Eine Rechnung muss die nach dem Steuerrecht vorgeschriebenen Angaben enthalten, unabhängig davon, ob sie in Papierform, als PDF oder als strukturierte E-Rechnung versendet wird. In der EU ist der Mindestinhalt in der Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) festgelegt, und jeder Mitgliedstaat setzt die Vorschriften in nationales Recht um. Außerhalb der EU legt die jeweilige nationale Steuerbehörde die Anforderungen fest.
In diesem Artikel werden die EU-Rechnungsvorschriften, die zusätzlichen Regelungen für elektronische Rechnungen, die Änderungen im Bereich der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) sowie die Übereinstimmung der gesetzlichen Anforderungen mit den Normen EN 16931 und Peppol erläutert. Jeder Abschnitt enthält einen Link zum offiziellen Gesetzestext.
Woher stammen die Rechnungsstellungsregeln?
| Quelle | Was ist abgedeckt? |
| EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG, Artikel 217 bis 249 | Wann eine Rechnung erforderlich ist, welche Angaben sie enthalten muss, Vorschriften für elektronische Rechnungen und die Aufbewahrung. Die Mitgliedstaaten setzen die Vorschriften in nationales Recht um. |
| Nationale Mehrwertsteuer- und Buchhaltungsgesetze | Fristen, vereinfachte Rechnungen, Währung und Aufbewahrungsfristen im Rahmen der durch die Richtlinie festgelegten Grenzen. |
| Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931 | Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen. Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen elektronische Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, entgegennehmen und verarbeiten. |
| Steuerbehörden außerhalb der EU | Ihre eigenen nationalen Vorschriften, beispielsweise die des Australian Taxation Office (ATO) und der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Arabischen Emirate. |
Was eine Rechnung in der EU enthalten muss
In Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie sind die Angaben aufgeführt, die eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung enthalten muss. Der Wortlaut unterscheidet sich von Land zu Land geringfügig, doch der Kern ist in jedem Mitgliedstaat derselbe:
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Nummer, die auf einer oder mehreren Nummernreihen basiert und die Rechnung eindeutig identifiziert
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, wenn dieser umsatzsteuerpflichtig ist oder eine innergemeinschaftliche Warenlieferung erhält
- Der vollständige Name und die Anschrift sowohl des Lieferanten als auch des Kunden
- Die Menge und Art der Waren oder der Umfang und die Art der Dienstleistungen
- Das Datum der Lieferung oder Fertigstellung oder das Datum einer Vorauszahlung, sofern dieses ermittelt werden kann und vom Ausstellungsdatum abweicht
- Der steuerpflichtige Betrag je Mehrwertsteuersatz oder Befreiung, der Stückpreis ohne Mehrwertsteuer sowie etwaige Rabatte, die nicht im Stückpreis enthalten sind
- Der angewandte Mehrwertsteuersatz
- Der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag
Zusätzliche Angaben in Sonderfällen
Bei einigen Umsätzen sind zusätzliche Angaben auf der Rechnung erforderlich (Artikel 226 Absätze 7a bis 15):
| Situation | Was muss auf der Rechnung angegeben sein? |
| Der Kunde ist für die Umsatzsteuer verantwortlich (Reverse-Charge-Verfahren) | Der Vermerk „Reverse Charge“ und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden |
| Die Lieferung ist von der Steuer befreit | Ein Verweis auf die einschlägige Bestimmung der Mehrwertsteuerrichtlinie oder des nationalen Rechts oder ein anderer Hinweis darauf, dass die Leistung von der Steuer befreit ist |
| Der Kunde stellt die Rechnung aus (Selbstfakturierung) | Der Begriff „Selbstfakturierung“. Erfahren Sie, wie die Selbstfakturierung in Peppol funktioniert |
| Der Lieferant wendet das Kassenprinzip an. | Der Begriff „Kassenbuchführung“ |
| Es gilt eine Margin-Regelung | Die einschlägige Margenregelung für Reisebüros, Gebrauchtwaren, Kunstwerke oder Sammlerstücke und Antiquitäten |
| Ein Steuervertreter haftet für die Umsatzsteuer | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters |
| Gemeinschaftsinterne Lieferung eines neuen Verkehrsmittels | Die Merkmale, anhand derer die Ware als neues Transportmittel identifiziert werden kann |
Vereinfachte Rechnungen
Die Mitgliedstaaten müssen vereinfachte Rechnungen zulassen, wenn der Betrag 100 Euro oder weniger beträgt, sowie bei Belegen, die eine frühere Rechnung berichtigen (Artikel 220a). Sie können vereinfachte Rechnungen auch bis zu einem Betrag von 400 Euro zulassen (Artikel 238). Schweden beispielsweise lässt sie bis zu einem Betrag von 4.000 SEK einschließlich Mehrwertsteuer zu.
