Leveranciersfacturen
Quarantaine
Afwijkende facturen die ter controle worden vastgehouden
Leveranciersfacturen
Geschillen
Met opgave van reden teruggestuurd naar de leverancier
Uitgaande facturen
Dynamische routering
Een per ontvanger gekozen bezorgkanaal
Uitgaande facturen
Aangepaste regels
Per klant toegevoegde informatie
Afhandeling van uitzonderingen bij leveranciersfacturen
Elke Peppol-factuur wordt eerst gecontroleerd aan de hand van de regels voor het factuurformaat. Daarbovenop komen de factuurregels: de voorwaarden die uw organisatie stelt aan de inhoud van een factuur voordat deze wordt goedgekeurd en geboekt.
Een factuur die niet aan deze criteria voldoet, wordt in quarantaine geplaatst, waarbij de reden wordt vermeld. Uw team corrigeert wat gecorrigeerd kan worden en geeft de factuur vrij, of betwist deze bij de leverancier.
- Afwijkende facturen die in quarantaine zijn geplaatst, met de bijbehorende reden
- Corrigeer en release, of dien een klacht in bij de leverancier
- E-facturen en gescande PDF-facturen in dezelfde controlevolgorde
- Zoek in de wachtrij op leverancier, reden en datum
- Goedgekeurde facturen gaan door naar goedkeuring en boeking
Regels voor uitgaande facturen
Dezelfde regels gelden ook in omgekeerde richting: via welk kanaal elke factuur wordt verzonden en welke informatie elke klant daarop moet kunnen vinden.
Dynamische routering
Qvalia kiest voor elke ontvanger het bezorgkanaal: Peppol, digitale brievenbus of internetbank, e-mail of op papier. Dynamische routering maakt deel uit van uw overeenkomst.
Aangepaste regels per klant
Voeg de referenties, codes of andere gegevens toe die een klant op zijn facturen nodig heeft. De regel wordt toegepast op elke factuur voor die klant, zodat niemand facturen handmatig hoeft aan te passen.
Waar factuurregels in het proces passen
Ontvangen
Leveranciersfacturen komen binnen via Peppol, als EDI of als PDF-facturen, die vervolgens worden omgezet in gestructureerde gegevens.
Valideren
Peppol-facturen worden eerst getoetst aan de opmaakregels, voordat er verdere stappen worden ondernomen.
Pas je regels toe
Met factuurregels kunt u facturen die niet aan uw voorwaarden voldoen, vasthouden, corrigeren of betwisten.
Goedkeuren en publiceren
Facturen die worden goedgekeurd, gaan naar de goedkeuringsworkflow en worden vervolgens in uw boekhoudsysteem geboekt.
Veelgestelde vragen over factureringsregels
Wat is het verschil tussen validatie- en factuurregels?
Bij de validatie wordt gecontroleerd of een Peppol-factuur voldoet aan de regels voor het formaat, bijvoorbeeld Peppol BIS Billing 3.0, en deze controle wordt op elke factuur uitgevoerd. Factuurregels zijn de voorwaarden die uw organisatie hieraan toevoegt, zoals welke referenties een factuur moet bevatten voordat deze ter goedkeuring wordt doorgestuurd.
Wat gebeurt er met een factuur die in quarantaine is geplaatst?
Het wacht op beoordeling, waarbij de reden wordt vermeld. Uw team kan het corrigeren en via release in de normale workflow opnemen, of het bij de leverancier betwisten.
Kunnen PDF-facturen volgens dezelfde regels worden gecontroleerd?
Ja. Een PDF-factuur wordt eerst omgezet in gestructureerde gegevens en vervolgens op dezelfde manier verwerkt als andere inkomende facturen, in dezelfde controlewachtrij.
Wat is dynamische routering?
Qvalia kiest voor elke uitgaande factuur het verzendkanaal op basis van wat de ontvanger kan ontvangen: Peppol, digitale brievenbus of internetbank, e-mail of afdruk. Dit wordt vastgelegd in uw overeenkomst. Lees meer over de verzendkanalen.
Moet ik mijn ERP-systeem vervangen?
Nee. De factureringsregels worden in Qvalia uitgevoerd, tussen uw ERP-systeem en het netwerk, ongeacht of u in de webapp werkt of facturen via de API verstuurt.
In welke abonnementen zijn factureringsregels inbegrepen?
Factureringsregels maken deel uit van het Enterprise-pakket. Neem contact met ons op om te bespreken welke regels uw organisatie nodig heeft.
