En faktura må inneholde de detaljene som skattelovgivningen krever, enten den sendes på papir, som PDF eller som en strukturert e-faktura. I EU er minimumsinnholdet fastsatt av momsdirektivet (2006/112/EF) , og hver medlemsstat skriver reglene inn i nasjonal lov. Utenfor EU er det den nasjonale skattemyndigheten som setter kravene.
Denne artikkelen forklarer kravene til EU-fakturaer, de ekstra reglene for e-fakturaer, hva som endres med MVA i den digitale tidsalderen (ViDA), og hvordan de juridiske kravene samsvarer med EN 16931 og Peppol. Hver seksjon lenker til den offisielle juridiske teksten.
Hvor faktureringsreglene kommer fra
| Kilde | Hva det dekker |
| EUs merverdiavgiftsdirektiv 2006/112/EF , artikkel 217 til 249 | Når en faktura er påkrevd, hva den må inneholde, regler for e-fakturaer og oppbevaring. Medlemsstatene implementerer reglene i nasjonal lov. |
| Nasjonale moms- og bokføringslover | Frister, forenklede fakturaer, valuta og oppbevaringsperioder, innenfor rammene fastsatt i direktivet. |
| Direktiv 2014/55/EU og EN 16931 | E-fakturering i offentlige anskaffelser. Oppdragsgivere i EU må motta og behandle e-fakturaer som er i samsvar med EN 16931. |
| Skattemyndigheter utenfor EU | Deres egne nasjonale regler, for eksempel det australske skattekontoret (ATO) og UAEs føderale skattemyndighet. |
Hva en faktura må inneholde i EU
Artikkel 226 i merverdiavgiftsdirektivet lister opp detaljene som en fullstendig merverdiavgiftsfaktura må inneholde. Den nasjonale formuleringen er noe forskjellig, men kjernen er den samme i alle medlemsland:
- Utstedelsesdatoen
- Et sekvensnummer, basert på én eller flere serier, som unikt identifiserer fakturaen
- Leverandørens MVA-identifikasjonsnummer
- Kundens MVA-identifikasjonsnummer når kunden er MVA-pliktig eller mottar en levering av varer innenfor Fellesskapet
- Fullt navn og adresse til både leverandøren og kunden
- Mengden og arten av varene, eller omfanget og arten av tjenestene
- Leveringsdato eller ferdigstillelsesdato, eller dato for forskuddsbetaling, dersom den kan bestemmes og avviker fra utstedelsesdatoen
- Det skattepliktige beløpet per mva-sats eller fritak, enhetsprisen eksklusive mva. og eventuelle rabatter som ikke er inkludert i enhetsprisen
- MVA-satsen som ble brukt
- MVA-beløpet som skal betales
Ekstra detaljer i spesielle tilfeller
Enkelte transaksjoner krever tilleggsinformasjon på fakturaen (artikkel 226, punkt 7a til 15):
| Situasjon | Hva fakturaen må inneholde |
| Kunden står for MVA (omvendt avgiftsplikt) | Opplysningen om «Omvendt avgiftsplikt» og kundens MVA-nummer |
| Leveransen er unntatt | En henvisning til gjeldende bestemmelse i merverdiavgiftsdirektivet eller nasjonal lov, eller en annen indikasjon på at leveransen er fritatt |
| Kunden utsteder fakturaen (selvfakturering) | Omtalen «Selvfakturering». Se hvordan selvfakturering fungerer i Peppol. |
| Leverandøren bruker kontantregnskapsordningen | Omtalen «Kontantregnskap» |
| En marginordning gjelder | Den relevante marginordningen som omtaler reisebyråer, brukte varer, kunstverk eller samleobjekter og antikviteter |
| En skatterepresentant er ansvarlig for MVA | Skatterepresentantens MVA-nummer, fulle navn og adresse |
| Tilførsel av et nytt transportmiddel innenfor lokalsamfunnet | Detaljene som identifiserer varene som et nytt transportmiddel |
Forenklede fakturaer
Medlemslandene må tillate en forenklet faktura når beløpet er 100 euro eller mindre, og for dokumenter som endrer en tidligere faktura (artikkel 220a). De kan også tillate forenklede fakturaer opptil 400 euro (artikkel 238). Sverige tillater for eksempel opptil 4000 svenske kroner inkludert mva.
