AP-automatisering voor elk bedrijf
Automatiseer het beheer van leveranciersfacturenen stroomlijn de boekhouding met een complete digitale oplossing, van gegevensvastlegging tot boeking en goedkeuring. Analyseer uitgaven in realtime en tot in detail met behulp van door AI geclassificeerde factuurregels.
Ons platform maakt een volledig digitaal proces mogelijk, van aankoop tot betaling, met uniforme, gevalideerde en gestructureerde gegevens.
Leveranciersfacturen beheren
Factuur-OCR
PDF-facturen worden met behulp van AI direct omgezet in gestructureerde XML. De factuur-OCR ondersteunt de bestandsformaten PDF, PNG en JPEG.
Elektronische facturen
E-facturen van uw leveranciers worden naadloos ontvangen en verwerkt. Ondersteunt Peppol BIS Billing standaard EDI-formaten.
Naleving en validatie
De inhoud van leveranciersfacturen wordt automatisch gecontroleerd op naleving en kwaliteit op basis van uw vereisten, waardoor een betere controle over de gegevens wordt gegarandeerd.
Factuurbeheer
Breng leveranciersfacturen op één lijn en zet ze om naar uw eigen gegevensformaat. Profiteer van OCR voor facturen, toegang tot het Peppol-netwerk en directe afhandeling van afwijkingen voor een efficiënte bedrijfsvoering.
AI-gegenererde berichten en gegevensverrijking
AI-gestuurde boekingen vereenvoudigen de boekhouding, terwijl automatische classificatie van boekingsregels direct inzicht biedt in de uitgavenanalyse.
Optimalisatie van de werkstroom
Versnel goedkeuringsprocessen en verminder de werkdruk met een snelle, aanpasbare workflow. Verbeter de samenwerking met partners via een gebruiksvriendelijk leveranciersportaal.
Geautomatiseerd afwijkingsbeheer
Moeiteloze afhandeling van onjuiste facturen, met automatische terugzending naar de afzender voor correctie of eenvoudig beheer in de ingebouwde quarantaine. De kwaliteit van uw gegevens wordt gewaarborgd door 17 controlepunten voor de factuurinhoud en aangepaste validaties op basis van uw vereisten.
Speciale AI voor het plaatsen van berichten en het verrijken van gegevens
Geavanceerde transactie-AI verbetert de boekhouding en analyse. Het automatisch boeken van facturen verhoogt de efficiëntie van uw boekhoudproces. Producten en diensten op regelniveau worden gecategoriseerd aan de hand van bijvoorbeeld UNSPSC, voor directe analytische inzichten.
Goedkeuringsproces
Stroomlijn de goedkeuring van facturen voor een optimale afhandeling van de crediteurenadministratie. Pas workflows aan met hiërarchieën en machtigingen die zijn afgestemd op uw organisatie. Dankzij het overzicht van alle benodigde gegevens in één scherm hoeven inkoopmedewerkers slechts één keer te klikken.
Stamgegevensbeheer
Met geautomatiseerde leveranciersgegevens kunt u betalingsrisico’s beperken, naleving van de regelgeving waarborgen en de werkdruk verminderen. De gegevens, waaronder kredietwaardigheidsscores en actuele belastingregistraties, worden voortdurend bijgewerkt op basis van wereldwijde bedrijfsdatabases.
API's en meer
Eenvoudige integratie met uw ERP-systeem. Een oplossing voor het automatiseren van crediteurenadministratie met ontwikkelaarsvriendelijke API’s en documentatie, SFTP-bestandsoverdracht en kant-en-klare koppelingen voor gangbare systemen.
Neem contact op
Beheer, automatiseer en visualiseer uw verkoop- en inkooptransacties met Qvalia.
Wissel e-facturen, e-bestellingen en meer uit met een complete oplossing — toegankelijk via API of webapp. Profiteer van efficiënte Peppol-toegang en multichannel EDI.
Onze klanten transformeren hun processen en krijgen volledige controle over transactiegegevens op regelniveau. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw inkoop- en verkoopprocessen kunnen optimaliseren.
Maak, verstuur en ontvang elektronische zakelijke documenten op een efficiënte manier
Dataverrijking op basis van AI
Digitaliseer en stroomlijn uw processen
Wat is een proces voor crediteurenadministratie?
Het proces voor crediteurenadministratie (AP) is de workflow waarmee het bedrijf zijn verplichtingen jegens leveranciers en crediteuren beheert. Het zorgt ervoor dat alle binnenkomende facturen correct en tijdig worden verwerkt, gecontroleerd en betaald.
Een typisch AP-proces bestaat uit een aantal belangrijke stappen:
1. Ontvangst van facturen: Het bedrijf ontvangt facturen van leveranciers in de vorm van elektronische facturen, pdf-facturen of papieren documenten.
2. Factuurcontrole: De factuur wordt gecontroleerd op juistheid, met inbegrip van gegevens zoals de naam van de leverancier, het factuurbedrag, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden. Bij deze stap wordt de factuur vaak vergeleken met inkooporders en ontvangstrapporten (driehoekscontrole).
3. Goedkeuring: Zodra de factuur is gevalideerd, wordt deze ter goedkeuring doorgestuurd naar de bevoegde personen of afdelingen binnen het bedrijf.
4. Boeking van facturen: Na goedkeuring worden de factuurgegevens geboekt (geregistreerd) op de juiste rekeningen in het ERP- of boekhoudsysteem van het bedrijf. Dit houdt in dat de kosten worden toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten om een correcte boekhouding te waarborgen.
