Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal interoperabiliteitskader voor de uitwisseling van gestructureerde e-facturen, bestellingen en andere zakelijke documenten. Het combineert een gereguleerd netwerk, gestandaardiseerde documentspecificaties en gemeenschappelijke regels voor gecertificeerde dienstverleners. Elke organisatie maakt verbinding via een Peppol-dienstverlener en kan vervolgens ondersteunde documenten uitwisselen met andere deelnemers, ongeacht welke dienstverlener zij gebruiken. OpenPeppol, een internationale non-profitorganisatie gevestigd in België, beheert het kader.

Peppol ging in 2008 van start als een door de EU gefinancierd proefproject met de naam „Pan-European Public Procurement Online”. Toen het project in 2012 afliep, werden de specificaties en diensten ervan overgedragen aan OpenPeppol. Tegenwoordig is Peppol niet langer een acroniem, maar de naam van het interoperabiliteitskader, en wordt het zowel voor handelsverkeer tussen bedrijven als voor overheidsopdrachten gebruikt, zowel in Europa als daarbuiten. Lees de geschiedenis van het Peppol-netwerk.

De verzender en de ontvanger maken nooit rechtstreeks verbinding met elkaar. Elk maakt verbinding met zijn eigen toegangspunt, en de toegangspunten wisselen de documenten uit.

De leverancier (hoek 1) maakt een factuur of ander document aan in zijn ERP-systeem, boekhoudsysteem of app voor e-facturering en stuurt dit door naar zijn Access Point.

Het toegangspunt van de afzender (hoek 2) controleert of het document voldoet aan de Peppol-specificatie. Vervolgens zoekt het de ‘ Peppol ID ’ van de ontvanger op in de Service Metadata Locator (SML), die verwijst naar de Service Metadata Publisher (SMP) van de ontvanger. De SMP geeft een overzicht van de documenttypes die de ontvanger accepteert en het adres van zijn toegangspunt. Hoe SMP en SML werken.

Het document wordt via AS4 tussen de twee Access Points verzonden, ondertekend en versleuteld met certificaten die zijn uitgegeven door OpenPeppol, en de ontvangende partij bevestigt de ontvangst.

Het Access Point van de ontvanger (hoek 3) bezorgt het document aan het systeem van de koper (hoek 4). Omdat het opsporen en het transport gestandaardiseerd zijn, hoeven de twee partijen geen overeenkomst met elkaar te sluiten of te integreren; ze hoeven alleen elk een overeenkomst te sluiten met hun eigen dienstverlener. Wat een Peppol Access Point doet.

Sommige landen voegen een vijfde partij toe: de belastingdienst. In dit model, dat ‘Decentralized Continuous Transaction Control and Exchange’ (DCTCE) wordt genoemd, rapporteren dienstverleners belastinggegevens aan de belastingdienst, terwijl de factuur nog steeds via hun dienstverleners tussen de bedrijven wordt uitgewisseld, en niet via de belastingdienst. De Verenigde Arabische Emiraten en Slowakije hebben vijfpartijenmodellen ingevoerd voor hun nationale regelgeving inzake elektronische facturering.

Peppol-bedrijfsdocumenten zijn gestructureerde XML-bestanden die voldoen aan een Peppol Business Interoperability Specification (BIS) of een Peppol International (PINT)-profiel. Peppol- BIS Billing e 3.0, die wordt gebruikt voor facturen en creditnota's, voldoet aan de Europese norm voor e-facturering EN 16931 en wordt doorgaans uitgewisseld in UBL 2.1. PINT-profielen passen de Peppol-specificaties aan aan nationale vereisten in markten zoals de VAE en Singapore.

Elke organisatie die documenten via Peppol ontvangt, is geregistreerd met een ‘ Peppol ID ’: een schemacode die het type identificatiecode aangeeft, gevolgd door de identificatiecode zelf. Een Zweeds organisatienummer wordt weergegeven als 0007:5567321707, en een GLN als 0088:1234567891234. Je hebt een ‘ Peppol ID ’ nodig om documenten te kunnen ontvangen. Wat een ‘ Peppol ID ’ is en hoe je er een kunt verkrijgen.

Zoek de bedrijfsnaam of identificatiecode op via de ‘Peppol ID ’-zoekfunctie van Qvalia of in de Peppol Directory. Als het bedrijf is geregistreerd, wordt in het zoekresultaat de Peppol ID weergegeven. Vermelding in de Peppol Directory is optioneel, dus als het bedrijf daar niet wordt vermeld, betekent dit niet altijd dat het geen documenten kan ontvangen. Uw dienstverlener kan dit controleren via een SMP-opzoeking.

Peppol is op zich geen wettelijke verplichting. Elk land bepaalt zelf of elektronische facturering verplicht is en welke formaten en kanalen van toepassing zijn. In België zijn sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen verplicht voor vrijwel alle binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Peppol BIS via het Peppol-netwerk is de standaard, terwijl andere kanalen die voldoen aan de norm EN 16931 in onderling overleg zijn toegestaan.

Vanaf 1 januari 2027 moeten Noorse bedrijven met een boekhoudplicht gestructureerde e-facturen versturen naar andere bedrijven met een boekhoudplicht die geregistreerd zijn om deze te ontvangen. EHF en Peppol BIS Billing zijn goedgekeurde formaten, en op grond van overgangsregels zijn bepaalde andere gestructureerde formaten tot 2030 toegestaan. In de EU moeten overheidsinstanties e-facturen kunnen ontvangen die voldoen aan EN 16931, en veel instanties doen dit via Peppol. Vereisten voor e-facturering per land.

Bij traditionele EDI worden handelspartners één voor één met elkaar verbonden, of via operators (VAN’s) die onderling roamingovereenkomsten moeten sluiten. Peppol vervangt die bilaterale opstellingen door gemeenschappelijke specificaties en gemeenschappelijke regels.

Kies een gecertificeerde aanbieder die de documenttypes, markten en integratiemogelijkheden ondersteunt die u nodig hebt.

Integreer uw ERP- of financiële systeem via API of SFTP, maak gebruik van een bestaande connector of ga aan de slag via een webapp. Snelstartgids voor de Peppol-API.

Uw dienstverlener verifieert uw organisatie en registreert uw Peppol ID, zodat anderen documenten naar u kunnen sturen.

Wissel testdocumenten uit met uw handelspartners en schakel vervolgens over naar de productieomgeving. De benodigde inspanning hangt af van de documenttypes, uw brongegevens en de integratiemethode: een webapp is snel op te zetten, terwijl ERP- en multi-entiteit-integraties technische planning en testen vereisen.