Mobiele app
iPhone en Android
Onderweg goedkeuren, ondertekenen en opmerkingen toevoegen
Acties
Goedkeuren of afwijzen
Ondertekenen, opnieuw toewijzen, in de wachtrij plaatsen en opmerkingen toevoegen
Regels
Hiërarchieën en grenzen
Op meerdere niveaus, per rol en per bedrag
Meldingen
Pushmeldingen
Wanneer er actie moet worden ondernomen met betrekking tot een factuur
Facturen goedkeuren via je telefoon
De Qvalia-app voor iPhone en Android biedt goedkeurders dezelfde facturen, hiërarchie en controlefuncties als de webapp. Er wordt een pushmelding verstuurd wanneer er een factuur klaarstaat, en de goedkeurder kan deze direct afhandelen.
- Een factuur goedkeuren, ondertekenen, doorsturen, in behandeling houden of afwijzen
- Reageer en volg het volledige verloop van de gebeurtenissen
- Open de originele factuur en de leveranciersgegevens
- Bekijk facturen die wachten op goedkeuring of ondertekening, en de uitgaven van de afgelopen 30 dagen
Goedkeuring van facturen in de webapp
Goedkeurders die achter een bureau werken, verwerken dezelfde facturen in de browser. Elke handeling wordt op de factuur vastgelegd, zodat de financiële afdeling kan zien wie wat en wanneer heeft goedgekeurd.
- Factuurregels, leveranciersgegevens en het originele document in één overzicht
- Slagregels met kostenplaats, project, contract of uw eigen dimensies
- De opdracht aan een collega toewijzen of de factuur in de wacht zetten
- Een tijdlijn van alle opmerkingen en acties voor het audittraject
Goedkeuringsregels die gelden binnen uw organisatie
Stel eenmalig vast wie wat goedkeurt, en pas dit aan wanneer de organisatie verandert.
Goedkeuringshiërarchieën
Goedkeuring in meerdere stappen op basis van functie, zodat elke factuur in de juiste volgorde bij de juiste personen terechtkomt.
Uitgavenlimieten
Op basis van de limieten per functie of persoon wordt bepaald wanneer een factuur nog een goedkeuring nodig heeft.
Rollen en rechten
Beheer gebruikers, rollen en machtigingsniveaus, en bepaal wie er kan goedkeuren, ondertekenen of beheren.
Elk factuurformaat, één goedkeuringsproces
Peppol-e-facturen, PDF-facturen en EDI-berichten worden gevalideerd, op regelniveau gestructureerd en via dezelfde hiërarchie doorgestuurd.
- Peppol-e-facturen
Ontvangen als gestructureerde gegevens via het Peppol-toegangspunt van Qvalia. - PDF-facturen
Worden met OCR-technologie ingelezen en gecontroleerd voordat ze bij een goedkeurder terechtkomen. - Factuurregels
Afwijkende facturen worden in quarantaine geplaatst voordat ze worden goedgekeurd. - Suggesties voor boekingen
Suggesties per factuurregel, beoordeeld en bevestigd door uw team. - Uw ERP
Goedgekeurde facturen worden via de API of een connector-app naar uw boekhoudsysteem gestuurd.
Veelgestelde vragen over het goedkeuren van facturen
Is er een mobiele app voor het goedkeuren van facturen?
Ja. De Qvalia-app is beschikbaar voor de iPhone in de App Store en voor Android in Google Play. De app maakt gebruik van hetzelfde account, dezelfde facturen en dezelfde goedkeuringshiërarchie als de webapp.
Wat kunnen goedkeurders in de app doen?
Een factuur goedkeuren, ondertekenen, doorsturen, in de wachtrij plaatsen of afwijzen, opmerkingen toevoegen en het originele document openen. Via pushmeldingen worden gebruikers op de hoogte gebracht wanneer er een factuur op hen wacht.
Welke factuurformaten kunnen worden goedgekeurd?
Peppol-e-facturen, PDF-facturen die met factuur-OCR zijn ingelezen en EDI-berichten. Ze volgen allemaal dezelfde goedkeuringshiërarchie.
Kunnen goedgekeurde facturen naar ons ERP-systeem worden doorgestuurd?
Ja. Goedgekeurde facturen kunnen via de API of een van de connector-apps naar uw boekhoudsysteem worden overgezet.