5. Betaling: Betalingen worden uiterlijk op de vervaldatum aan de leverancier overgemaakt via elektronische overboeking (EFT), bankoverschrijving of cheque.
6. Boekhouding en rapportage: Nadat de betaling is uitgevoerd, wordt de transactie vastgelegd in het boekhoud- of ERP-systeem van het bedrijf. Zo wordt de boekhouding van het bedrijf bijgewerkt en wordt de voldane verplichting daarin weergegeven.
Efficiënte AP-processen kunnen handmatige taken verminderen, het cashflowbeheer verbeteren en de relaties met leveranciers versterken. Door deze processen te automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van OCR- en AI-tools, kunnen de nauwkeurigheid en efficiëntie nog verder worden verbeterd.
Hoe draagt automatisering van de crediteurenadministratie bij aan een efficiënter bedrijf?
Door het crediteurenproces te automatiseren, worden handmatige taken zoals gegevensinvoer en het afstemmen van facturen verminderd, en worden de validatie, goedkeuring en betaling van facturen versneld. Automatiseringstools, zoals OCR (Optical Character Recognition) voor facturen, AI-gestuurde boekingen en het beheer van leveranciersgegevens, helpen tijd te besparen, fouten te voorkomen, de nauwkeurigheid te verbeteren en tijdige betalingen te garanderen.
Bovendien biedt een meer datagestuurde aanpak realtime inzicht in de verplichtingen, verbetert het het kasstroommanagement en geeft het medewerkers de ruimte om zich te richten op meer strategische taken. Dit stroomlijnt het gehele crediteurenproces, waardoor het efficiënter en kosteneffectiever wordt.
Wat is het boeken van facturen en welke invloed heeft dit op de financiële verslaglegging?
Het boeken van facturen is de stap in het boekhoudproces waarbij een goedgekeurde factuur wordt geregistreerd in het boekhoud- of ERP-systeem van het bedrijf.
Hierbij worden de factuurbedragen toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten, zodat de uitgaven correct worden bijgehouden.
Boekingen zijn van invloed op de financiële verslaglegging doordat ze ervoor zorgen dat verplichtingen en kosten correct in de boekhouding van de onderneming worden weergegeven. Door correcte boekingen wordt gewaarborgd dat financiële overzichten zoals de balans en de winst-en-verliesrekening een getrouw beeld geven van de financiële positie van de onderneming, wat van cruciaal belang is voor naleving van de regelgeving en besluitvorming.
Hoe kunnen bedrijven de nauwkeurigheid en naleving van de voorschriften in hun crediteurenadministratie waarborgen?
Om de nauwkeurigheid en naleving van de processen voor crediteurenadministratie te waarborgen, kunnen bedrijven de volgende strategieën toepassen:
Automatisering: Gebruik softwaretools om facturen te controleren, deze aan inkooporders te koppelen en te zorgen voor een correcte gegevensinvoer en boeking. Automatisering vermindert menselijke fouten en versnelt processen.
Gestandaardiseerde werkprocessen: Stel duidelijke goedkeuringshiërarchieën vast om ervoor te zorgen dat alle facturen een consistent proces doorlopen, van ontvangst tot betaling.
Nalevingscontroles: Voer controles uit om facturen te toetsen aan het bedrijfsbeleid, de belastingwetgeving en wettelijke voorschriften, om nalevingsproblemen te voorkomen.
Regelmatige controles: Voer periodieke controles uit van de crediteurenadministratie om afwijkingen en verbeterpunten op te sporen.
Leveranciersbeheer: Zorg ervoor dat de stamgegevens van leveranciers correct en actueel zijn, zodat de kans op het verwerken van onjuiste of frauduleuze facturen wordt verkleind.
Hoe draagt de indeling van producten en diensten bij aan de verbetering van bedrijfsprocessen?
De classificatie van producten en diensten kan worden geïntegreerd in bedrijfsdocumenten zoals inkooporders, facturen, productcatalogi en databases om categorieën te onderscheiden en de identificatie van producten te vereenvoudigen. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) is het meest gebruikte en bruikbare wereldwijde classificatiesysteem met een hiërarchische structuur.
Classificatie kan worden geïntegreerd in zakelijke documenten zoals inkooporders, facturen en productcatalogi. Door deze standaard toe te passen, zullen uw organisatie en belanghebbenden in de hele toeleveringsketen profiteren van gestroomlijnde inkoop-, financiële en bedrijfsprocessen.
Classificatie vereenvoudigt de factuurverwerking voor de crediteurenadministratie doorposten in categorieën in te delen, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid, snellere goedkeuringen en betere rapportages. Dit leidt tot efficiëntere werkprocessen, minder handmatig werk en meer controle over de uitgaven.
Bij inkoop helpt classificatie om uitgaven bij te houden, nauwkeurige uitgavenanalyses uit te voeren en producten sneller te vinden, waardoor onderhandelingen met leveranciers worden verbeterd en besparingen worden gerealiseerd.
In de marketing kunnen teams gedetailleerde productgegevens gebruiken voor beter marktonderzoek en een betere productontwikkeling, wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en meer omzet.
Verkoopteams krijgen beter inzicht in de markt, stroomlijnen hun verkoopanalyses en vergroten hun bereik via e-catalogi en wereldwijde marktplaatsen.