.
- Plan de afhandeling van uitzonderingsgevallen. Bepaal hoe afgewezen bestanden, ongeldige btw-gegevens en dubbele facturen zullen worden onderzocht en gecorrigeerd.
3. Configureer en test uw systemen
Werk uw ERP-, facturatie- of boekhoudsysteem bij, zodat factuurgegevens als gestructureerde gegevens worden aangemaakt en verwerkt, in plaats van alleen als PDF te worden weergegeven.
- Breng de verplichte velden in kaart. Controleer of alle gegevens van de btw-factuur in de gestructureerde component aanwezig zijn.
- Controleer de gegevens vóór verzending. Controleer de syntaxis, de regels van EN 16931 en de geldende XRechnung- of netwerkvalidatieregels.
- Test de verwerking van inkomende gegevens. Controleer of ontvangen XML-bestanden kunnen worden weergegeven, goedgekeurd, geboekt en gearchiveerd zonder dat deze handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd.
- Voer end-to-end-tests uit. Let daarbij op het verwerken van klantadressen, de bezorgstatus, de afhandeling van geweigerde zendingen en de opslag in het oorspronkelijke formaat.
4. In gebruik nemen en naleving controleren
Verplaats leveranciers- en klantgroepen in gecontroleerde fasen en houd de eerste productiestromen nauwlettend in de gaten.
- Houd de overgangsdata bij. Pas uw regels aan wanneer de algemene overgangsperiode op 31 december 2026 afloopt en de verlengde overgangsperiode op 31 december 2027 afloopt.
- Houd validatiefouten in de gaten. Gebruik gestructureerde foutinformatie om terugkerende problemen met gegevens en toewijzingen te verhelpen.
- Zorg ervoor dat de stamgegevens up-to-date blijven. Houd btw-nummers, officiële namen, adressen, betalingsgegevens en klantreferenties actueel.
- Bekijk de laatste wijzigingen in de regelgeving. Raadpleeg de officiële FAQ over e-facturering van BMF voor wijzigingen en verduidelijkingen.
Aan de slag met Qvalia
Qvalia is een gecertificeerd Peppol-toegangspunt en vermeldt Duitsland als een geaccrediteerde markt. Qvalia ondersteunt Peppol-verzending en XRechnung via de facturatie-API. De beschikbare webgebaseerde en integratiemogelijkheden zijn afhankelijk van de gekozen dienstomvang.
- Kies een servicemodel. Bekijk de pakketten van Qvalia voor het verzenden en ontvangen via het web, API-toegang en sandbox-tests.
- Configureer uw factuurgegevens. Zet ERP- of factuurgegevens om naar het vereiste gestructureerde formaat en pas de validatieregels toe.
- Test het systeem met handelspartners. Controleer of de adresgegevens, de levering en de geautomatiseerde verwerking correct verlopen, voordat u grote hoeveelheden facturen naar de productieomgeving verplaatst.
- Zorg waar nodig voor meer dan één route. Combineer Peppol met andere conforme verzendkanalen, afhankelijk van de eisen van klanten en de overheid.
Bekijk het overzicht van Qvalia over de dekking van Peppol en e-facturering per land of neem contact met ons op om uw Duitse e-factureringsopzet uit te werken.