Zelffacturering houdt in dat de klant zelf de factuur opstelt voor een levering die hij ontvangt, in plaats van de leverancier. Dit komt vaak voor wanneer de klant beschikt over de gegevens die bepalend zijn voor de prijs, zoals volumes, gewichten of royalty’s. Zelffacturering is toegestaan in de hele EU en in veel andere landen, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. In de meeste landen blijft de leverancier verantwoordelijk voor de factuur.
EU-voorwaarden
- Voorafgaande overeenkomst. De klant mag de factuur opstellen wanneer er een voorafgaande overeenkomst tussen de partijen bestaat (artikel 224).
- Goedkeuring van elke factuur. Er moet een procedure zijn waarmee de leverancier elke factuur goedkeurt (artikel 224).
- Opmerking. Op de factuur moet „Zelffacturering” worden vermeld (artikel 226, punt 10a).
- Welke regels zijn van toepassing? Voor een zelfgefactureerde factuur gelden de factureringsregels van de lidstaat waar de levering plaatsvindt, ook in gevallen van verlegging van de belastingplicht (artikel 219 bis).
- ViDA. ViDA brengt geen wijzigingen aan in deze voorwaarden. Vanaf 2030 is de ontvanger niet langer verplicht het e-factuurformaat te accepteren, maar de leverancier moet nog steeds elke zelfgefactureerde factuur accepteren.
Voorwaarden per land
| Land | Overeenkomst en aanvaarding | Overige vereisten |
| Zweden | Vooraf overeengekomen, zonder formele vereisten. De verkoper keurt elke factuur goed; het uitblijven van bezwaar kan voldoende zijn (ML 17, hoofdstuk 15, §, Skatteverket). | Vermeld „självfakturering” (hoofdstuk 17, artikel 24, lid 12). Voor elke verkoper een afzonderlijke doorlopende nummerreeks. |
| Noorwegen | Een schriftelijke overeenkomst die door beide partijen is ondertekend en bewaard. | De koper moet regelmatig controleren of de verkoper btw-geregistreerd is. Op het document moet staan dat het door de koper is opgesteld. |
| Finland | Een overeenkomst, die ook stilzwijgend tot stand kan komen. De verkoper wordt geacht akkoord te gaan indien hij niet binnen een overeengekomen redelijke termijn reageert. | De verkoper is altijd verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Vermeld ‘itselaskutus’ of ‘Self-billing’. |
| Denemarken | Een schriftelijke overeenkomst die vóór de levering is opgesteld en door beide partijen is ondertekend, met een procedure voor de goedkeuring van elke factuur. | De uitgevende partij moet het btw-nummer van de leverancier controleren. Vermeld „selvfakturering“ of „self-billing“. |
| Duitsland | Dit is vooraf overeengekomen. Het document verliest zijn geldigheid als factuur indien de leverancier hiertegen bezwaar maakt. | Dit wordt „Gutschrift“ genoemd en moet als zodanig worden aangeduid. De regels voor e-facturen zijn van toepassing. |
| Frankrijk | Een opdracht voorafgaand aan de eerste factuur, hetzij schriftelijk, hetzij stilzwijgend. Elke factuur wordt aanvaard, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend. | De leverancier blijft verantwoordelijk. Vermeld „autofacturatie“. |
| België | Voorafgaande goedkeuring en een acceptatieprocedure voor elke factuur. | In het kader van het B2B-mandaat wordt voor zelfgefactureerde facturen het Peppol-documenttype ‘zelffacturering’ gebruikt en moet de leverancier in staat zijn deze via Peppol te ontvangen. |
| Nederland | Dat is van tevoren afgesproken. | De leverancier blijft verantwoordelijk. Op de factuur moet worden vermeld dat deze door de koper is opgesteld. |
| Verenigde Arabische Emiraten | Een overeenkomst tussen leverancier en afnemer. Niet beschikbaar als de leverancier niet btw-geregistreerd is. | Bij e-facturering kunnen alleen belastingfacturen en belastingcreditnota’s via zelffacturering worden verzonden, en de afnemer moet bij het e-factureringssysteem zijn aangesloten. |
| Australië | Een schriftelijke overeenkomst waarin is vastgelegd dat de ontvanger door de ontvanger opgestelde belastingfacturen (RCTI) uitgeeft en de leverancier dit niet doet. Beiden moeten voor de GST geregistreerd zijn. | Op de factuur moet worden vermeld dat het om een RCTI gaat en beide ABN-nummers moeten worden vermeld. Binnen 28 dagen wordt een kopie naar de leverancier gestuurd. |
| Singapore | Een door de koper opgestelde belastingfactuur moet worden goedgekeurd door de GST-controleur. | Met de vermelding „Door de koper opgestelde belastingfactuur – Goedgekeurd door de GST-controleur”. Zelf opgestelde facturen kunnen alleen buiten het InvoiceNow-netwerk worden uitgegeven. |
Zelffacturering in Peppol
- Specificatie. Peppol BIS Self-Billing 3.0 (versie 3.0.2, verplicht vanaf 17 augustus 2026) heeft betrekking op zelfgefactureerde facturen en creditnota’s.
- Rollen. De klant verstuurt en de leverancier ontvangt, dus de leverancier moet bij Peppol geregistreerd zijn om zelfgefactureerde documenten te kunnen ontvangen.
- Voer de codes in: 389 voor een zelf gefactureerde factuur, 261 voor een zelf gefactureerde creditnota en 527 voor een zelf gefactureerde debetnota.
- Overeenkomst valt buiten het bestek. De specificatie controleert niet of er al een overeenkomst is gesloten of hoe de aanvaardingsprocedure verloopt. Dat blijft onderdeel van uw contract en uw werkwijzen.
- PINT. Er bestaan ook varianten met zelffacturering voor PINT AE, PINT A-NZ en PINT JP.
Zie ‘Ondersteunt Peppol zelffacturering? ’ voor informatie over hoe u dit kunt instellen.
Checklist voordat je begint
- Sluit vóór de eerste factuur een overeenkomst af; doe dit schriftelijk als het land dat vereist
- Spreek af hoe en hoe snel de leverancier elke factuur goedkeurt of afwijst
- Controleer of de leverancier btw-geregistreerd is en bewaar bewijsstukken indien nodig
- Gebruik de juiste vermelding en nummering
- Zorg ervoor dat beide partijen de Peppol-documenttypes voor zelfdeclaratie kunnen verzenden en ontvangen
Officiële bronnen
- BTW-richtlijn, artikel 224 (legislation.gov.uk)
- Skatteverket: factureringsregels
- Vero: Vereisten voor btw-facturen
- § 14 UStG
- FPS Finance: Veelgestelde vragen over B2B-e-facturering
- Belastingdienst: speciale facturen
- Richtlijnen voor elektronische facturering van het Ministerie van Financiën van de VAE, versie 1.1
- ATO: belastingfacturen
- IRAS: Vereiste voor InvoiceNow
- Peppol BIS Self-Billing 3.0
Dit artikel geeft een overzicht van de regels zoals die in oktober 2026 van kracht zijn en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg de actuele nationale regelgeving of vraag advies aan een deskundige.