Workflow voor factuurgoedkeuring voor moderne financiële teams

Qvalia Workflow is ontworpen met het oog op snelheid. Goedkeurders ontvangen direct een pushmelding zodra er actie moet worden ondernomen met betrekking tot een factuur. Met één tik kunt u de factuur bekijken, goedkeuren, ondertekenen, doorsturen, in de wacht zetten of afwijzen — in elke browser of rechtstreeks via de mobiele Qvalia-app op iPhone of Android.

Geen herinneringsmails. Geen papieren rompslomp. Geen vertragingen doordat er gewacht moet worden tot iemand weer achter zijn bureau zit.

Het volledige goedkeuringstraject — inclusief opmerkingen, acties en documentgeschiedenis — is op elk moment en op elk apparaat beschikbaar.

Qvalia Workflow ontvangt en verwerkt leveranciersfacturen, ongeacht het formaat. Peppol-e-facturen, pdf-facturen en EDI-berichten worden gevalideerd, op regelniveau gestructureerd en automatisch door dezelfde goedkeuringshiërarchie geleid.

Geen handmatig sorteren. Geen afwijkingen in het formaat. Elke factuur is direct klaar voor verwerking en elke goedgekeurde factuur wordt via een API naar uw ERP-systeem verzonden.

Stel rollen, verantwoordelijkheden en bestedingslimieten eenvoudig in — en pas ze op elk moment aan. De goedkeuringshiërarchieën in Qvalia zijn volledig aanpasbaar: ze bestaan uit meerdere niveaus, zijn op rollen gebaseerd en kunnen worden afgestemd op organisaties met elke gewenste structuur.

Goedkeurders kunnen opmerkingen en maatvermeldingen toevoegen, facturen doorsturen naar collega’s, facturen in de wacht zetten of doorsturen naar een hoger niveau. Elke handeling wordt vastgelegd in de factuurchronologie, waardoor financiële teams volledig inzicht hebben en een duidelijk controlespoor ontstaat.

Ondersteunde dimensies: Kostenplaats · Project · Contract · Aangepaste dimensies

De Qvalia-app is beschikbaar voor iPhone en Android. Goedkeurders blijven via pushmeldingen op de hoogte van binnenkomende facturen, hebben toegang tot de originele factuurdocumenten, kunnen samenwerken via opmerkingen en kunnen de volledige workflow afhandelen — en dat alles binnen dezelfde hiërarchie die al in Qvalia is geconfigureerd.

Snellere goedkeuringen zorgen voor kortere betalingstermijnen en sterkere relaties met leveranciers.

Nu verkrijgbaar in de App Store en op Google Play.

Voeg zoveel goedkeurders, beoordelaars en beheerders toe als uw organisatie nodig heeft. Qvalia Workflow kent geen licentiekosten per gebruiker. De prijs is gebaseerd op het transactievolume — uw kosten groeien dus mee met uw bedrijf, niet met het aantal medewerkers.

Workflow wordt geactiveerd als een aanvullende dienst voor transacties die via Qvalia worden verwerkt. Geen aparte integratie. Geen extra infrastructuur.

Schakel 'Autoposting' in om de automatisering van de crediteurenadministratie nog verder te verbeteren. Elke factuurregel van een leverancier wordt automatisch ingedeeld volgens de UNSPSC-standaard — met 50.000 product- en dienstcategorieën — en gekoppeld aan uw boekhoudschema, waarna deze ter goedkeuring aan een medewerker wordt voorgelegd.

Het resultaat: het vooraf boeken gebeurt automatisch, de boekingen zijn klaar zodra ze zijn goedgekeurd en uw team besteedt minder tijd aan handmatige verwerking.

Automatisch posten is beschikbaar als add-on voor alle facturen die via Qvalia worden verwerkt.

Schakel de UNSPSC-classificatie in om gedetailleerde uitgavenanalyses voor alle leveranciersfacturen te ontgrendelen. Krijg inzicht in de uitgaven per categorie, leverancier, kostenplaats, project of contract — tot op het niveau van individuele factuurregels.

Ontwikkeld voor financiële teams en inkoopprofessionals die behoefte hebben aan gestructureerde gegevens, en niet aan samenvattingen.