Eine vereinfachte Rechnung muss mindestens das Ausstellungsdatum, die Identität des Lieferanten, die Art der Waren oder Dienstleistungen sowie den Mehrwertsteuerbetrag oder die zu dessen Berechnung erforderlichen Angaben enthalten (Artikel 226b). Vereinfachte Rechnungen sind nicht zulässig für innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren, bestimmte Fernverkäufe oder Verkäufe, bei denen der Lieferant nicht im Inland ansässig ist und der Kunde die Mehrwertsteuer abführt.
Wann muss die Rechnung ausgestellt werden?
Die Mehrwertsteuerrichtlinie legt nur für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze eine Frist fest. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen und bei Dienstleistungen, bei denen der Kunde die Mehrwertsteuer abführt, muss die Rechnung spätestens am 15. Tag des Monats nach dem Steuertatbestand ausgestellt werden (Artikel 222). Für andere Umsätze kann jeder Mitgliedstaat eigene Fristen festlegen.
ViDA verkürzt die Frist für den grenzüberschreitenden Handel. Ab dem 1. Juli 2030 müssen Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt des Abrechnungsgrundes ausgestellt werden.
Gutschriften und Korrekturen
Jedes Dokument oder jede Mitteilung, das bzw. die eine Rechnung berichtigt und sich konkret und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, gilt als Rechnung (Artikel 219). Eine Gutschrift muss daher denselben inhaltlichen Anforderungen genügen und die Rechnung angeben, die sie berichtigt. In Peppol erfolgt der Verweis auf die ursprüngliche Rechnung im Feld „Referenz der vorhergehenden Rechnung“ (BT-25). Weitere Informationen finden Sie unter „Was ist Peppol? BIS Billing 3 Gutschrift?“.
Zusätzliche Anforderungen an elektronische Rechnungen
Heute gilt als elektronische Rechnung jede Rechnung, die die erforderlichen Angaben enthält und in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt und empfangen wurde (Artikel 217). Dazu gehört auch eine per E-Mail versandte PDF-Datei. Die inhaltlichen Vorschriften entsprechen denen für Papierrechnungen, doch gelten für elektronische Rechnungen einige spezifische Anforderungen:
- Zustimmung. Für den Versand elektronischer Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich (Artikel 232), es sei denn, der Mitgliedstaat hat die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben.
- Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit. Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss nachweisbar sein, wer die Rechnung ausgestellt hat, dass ihr Inhalt nicht verändert wurde und dass sie lesbar ist (Artikel 233). Interne Kontrollmaßnahmen, die einen zuverlässigen Nachweisweg zwischen der Rechnung und der Lieferung schaffen, reichen aus. Fortgeschrittene elektronische Signaturen und EDI sind Beispiele für Technologien, die diese Anforderung ebenfalls erfüllen.
- Aufbewahrung. Jeder Mitgliedstaat legt die Aufbewahrungsfrist fest (Artikel 247). In Schweden beispielsweise müssen Buchhaltungsunterlagen bis zum Ende des siebten Jahres nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr endete, aufbewahrt werden.
- Öffentlicher Sektor. Öffentliche Auftraggeber müssen elektronische Rechnungen akzeptieren, die der Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen. Viele Länder nutzen hierfür Peppol.
Die Konvertierung einer eingegangenen Rechnung in ein anderes Format wirft eigene rechtliche Fragen auf. Siehe: Ist die Konvertierung von Lieferantenrechnungen in andere Formate rechtskonform?
Was ändert sich mit ViDA?
Mit der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 wird die strukturierte elektronische Rechnungsstellung in der EU zur Norm. Die wichtigsten Termine sind:
| Datum | Ändern |
| 14. April 2025 | Die Mitgliedstaaten können die elektronische Rechnungsstellung für inländische Lieferungen vorschreiben, ohne dass hierfür eine Genehmigung des EU-Rates erforderlich ist und ohne dass der Empfänger dem zustimmen muss. |
| 1. Juli 2030 | Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Standardvorgehensweise. Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht, und sollte grundsätzlich der Norm EN 16931 entsprechen. Ein PDF-Dokument ohne strukturierte Daten gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU werden im Rahmen der digitalen Meldepflichten an die Steuerbehörden gemeldet, und Rechnungen müssen innerhalb von 10 Tagen ausgestellt werden. |
| 1. Januar 2035 | Mitgliedstaaten, die bereits über nationale Echtzeit-Meldesysteme verfügen, müssen diese an das EU-Modell anpassen. |
Die Mitgliedstaaten können für inländische Lieferungen weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate zulassen. Frankreich, Deutschland und andere Länder führen bereits vor 2030 entsprechende Vorschriften für den Inlandshandel ein.
