Het ‘afwijzen’ van een factuur kan twee verschillende dingen betekenen. Een technische afwijzing houdt in dat de factuur nooit is afgeleverd, omdat de ontvangende dienstverlener deze niet kon valideren of doorsturen. Een zakelijke afwijzing betekent dat de koper de factuur wel heeft ontvangen, maar deze betwist. Geen van beide gevallen leidt ertoe dat een uitgegeven factuur juridisch wordt geannuleerd. Als een factuur die de koper heeft bereikt onjuist is, corrigeert de verkoper deze met een creditnota.
Technische afwijzing: Status op berichtniveau (MLS)
Peppol MLS is een bericht van de ontvangende dienstverlener (C3) aan de verzendende dienstverlener (C2) waarin wordt aangegeven of het document bij de ontvanger (C4) is afgeleverd.
| Code | Betekenis |
| AP | Aangeboden bij de ontvanger, met verifieerbare bevestiging |
| AB | Doorgestuurd naar de ontvanger, maar de ontvangst kan niet worden geverifieerd |
| RE | Niet geleverd. Redenen hiervoor zijn onder meer syntaxfouten (SV), ernstige fouten in de bedrijfsregels (BV) en een mislukte levering (FD) |
- Verplichte invoering. Alle Peppol-dienstverleners moeten uiterlijk eind februari 2027 MLS kunnen ontvangen, en het verzenden ervan is verplicht vanaf eind maart 2027. De oudere Message Level Response wordt op 1 mei 2027 buiten gebruik gesteld.
- Gevolg. Na een RE ligt de verantwoordelijkheid voor het bericht weer bij de afzender. De factuur is niet bij de koper aangekomen, dus moet de afzender de fout verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.
- Op het niveau van de dienstverlener. MLS wordt uitgewisseld tussen dienstverleners. Je dienstverlener bepaalt hoe het aan jou wordt getoond.
Zakelijke afwijzing: reactie op factuur
Via de Peppol- BIS Invoice Response kan de koper de verkoper laten weten in welke fase van het goedkeurings- en betalingsproces de factuur zich bevindt. Dit is optioneel, tenzij de partijen overeenkomen om hiervan gebruik te maken.
| Code | Betekenis |
| AB | Ontvangen en ter verwerking ingediend |
| IP | In behandeling |
| UQ | In behandeling: de verwerking wordt opgeschort totdat de verkoper reageert |
| CA | Voorwaardelijk aanvaard |
| RE | Afgewezen: de koper zal de factuur niet verder in behandeling nemen (definitief) |
| AP | Geaccepteerd: definitieve goedkeuring, betaling volgt |
| PD | Betaald |
Een afwijzing gaat gepaard met een reden, bijvoorbeeld REF (verwijzingen onjuist), PRI (prijzen onjuist), QTY (hoeveelheid onjuist) of LEG (juridische informatie onjuist), en kan gepaard gaan met een actie zoals NIN (een nieuwe factuur opstellen) of CNF (het volledige bedrag crediteren).
De specificatie is duidelijk over de juridische gevolgen: een factuurreactie „heeft geen juridische kracht“. Deze verandert niets aan de factuur en onts release t de koper niet van zijn betalingsverplichtingen. Wanneer een factuur wordt afgewezen, stelt de verkoper hiervoor een creditnota op en, indien nodig, een nieuwe factuur (Peppol BIS Invoice Response).
Het juridische standpunt
De EU-btw-richtlijn bevat geen bepaling op grond waarvan een afnemer een uitgereikte factuur mag weigeren. Fouten worden gecorrigeerd met een document dat de oorspronkelijke factuur wijzigt en daarnaar verwijst (artikel 219). Momenteel moet de ontvanger het gebruik van e-facturen als zodanig aanvaarden (artikel 232), maar vanaf 1 juli 2030 is die aanvaarding niet langer vereist voor e-facturen die voldoen aan EN 16931. Sommige landen hebben hun eigen regels:
| Land | Wat geldt |
| Zweden | Er bestaat geen wettelijk recht om een factuur te weigeren. Een onjuiste factuur wordt doorgaans door de verkoper gecorrigeerd met een ‘ändringsfaktura’, bijvoorbeeld een creditnota, waarin naar het oorspronkelijke factuurnummer wordt verwezen (Skatteverket). |
| Duitsland | Een document dat een e-factuur zou moeten zijn, maar niet in een geldig gestructureerd formaat is opgesteld, geldt alleen als een „overige factuur“, die niet voldoet aan de formele voorwaarden voor aftrek van voorbelasting. De koper dient om een correcte e-factuur te vragen. |
| Frankrijk | In de hervorming van 2026 zijn een technische afwijzing (Rejetée) en een weigering door de koper (Refusée) verplichte statussen in de levenscyclus. Een weigering is alleen toegestaan om specifieke redenen, zoals het ontbreken van een onderliggende levering of het ontbreken van verplichte gegevens. Voor geschillen geldt een aparte status. |
| België | Een factuur die niet voor u bestemd is, kunt u afwijzen via een factuurreactie met de status RE. Ontbrekende gegevens worden verholpen door om een correctie te vragen, en een koper kan een factuur niet afwijzen louter omdat er geen PDF is bijgevoegd (FPS Finance FAQ). |
| Italië | Een factuur die door het SdI-platform is afgewezen, wordt beschouwd als niet-uitgegeven. De Italiaanse belastingdienst adviseert om deze opnieuw in te dienen met dezelfde datum en hetzelfde nummer. |
| Verenigde Arabische Emiraten | Een elektronische creditnota is verplicht wanneer een uitgegeven factuur wordt geannuleerd, verlaagd of een administratieve of rekenfout bevat. |
Mag je het factuurnummer opnieuw gebruiken?
| Technische afwijzing | Afwijzing van een zakelijk voorstel | |
| Wie verwerpt | Ontvangende dienstverlener of belastingplatform | Koper |
| Heb je de koper bereikt? | Nee | Ja |
| Rechtsstatus | Niet geleverd. In landen waar uitverkoop plaatsvindt, zoals Italië, niet uitgegeven | Afgegeven en nog steeds geldig |
| Hoe dit op te lossen | Corrigeer het en stuur het opnieuw | Creditnota, en vervolgens indien nodig een nieuwe factuur |
| Factuurnummer | Italië staat hetzelfde aantal toe. De meeste andere landen geven geen officiële richtlijnen | Nieuw nummer. De creditnota heeft betrekking op de oorspronkelijke |
Onze aanbeveling: als een factuur de koper nooit heeft bereikt, overleg dan met uw accountant of u deze onder hetzelfde nummer opnieuw kunt versturen. Bij twijfel, of als de koper de factuur mogelijk toch heeft ontvangen, stelt u een creditnota en een nieuwe factuur op. Zie ‘Creditnota’s en factuurcorrecties per land’.
Dit artikel geeft een overzicht van de regels zoals die in oktober 2026 van kracht zijn en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg de actuele nationale regelgeving of vraag advies aan een deskundige.