Elk land bepaalt zelf hoe lang facturen moeten worden bewaard, en een elektronische factuur moet gedurende de gehele periode authentiek, intact en leesbaar blijven. In verschillende landen geldt bovendien de eis dat een elektronische factuur moet worden bewaard in het formaat waarin deze is ontvangen; voor een gestructureerde elektronische factuur betekent dit het oorspronkelijke XML-bestand, en niet een PDF-kopie.
EU-referentiepunt
De btw-richtlijn (2006/112/EG) biedt het gemeenschappelijke kader, en de lidstaten vullen de details in:
- Wat u moet bewaren. Kopieën van facturen die u zelf uitschrijft of die namens u worden uitgeschreven, en alle facturen die u ontvangt (artikel 244).
- Waar. U kiest zelf de opslaglocatie, zolang de facturen maar zonder onnodige vertraging beschikbaar kunnen worden gesteld. Lidstaten kunnen eisen dat opslag in het buitenland wordt gemeld, of dat de facturen in het land zelf worden opgeslagen, tenzij ze elektronisch worden opgeslagen en volledig online toegankelijk zijn (artikel 245).
- Hoe lang? Elke lidstaat bepaalt zelf de bewaartermijn (artikel 247).
- Formaat. De lidstaten kunnen voorschrijven dat facturen in hun oorspronkelijke vorm, op papier of in elektronische vorm, moeten worden bewaard (artikel 247).
- Integriteit. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid moeten worden gewaarborgd vanaf de uitgifte tot het einde van de bewaartermijn (artikel 233).
- Toegang. De belastingdienst mag elektronisch opgeslagen facturen inzien, downloaden en gebruiken (artikel 249).
Regels inzake het bewaren van gegevens per land
| Land | Bewaartermijn | Formaat en opslaglocatie |
| Zweden | Tot het einde van het zevende jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het boekjaar is afgesloten | Elektronische facturen worden bewaard in het formaat waarin ze zijn ontvangen. Opslag in een ander EU-land is toegestaan na kennisgeving aan Skatteverket. Bron: Wet op de boekhouding, hoofdstuk 7. |
| Noorwegen | 5 jaar na afloop van het boekjaar voor primaire documentatie (3,5 jaar voor bepaalde documenten) | Elektronische documenten mogen, mits hiervan melding wordt gemaakt, worden opgeslagen in de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland. In juni 2026 is een regel aangenomen die voorschrijft dat e-facturen in hun oorspronkelijke formaat moeten worden bewaard, maar deze is nog niet van kracht. Bron: Skatteetaten |
| Finland | 6 jaar voor facturen en bonnen, 10 jaar voor jaarrekeningen en grootboeken, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin het boekjaar is afgesloten | Omzetting is toegestaan als de authenticiteit en integriteit nog steeds kunnen worden gecontroleerd. Opslag in het buitenland is toegestaan, mits er realtime toegang is. Bron: Vero |
| Denemarken | 5 jaar na afloop van het boekjaar | Verkoopfacturen worden digitaal opgeslagen in de verzonden versie. De meeste bedrijven zijn verplicht om een digitaal boekhoudsysteem te gebruiken. Bron: Erhvervsstyrelsen |
| Duitsland | 8 jaar voor facturen en boekingsbewijzen (vanaf 1 januari 2025), 10 jaar voor boekhoudstukken en jaarrekeningen, te rekenen vanaf het einde van het kalenderjaar | Gestructureerde e-facturen worden in hun oorspronkelijke formaat bewaard. Opslag in een ander EU-land is toegestaan mits de belastingdienst op de hoogte wordt gesteld van de locatie; voor opslag buiten de EU is toestemming vereist. Bronnen: § 14b UStG, § 147 AO |
| Frankrijk | 6 jaar voor belastingdoeleinden, 10 jaar volgens het handelsrecht | Een e-factuur moet in zijn oorspronkelijke elektronische vorm worden bewaard; een afdruk geldt niet als origineel. Opslag in het buitenland is beperkt tot de EU en landen waarmee een bijstandsovereenkomst is gesloten, en moet worden aangegeven. Bron: economie.gouv.fr |
| België | 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de factuur is uitgereikt | Facturen mogen buiten België worden opgeslagen, mits ze elektronisch worden bewaard en volledig online toegankelijk zijn. |
| Nederland | 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed) | Facturen worden bewaard in de vorm waarin ze zijn verzonden of ontvangen; digitale facturen worden niet afgedrukt. Bron: Belastingdienst |
| Slowakije | 10 jaar na het einde van het jaar waarop de factuur betrekking heeft | Op papier of elektronisch; elektronische facturen moeten voor de belastingdienst toegankelijk zijn. Bron: Finančná správa |
| Verenigde Arabische Emiraten | 5 jaar na het einde van het belastingjaar, in sommige gevallen langer | Elektronische documenten zijn toegestaan, mits ze leesbaar en verifieerbaar zijn. Sinds 1 oktober 2026 schrijven de regels voor elektronische facturering niet langer voor dat elektronische facturen binnen de VAE moeten worden bewaard. Bron: Ministerieel besluit 197/2026 |
| Australië | 5 jaar vanaf het moment waarop het document is opgesteld of de transactie is afgerond, afhankelijk van welke datum het laatst valt | Documenten moeten in het Engels zijn opgesteld of gemakkelijk in het Engels kunnen worden omgezet, en mogen niet worden gewijzigd. Bron: ATO |
| Singapore | 5 jaar | Elektronische opslag is toegestaan; e-facturen moeten in een voor mensen leesbare vorm kunnen worden opgeslagen en tegen manipulatie worden beveiligd. Bron: IRAS |
Wat dit betekent voor gestructureerde e-facturen
- Bewaar het originele bestand. Sla de XML op die u hebt verzonden of ontvangen, en niet alleen een PDF-weergave ervan. In Zweden, Duitsland, Denemarken en Nederland is het ontvangen formaat vereist, en in Frankrijk geldt een afdruk niet als het origineel.
- Bewaar het bewijsmateriaal. Bewaar het controlespoor dat de factuur aan de transactie koppelt, evenals alle gegevens die de authenticiteit en integriteit aantonen.
- Houd de langste geldende termijn aan. Als u in meerdere landen actief bent, geldt de strengste regel. Veel concerns bewaren facturen 10 jaar.
- Controleer de opslaglocatie. Voor cloudopslag buiten de EU of het land is mogelijk een kennisgeving of goedkeuring vereist.
- Zorg dat je een back-upplan hebt. Zorg ervoor dat je facturen in hun oorspronkelijke formaat kunt exporteren als je van dienstverlener verandert.
Lees meer over het omzetten van leveranciersfacturen naar andere formaten en wat er op een factuur moet staan. Je kunt facturen downloaden vanuit Qvalia; zie ‘Hoe kan ik mijn factuur downloaden of afdrukken?’.
Dit artikel geeft een overzicht van de regels zoals die in oktober 2026 van kracht zijn en vormt geen juridisch of fiscaal advies. De bewaartermijnen kunnen veranderen; raadpleeg daarom de actuele nationale regelgeving of vraag advies aan een deskundige.