Wie sich die Anforderungen auf die Norm EN 16931 und Peppol beziehen
EN 16931 ist die europäische Norm für den Kerninhalt einer elektronischen Rechnung. Sie setzt die gesetzlichen Anforderungen in Geschäftsbegriffe (BT) und Geschäftsgruppen (BG) um, die von Systemen automatisch validiert werden können. Peppol BIS Billing 3.0 basiert auf EN 16931.
| Gesetzliche Vorschrift | EN 16931 – Fachbegriff |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer (BT-1) |
| Datum der Ausstellung | Rechnungsausstellungsdatum (BT-2) |
| Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten | Name des Verkäufers (BT-27), Postanschrift des Verkäufers (BG-5), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers (BT-31) |
| Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden | Name des Käufers (BT-44), Postanschrift des Käufers (BG-8), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers (BT-48) |
| Waren oder Dienstleistungen und Menge | Artikelname (BT-153), Rechnungsmenge (BT-129) |
| Stückpreis ohne Mehrwertsteuer | Nettopreis des Artikels (BT-146) |
| Lieferdatum | Tatsächliches Lieferdatum (BT-72) oder Rechnungszeitraum (BG-14) |
| Steuerpflichtiger Betrag, Steuersatz und Mehrwertsteuerbetrag pro Steuersatz | Mehrwertsteueraufschlüsselung (BG-23) mit BT-116, BT-119 und BT-117 |
| Befreiung oder Reverse-Charge-Verfahren | Umsatzsteuer-Kategoriecode (BT-118) und Grund für die Umsatzsteuerbefreiung (BT-120, BT-121) |
| Verweis auf die Originalrechnung in einer Gutschrift | Referenz der vorherigen Rechnung (BG-3, BT-25) |
Bei der Peppol-Validierung wird eine Rechnung abgelehnt, der ein Pflichtangabe fehlt. Eine strukturierte Rechnung, die die Validierung besteht, enthält daher bereits die meisten gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Nationale Vorschriften können jedoch noch weitere Angaben vorschreiben, weshalb Peppol länderspezifische Regeln berücksichtigt. Erfahren Sie, wie die Peppol-Validierung funktioniert, und informieren Sie sich über die Peppol-Umsatzsteuerkategoriecodes.
Außerhalb der EU: ein Beispiel
Länder außerhalb der EU legen ihre eigenen Rechnungsvorschriften fest. Viele folgen derselben Logik, doch die Einzelheiten unterscheiden sich. In Australien muss eine Steuerrechnung für einen Verkauf unter 1.000 AUD folgende Angaben enthalten: den Hinweis, dass es sich um eine Steuerrechnung handelt, die Identität des Verkäufers und dessen ABN, das Ausstellungsdatum, eine Beschreibung der Artikel mit Menge und Preis, den GST-Betrag sowie den Umfang, in dem der jeweilige Verkauf steuerpflichtig ist. Ab 1.000 AUD ist zusätzlich die Identität des Käufers oder dessen ABN anzugeben. Ein Verkäufer muss innerhalb von 28 Tagen nach Aufforderung eine Steuerrechnung vorlegen (Quelle: ATO, Steuerrechnungen). Für elektronische Rechnungen wird in Australien Peppol PINT A-NZ verwendet.
Informationen zu den länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung finden Sie in unseren Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Vereinigten Arabischen Emirate, Frankreich, Deutschland, Norwegen, die Slowakei, Oman und Nigeria.
Checkliste vor dem Versenden einer Rechnung
- Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
- Vollständige Namen und Anschriften beider Parteien sowie gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
- Art und Menge der Waren oder Dienstleistungen, der Stückpreis und das Lieferdatum
- Der Steuerbetrag, der Mehrwertsteuersatz und der Mehrwertsteuerbetrag für jeden Satz
- Der erforderliche Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, eine Steuerbefreiung, die Selbstabrechnung oder eine Margenregelung
- Gutschriften, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen
- Eine Aufbewahrung, bei der die Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und lesbar bleibt
Wie Qvalia hilft
Qvalia ist ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt. Über Qvalia versendete Rechnungen werden vor der Zustellung anhand der Regeln der Peppol- BIS Billing s 3.0, die auf der Norm EN 16931 basieren, überprüft. Rechnungen, bei denen Pflichtangaben fehlen, werden zurückgehalten, bevor sie den Empfänger erreichen. Informieren Sie sich über die Länderabdeckung von Qvalia im Bereich Peppol und E-Rechnung oder kontaktieren Sie uns, um Ihre Einrichtung zu besprechen.
Offizielle Quellen
- Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (EUR-Lex)
- Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates, Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (EUR-Lex)
- Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) (Europäische Kommission)
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (EUR-Lex)
- Steuerrechnungen (Australisches Finanzamt)
Dieser Artikel fasst die geltenden Vorschriften zum Stand Oktober 2026 zusammen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Informieren Sie sich über die aktuellen nationalen Vorschriften oder wenden Sie sich an einen Berater, bevor Sie Ihre Rechnungsstellung ändern.