En forenklet faktura må minst vise utstedelsesdato, leverandørens identitet, type varer eller tjenester og mva-beløpet eller informasjonen som er nødvendig for å beregne det (artikkel 226b). Forenklede fakturaer er ikke tillatt for levering av varer innenfor Fellesskapet, visse typer fjernsalg eller salg der leverandøren ikke er etablert i landet og kunden står for mva.
Når fakturaen må utstedes
Momsdirektivet setter kun en frist for visse grensekryssende transaksjoner. For levering av varer innenfor Fellesskapet, og for tjenester der kunden står for momsen, må fakturaen utstedes senest den 15. dagen i måneden etter den avgiftspliktige hendelsen (artikkel 222). Hvert medlemsland kan sette sine egne frister for annet salg.
ViDA forkorter fristen for grenseoverskridende handel. Fra 1. juli 2030 må fakturaer for grenseoverskridende B2B-transaksjoner innenfor EU utstedes innen 10 dager etter den avgiftspliktige hendelsen.
Kreditnotaer og rettelser
Ethvert dokument eller enhver melding som endrer en faktura og spesifikt og utvetydig refererer til den opprinnelige fakturaen, behandles som en faktura (artikkel 219). En kreditnota må derfor oppfylle de samme innholdsreglene og identifisere fakturaen den korrigerer. I Peppol går referansen til den opprinnelige fakturaen i Foregående fakturareferanse (BT-25). Les mer i Hva er Peppol BIS Billing 3-kreditnota?.
Ekstra krav til e-fakturaer
I dag er en e-faktura en faktura som inneholder de nødvendige opplysningene og er utstedt og mottatt i et hvilket som helst elektronisk format (artikkel 217). Dette inkluderer en PDF sendt via e-post. Reglene for innhold er de samme som for papirfakturaer, men noen krav gjelder spesifikt for e-fakturaer:
- Aksept. Sending av e-fakturaer krever mottakerens aksept (artikkel 232), med mindre medlemsstaten har gjort e-fakturering obligatorisk.
- Autentisitet, integritet og lesbarhet. Fra utstedelse til slutten av lagringsperioden må du kunne vise hvem som utstedte fakturaen, at innholdet ikke er endret, og at den kan leses (artikkel 233). Forretningskontroller som skaper et pålitelig revisjonsspor mellom fakturaen og leveransen er tilstrekkelig. Avanserte elektroniske signaturer og EDI er eksempler på teknologier som også oppfyller kravet.
- Lagring. Hvert medlemsland fastsetter oppbevaringsperioden (artikkel 247). Sverige krever for eksempel at regnskapsmateriale skal oppbevares til slutten av det syvende året etter slutten av kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet.
- Offentlig sektor. Oppdragsgivere må godta e-fakturaer som er i samsvar med EN 16931 (direktiv 2014/55/EU). Mange land bruker Peppol til dette.
Konvertering av en mottatt faktura til et annet format reiser sine egne juridiske spørsmål. Se Er det juridisk i samsvar med regelverket å konvertere leverandørfakturaer til andre formater?
Hva endres med ViDA
ViDA-direktivet (EU) 2025/516 gjør strukturert e-fakturering til normen i EU. De viktigste datoene er:
| Dato | Endre |
| 14. april 2025 | Medlemsstatene kan kreve e-fakturering for innenlandske leveranser uten godkjenning fra EU-rådet, og uten mottakerens samtykke. |
| 1. juli 2030 | E-fakturering blir standard. En e-faktura må utstedes, sendes og mottas i et strukturert format som tillater automatisert behandling, og bør i prinsippet være i samsvar med EN 16931. En PDF uten strukturerte data teller ikke lenger som en e-faktura. Grenseoverskridende B2B-transaksjoner innenfor EU rapporteres til skattemyndighetene gjennom digitale rapporteringskrav, og fakturaer må utstedes innen 10 dager. |
| 1. januar 2035 | Medlemsstater som allerede har nasjonale rapporteringssystemer i sanntid, må tilpasse dem til EU-modellen. |
Medlemslandene kan fortsatt tillate papirfakturaer eller andre formater for innenlandske leveranser. Frankrike, Tyskland og andre land innfører allerede innenlandske påbud før 2030.
