Obligatorisk strukturert elektronisk fakturering for innenlandske bedrift-til-bedrift-transaksjoner i Tyskland innføres i faser. Fra 1. januar 2025 må bedrifter etablert i Tyskland kunne motta e-fakturaer. Overgangsreglene for utstedelse av e-fakturaer løper til slutten av 2027, med bred obligatorisk utstedelse som gjelder fra 1. januar 2028.
Denne veiledningen forklarer frister, aksepterte formater og praktiske trinn for å utarbeide økonomisystemene dine. Den er basert på gjeldende veiledning fra det tyske føderale finansdepartementet (BMF).
Tidslinje for implementering av e-fakturering i Tyskland
Det tyske B2B-mandatet innføres gjennom følgende trinn:
| Fase | Behov | Dato |
| Obligatorisk kvittering | Bedrifter etablert i Tyskland må kunne motta en strukturert e-faktura. Det er ikke foreskrevet noen egen overføringsmetode. | Fra 1. januar 2025 |
| Generell overgangsperiode | Alle utstedere kan fortsette å bruke papirfakturaer eller, med mottakerens samtykke, andre elektroniske fakturaer som PDF-er. | Frem til 31. desember 2026 |
| Forlenget overgang | Utstedere med en omsetning på ikke mer enn €800 000 i fjor kan fortsette å bruke andre fakturaer. Avvikende EDI-prosedyrer kan også fortsette i 2027. | Frem til 31. desember 2027 |
| Bred obligatorisk utstedelse | Strukturerte e-fakturaer blir obligatoriske for innenlandske B2B-transaksjoner innenfor rammen etter at overgangsperiodene er over. | Fra 1. januar 2028 |
Omfang: Reglene gjelder generelt for avgiftspliktige transaksjoner mellom virksomheter etablert i Tyskland. Unntak inkluderer visse momsfrie transaksjoner, fakturaer med liten verdi på opptil €250 og billetter. Små bedrifter under det tyske momsregimet for små bedrifter er unntatt fra utstedelseplikten, men må fortsatt kunne motta e-fakturaer.
Håndheving: Tyskland anvender sine eksisterende regler for fakturering og oppbevaring av momsregistrering. Paragraf 26a i den tyske momsloven gir bøter på opptil 5000 euro for visse unnlatelser av å utstede eller oppbevare fakturaer. Konsekvensene avhenger av det spesifikke bruddet.
Godkjente tyske e-fakturaformater
En e-faktura må utstedes, sendes og mottas i et strukturert elektronisk format som muliggjør automatisert behandling. En enkel PDF er ikke en e-faktura i henhold til de tyske reglene som ble innført i 2025.
Vanlige kompatible formater inkluderer:
- XRechnung: Tysklands strukturerte XML-spesifikasjon basert på EN 16931. Den kan bruke UBL- eller UN/CEFACT CII-syntaks.
- ZUGFeRD: Et hybrid PDF/A-3-dokument med innebygd CII XML. Versjoner fra 2.0.1 kan kvalifisere, med unntak av MINIMUM- og BASIC-WL-profilene.
- Andre strukturerte formater: Formater som er i samsvar med EN 16931, eller et avtalt strukturert format hvorfra de nødvendige MVA-dataene kan hentes ut korrekt og fullstendig.
For hybridfakturaer er de strukturerte dataene avgjørende dersom de avviker fra den visuelle PDF-representasjonen. Bedrifter må beholde minst den strukturerte delen i sin opprinnelige form i åtte år.
Hvordan fakturaer kan utveksles
Tysk lov foreskriver ikke ett leveringsnettverk. Bedrifter kan utveksle kompatible filer via e-post, portal, systemgrensesnitt eller et nettverk som Peppol. Den valgte kanalen må bevare den strukturerte fakturaen og støtte pålitelig behandling.
Peppol er ikke obligatorisk for tysk B2B-fakturering, men det tilbyr en standardisert leveringsrute for EN 16931-baserte dokumenter. Et sertifisert Peppol- aksesspunkt kan koble sammen avsender og mottaker uten en bilateral transportintegrasjon.
Din e-fakturaklarhet i fire trinn
1. Bestem hvilke transaksjoner som er omfattet
Kartlegg dine tyske enheter, transaksjonstyper og kunderelasjoner før du bytter systemer.
- Identifiser innenlandske B2B-transaksjoner. Bekreft at begge parter er etablert i Tyskland, og at transaksjonen ikke er dekket av et unntak.
- Gjennomgå omsetningsgrensen din. Omsetningsgrensen på €800 000 fra året før påvirker om en utsteder kan benytte seg av den utvidede overgangsperioden i løpet av 2027.
- Separate B2B- og B2G-krav. Fakturering i offentlig sektor følger føderale og statsspesifikke regler og kan kreve XRechnung, en Leitweg-ID og en angitt portal eller leveringskanal.
- Bekreft oppbevaringskrav. Sørg for at de opprinnelige strukturerte dataene kan lagres, hentes og revideres i den nødvendige perioden.
2. Velg formater og leveringskanaler
Bli enige om driftsformatene og kanalene organisasjonen din skal støtte. XRechnung er egnet for maskin-til-maskin-behandling, mens ZUGFeRD kan hjelpe arbeidsflyter som også krever en lesbar PDF-representasjon.
- Angi et foretrukket format. Velg XRechnung, ZUGFeRD eller et annet kompatibelt strukturert format for hver relevante arbeidsflyt.
- Definer kanalstrategien din. Bestem hvor e-post, portal, API eller Peppol-levering er passende.
- Sjekk kundens krav. Large Kjøpere og offentlige myndigheter kan spesifisere rutereferanser, valideringsregler og innsendingskanaler.
- Håndtering av planunntak. Definer hvordan avviste filer, ugyldige mva-data og dupliserte fakturaer skal undersøkes og korrigeres.
3. