Invoer
PDF-facturen
Van leveranciers die geen e-facturen kunnen versturen
Uitvoer
Gestructureerde factuur
Kopgegevens en regelitems
Besturing
Controleer vooraf release
Er worden uitzonderingen gemaakt voor jouw team
Volgende stap
Goedkeuring en publicatie
Hetzelfde proces als bij je e-facturen
Van PDF naar gestructureerde factuur
Met Factuur-OCR worden leveranciersfacturen die als PDF-bestanden binnenkomen, vastgelegd en omgezet in gestructureerde facturen in uw Qvalia-account. Vanaf dat moment doorlopen ze dezelfde stappen als Peppol-e-facturen.
- Ontvangen. De PDF-factuur wordt in uw Qvalia-account geplaatst.
- Registratie. Met behulp van OCR en AI-gebaseerde gegevensontsluiting worden koptekstgegevens, bedragen en factuurregels gelezen.
- Controleer. De factuurregels controleren of het resultaat klopt. Facturen die extra aandacht vereisen, worden in quarantaine geplaatst, waar uw team ze controleert, corrigeert en vrijgeeft.
- Verwerking. De factuur doorloopt vervolgens de goedkeuringsprocedure, waarbij boekingsvoorstellen worden gedaan en de UNSPSC-classificatie wordt vastgesteld.
Wat de OCR-functie voor facturen vastlegt
Dankzij de vastlegging op lijnniveau kunnen PDF-facturen worden gebruikt voor goedkeuring, boeking en uitgavenanalyse.
Koptekstgegevens
Leverancier, factuurnummer, data, valuta, referentienummers en betalingsgegevens.
Bedragen en btw
Nettobedrag, btw en te betalen bedrag, per factuur en per btw-tarief.
Factuurregels
Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalbedrag per regel.
Classificatie
Elke regel kan worden geclassificeerd volgens de UNSPSC-classificatie voor uitgavenanalyse.
Een PDF is geen e-factuur
Met OCR voor facturen kunt u PDF-facturen in uw eigen processen verwerken. Het zet deze facturen niet om in Peppol-e-facturen en het vervangt ook geen e-facturen van leveranciers die deze kunnen versturen.
- Peppol-e-facturen
Worden vanaf het begin als gestructureerde gegevens ontvangen en hoeven niet te worden ingevoerd. - PDF-facturen
worden vastgelegd, gecontroleerd en beoordeeld voordat ze worden goedgekeurd. - Eén inbox
Beide komen terecht in hetzelfde account, met dezelfde regels en goedkeuringsprocedure.
Kies de juiste opnameoptie
Qvalia biedt de mogelijkheid om PDF-bestanden in te lezen via het platform en via een API.
Deze pagina
Factuur-OCR
Voor financiële teams die PDF-facturen van leveranciers in Qvalia ontvangen en deze daar goedkeuren.
API
OCR-API
Voor ontwikkelaars die resultaten als gestructureerde gegevens in hun eigen systeem of product willen vastleggen.
Oplossing
Intelligente documentverwerking
Het overzicht van de oplossing voor het vastleggen, aanvullen en classificeren van grote hoeveelheden documenten.
Probeer het scannen van facturen naar PDF
Upload een PDF-factuur naar de capture-test en bekijk de gestructureerde gegevens die Qvalia eruit haalt, inclusief de afzonderlijke posten. De test is een vereenvoudigde versie van de capture-service.
Veelgestelde vragen
Wat is OCR voor facturen?
Factuur-OCR leest PDF- of gescande facturen en zet de inhoud om in gestructureerde gegevens, zoals leverancier, factuurnummer, bedragen en factuurregels. Qvalia combineert OCR met AI-gestuurde gegevensontsluiting, zodat het resultaat kan worden gevalideerd en in uw account kan worden verwerkt als een e-factuur.
Heeft de OCR-functie voor facturen ook betrekking op de afzonderlijke posten?
Ja. Qvalia registreert factuurregels met een omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en bedrag, naast de kopgegevens. De gegevens op regelniveau vormen de basis voor boekingsvoorstellen, UNSPSC-classificatie en uitgavenanalyses.
Wat gebeurt er als een PDF-bestand niet correct wordt vastgelegd?
De factuur wordt gecontroleerd aan de hand van uw factuurregels. Als er iets niet klopt, wordt de factuur in quarantaine geplaatst, waar uw team deze controleert, corrigeert en vrijgeeft voordat deze bij een goedkeurder terechtkomt.
Is een opgeslagen PDF-factuur een e-factuur?
Nee. Een ingelezen PDF wordt omgezet in gestructureerde gegevens in uw Qvalia-account, maar wordt niet via Peppol verzonden. Leveranciers die Peppol-e-facturen kunnen versturen, dienen dat te doen, aangezien de gegevens dan vanaf het begin gestructureerd zijn.
Wat is het verschil tussen Invoice OCR en de OCR-API?
Factuur-OCR maakt deel uit van het Qvalia-platform en is bedoeld voor leveranciersfacturen die uw team in Qvalia verwerkt. De OCR-API is bedoeld voor ontwikkelaars die PDF-facturen vanuit hun eigen systeem verzenden en de gestructureerde resultaten via de API ophalen.
Kan ik de opname testen?
Ja. Upload een PDF-factuur naar de testversie van de data-extractie om de geëxtraheerde gegevens te bekijken. De test is een vereenvoudigde versie van de dienst.