Hvordan kravene samsvarer med EN 16931 og Peppol
EN 16931 er den europeiske standarden for kjerneinnholdet i en e-faktura. Den omgjør de juridiske kravene til forretningstermer (BT) og forretningsgrupper (BG) som systemer kan validere automatisk. Peppol BIS Billing 3.0 er basert på EN 16931.
| Juridisk krav | EN 16931 forretningsterm |
| Fakturanummer | Fakturanummer (BT-1) |
| Utstedelsesdato | Fakturautstedsdato (BT-2) |
| Leverandørens navn, adresse og MVA-nummer | Selgers navn (BT-27), selgers postadresse (BG-5), selgers MVA-identifikator (BT-31) |
| Kundens navn, adresse og MVA-nummer | Kjøpers navn (BT-44), kjøpers postadresse (BG-8), kjøpers MVA-identifikator (BT-48) |
| Varer eller tjenester og mengde | Varenavn (BT-153), Fakturert antall (BT-129) |
| Enhetspris ekskl. mva. | Nettopris for varen (BT-146) |
| Leveringsdato | Faktisk leveringsdato (BT-72) eller faktureringsperiode (BG-14) |
| Avgiftsbeløp, sats og mva-beløp per sats | Mva-fordeling (BG-23) med BT-116, BT-119 og BT-117 |
| Fritak eller omvendt avgiftsplikt | MVA-kategorikode (BT-118) og årsak til MVA-fritak (BT-120, BT-121) |
| Referanse til den opprinnelige fakturaen i en kreditnota | Referanse for foregående faktura (BG-3, BT-25) |
Peppol-validering avviser en faktura som mangler et obligatorisk element, så en strukturert faktura som består valideringen inneholder allerede de fleste av de lovpålagte detaljene. Nasjonale regler kan fortsatt kreve mer, og det er derfor Peppol inkluderer landsspesifikke regler. Se hvordan Peppol-validering fungerer og Peppol MVA-kategorikoder .
Utenfor EU: et eksempel
Land utenfor EU har sine egne fakturaregler. Mange følger den samme logikken, men detaljene er forskjellige. I Australia må en skattefaktura for et salg under 1000 AUD vise at det er en skattefaktura, selgerens identitet og ABN, utstedelsesdato, en beskrivelse av varene med antall og pris, GST-beløp og i hvilken grad hvert salg er skattepliktig. Fra 1000 AUD kreves også kjøperens identitet eller ABN. En selger må fremlegge en skattefaktura innen 28 dager etter en forespørsel (kilde: ATO, Tax invoices ). E-fakturaer i Australia bruker Peppol PINT A-NZ .
For krav til e-fakturering per land, se våre trinnvise veiledninger for De forente arabiske emirater , Frankrike , Tyskland , Norge , Slovakia , Oman og Nigeria .
Sjekkliste før du sender en faktura
- Et unikt sekvensielt fakturanummer og utstedelsesdato
- Fullstendige navn og adresser til begge parter, og MVA-nummer der det er nødvendig
- Varenes eller tjenestenes art og mengde, enhetsprisen og leveringsdatoen
- Avgiftspliktig beløp, mva-sats og mva-beløp for hver sats
- Den obligatoriske omtalen for omvendt avgiftsplikt, fritak, selvfakturering eller en marginordning
- Kreditnotaer som tydelig refererer til den opprinnelige fakturaen
- Lagring som holder fakturaen uendret og lesbar i hele oppbevaringsperioden
Hvordan Qvalia hjelper
Qvalia er en sertifisert Peppol-produsent aksesspunkt Fakturaer sendt via Qvalia valideres mot Peppol BIS Billing 3.0-regler, som bygger på EN 16931, før de leveres. Fakturaer som mangler obligatoriske data stoppes før de når mottakeren. Se Qvalias Peppol- og e-faktureringsdekning for land, eller kontakt oss for å diskutere oppsettet ditt.
Offisielle kilder
- Rådsdirektiv 2006/112/EF om det felles merverdiavgiftssystemet (EUR-Lex)
- Rådsdirektiv (EU) 2025/516, MVA i den digitale tidsalderen (EUR-Lex)
- MVA i den digitale tidsalderen (ViDA) (Europakommisjonen)
- Direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering i offentlige anskaffelser (EUR-Lex)
- Skattefakturaer (Australsk skattekontor)
Denne artikkelen oppsummerer reglene per oktober 2026 og er ikke juridisk eller skattemessig rådgivning. Sjekk gjeldende nasjonale regler, eller spør en rådgiver, før du endrer faktureringen din.