Een factuur die eenmaal is verzonden, kan niet zomaar worden gewijzigd of verwijderd. In de meeste landen corrigeer je deze met een document dat de oorspronkelijke factuur wijzigt en daarnaar verwijst, meestal een creditnota, gevolgd door een nieuwe factuur indien nodig. De creditnota wordt zelf als een factuur beschouwd en moet aan de factureringsregels voldoen.
EU-regels
- Wordt als factuur beschouwd. Elk document of bericht dat de oorspronkelijke factuur wijzigt en daar specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst, wordt als factuur beschouwd (artikel 219).
- Verlaging van de btw. Wanneer een verkoop wordt geannuleerd of de prijs na levering wordt verlaagd, wordt de maatstaf van heffing verlaagd volgens de door elke lidstaat vastgestelde voorwaarden (artikel 90).
- Vereenvoudigde inhoud. Een creditnota kan een vereenvoudigde factuur zijn, maar moet specifiek verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en vermelden wat er wordt gewijzigd (artikelen 220a en 226b).
- Vanaf 2030. Volgens ViDA moet op een correctiefactuur het volgnummer staan van de factuur die hiermee wordt gecorrigeerd, en deze verwijzing wordt onderdeel van de gerapporteerde gegevens.
Regels per land
| Land | Hoe correcties werken |
| Zweden | De verkoper stelt een ‘ändringsfaktura’ op, bijvoorbeeld een creditnota, met een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, doorgaans het factuurnummer (ML 17, hoofdstuk 22–23 §§). Dit is vereist bij prijsverlagingen en andere kredieten aan klanten. Zie de factuurvereisten. |
| Noorwegen | Een creditnota maakt de oorspronkelijke transactie ongedaan wanneer deze wordt vervangen door een nieuw verkoopdocument. Deze verwijst in de regel naar de oorspronkelijke transactie en dient zo spoedig mogelijk te worden opgesteld, uiterlijk één maand na de gebeurtenis (bokføringsforskriften § 5-2-7, zoals beschreven in de norm GBS 1 van de Norsk RegnskapsStiftelse). |
| Finland | De verkoper stelt een nieuwe factuur of creditnota op waarin naar de eerdere factuur wordt verwezen. Bij intra-EU-verkoop, verkoop op afstand en verkoop met verlegging van de belastingplicht is een verwijzing alleen niet voldoende; alle gegevens moeten worden vermeld (Vero). |
| Denemarken | Op een creditnota staan de datum en het nummer van de oorspronkelijke factuur vermeld. Een reeds verzonden factuur kan intern niet worden geannuleerd. In Peppol mag een Deense creditnota geen negatief totaalbedrag hebben. |
| Duitsland | Een wijziging in het belastbare bedrag wordt in de btw-aangifte verwerkt op grond van § 17 UStG, zonder dat daarvoor een correctiedocument nodig is. Onjuiste factuurgegevens worden gecorrigeerd met een document dat specifiek naar de factuur verwijst (§ 31, lid 5, UStDV), en een e-factuur moet worden gecorrigeerd met een e-factuur. Let op: „Gutschrift” betekent in de Duitse btw-wetgeving „zelffacturering”, niet een creditnota. |
| Frankrijk | Op een creditnota (avoir) of correctiefactuur moet expliciet worden verwezen naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur. Op een factuur die een andere factuur annuleert en vervangt, moet dit worden vermeld en moet naar de oorspronkelijke factuur worden verwezen. |
| België | Creditnota’s worden, net als facturen, via Peppol uitgewisseld in het kader van de B2B-verplichting tot elektronische facturering. |
| Nederland | Een correctiefactuur moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur. In Peppol moet een Nederlandse creditnota een factuurnummer bevatten. |
| Verenigde Arabische Emiraten | Op een belastingcreditnota staan de vermelding „Belastingcreditnota”, beide partijen, de oorspronkelijke en de juiste waarde, het verschil, de btw in AED en een korte toelichting vermeld. In het kader van het e-facturatiesysteem is een elektronische creditnota verplicht bij annuleringen, prijsverlagingen, retourzendingen en fouten. |
| Australië | U hebt een correctienota nodig voordat u een correctie naar beneden kunt doorvoeren, tenzij de GST 75 AUD of minder bedraagt. Binnen 28 dagen moet een kopie worden verstrekt. |
| Singapore | Volgens de InvoiceNow-vereiste worden de gegevens van de creditnota naar IRAS verzonden met het nummer en de datum van de voorafgaande factuur. |
Creditnota’s in Peppol
- Er zijn twee mogelijkheden. Peppol BIS Billing 3.0 ondersteunt zowel een creditnota (UBL CreditNote, typecode 381) als een negatieve factuur (typecode 380 met negatieve bedragen). Ontvangers moeten beide kunnen verwerken.
- Referentie. De oorspronkelijke factuur wordt vermeld in het veld ‘Referentie voorgaande factuur’ (BG-3), met het nummer (BT-25) en de uitgiftedatum (BT-26). Eén creditnota kan betrekking hebben op meerdere facturen.
- Gecorrigeerde factuur 384. Alleen toegestaan wanneer zowel de verkoper als de koper Duits zijn.
- Nationale regels. Sommige landen voegen regels toe, zoals bijvoorbeeld de hierboven genoemde Deense en Nederlandse regels.
Zie ‘Wat is een Peppol- BIS Billing -3-creditnota? ’ en de typecodes voor Peppol-facturen en -creditnota’s.
Checklist voor een correcte creditnota
- Vermeld het originele factuurnummer en, indien nodig, de datum daarvan
- Geef aan wat er wordt gecorrigeerd, evenals het bedrag en de BTW die moeten worden gecrediteerd
- Verzend deze als e-factuur als het origineel een e-factuur was
- Geef het een eigen nummer; gebruik het oorspronkelijke factuurnummer nooit opnieuw
- Maak een nieuwe factuur aan als de verkoop alsnog moet worden gefactureerd met de juiste gegevens
Officiële bronnen
- BTW-richtlijn, artikel 219 (legislation.gov.uk)
- Skatteverket: factureringsregels
- Vero: Vereisten voor btw-facturen
- De Belastingdienst: De juridische handleiding
- § 31 UStDV en § 17 UStG
- Belastingdienst: vereenvoudigde factuur
- Ministerieel besluit nr. 243/2025 van de VAE
- ATO: aanpassingsnotities
- IRAS: Vereiste voor InvoiceNow
- Peppol BIS Billing .0
Dit artikel geeft een overzicht van de regels zoals die in oktober 2026 van kracht zijn en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg de actuele nationale regelgeving of vraag advies aan een deskundige.