EN 16931 is een Europese norm voor elektronische facturering, met als officiële titel „Elektronische facturering – Semantisch gegevensmodel van de kernelementen van een elektronische factuur“. De norm is opgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) en heeft tot doel de inhoud en structuur van elektronische facturen te standaardiseren om grensoverschrijdende handel te vergemakkelijken en naleving van wettelijke voorschriften te waarborgen.
De specificaties voor e-facturering van Peppol BIS zijn gebaseerd op de norm EN 16931, die de werkwijzen op het gebied van elektronische facturering in heel Europa harmoniseert, de efficiëntie bevordert, de kosten verlaagt en naadloze grensoverschrijdende transacties mogelijk maakt.
Belangrijkste aspecten van EN 16931
1. Semantisch gegevensmodel: definieert de kernelementen en structuur van een elektronische factuur, waardoor consistentie en interoperabiliteit tussen verschillende systemen en landen worden gewaarborgd.
2. Kernelementen: specificeert verplichte en optionele velden die in een factuur moeten worden opgenomen, zoals gegevens van de afnemer en leverancier, factuurregels, belastingen en totalen.
3. Naleving: Helpt bedrijven te voldoen aan EU-richtlijn 2014/55/EU, die elektronische facturering bij overheidsopdrachten verplicht stelt om processen te stroomlijnen en administratieve lasten te verminderen.
4. Interoperabiliteit: Biedt een gemeenschappelijk kader voor gegevensuitwisseling om de interoperabiliteit tussen verschillende systemen en oplossingen voor e-facturering te vergemakkelijken.
5. Implementatie: Ontworpen voor softwareontwikkelaars, bedrijven en overheidsinstanties om elektronische facturen efficiënt en consistent aan te maken, uit te wisselen en te verwerken.
De relatie tussen EN 16931 en Peppol BIS
- De Peppol BIS Billing is bedoeld voor elektronische facturering en voldoet volledig aan de norm EN 16931. Peppol BIS Billing .0 maakt gebruik van het semantische gegevensmodel en de kernelementen die in de norm voor e-facturen zijn vastgelegd.
- Peppol BIS zorgt ervoor dat de elektronische facturen die binnen het Peppol-netwerk worden uitgewisseld, voldoen aan de eisen van EN 16931, waardoor interoperabiliteit en naleving van de EU-regelgeving worden bevorderd.
- Door te voldoen aan EN 16931 biedt Peppol BIS een gestandaardiseerde aanpak voor e-facturering die in heel Europa op grote schaal kan worden toegepast. Dit zorgt ervoor dat facturen die via Peppol worden uitgewisseld, compatibel zijn met de systemen die door verschillende bedrijven en overheidsinstanties worden gebruikt.
Voorbeeld: EN 16931 en Peppol BIS in een UBL-factuur
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<!-- EN 16931 / Peppol BIS 3.0 identification -->
<cbc:CustomizationID>
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>
urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
</cbc:ProfileID>
<!-- Core EN 16931 elements -->
<cbc:ID>INV-2025-000123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2025-11-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2025-12-14</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Supplier AB</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Buyer Oy</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<!-- Invoice lines, tax totals, legal monetary totals, etc. go here -->
</Invoice>
EN 16931 is op zichzelf geen bestandsformaat, maar een structuur die bepaalt wat een e-factuur moet bevatten. Om de factuur compatibel te maken, wordt een vastgestelde syntaxis gebruikt – meestal UBL 2.1– waarbij de vereisten van de norm worden weergegeven als XML-elementen.
In de praktijk komt naleving neer op drie dingen:
- Met behulp van een ondersteunde syntaxis, zoals UBL 2.1
- Aangeven aan welke specificatie de factuur voldoet, bijvoorbeeld Peppol BIS Billing .0
- Voldoet aan de EN 16931-normen, die garanderen dat bedragen, datums, btw-gegevens en bedrijfsinformatie correct zijn
Wanneer een factuur via Peppol wordt verzonden, moet deze de juiste technische identificatiegegevens bevatten (CustomizationID en ProfileID). Deze geven de ontvanger – en de validatiemodule – precies aan aan welke regelset de factuur voldoet.
Qvalia voldoet volledig aan de normen EN 16931 en Peppol BIS.
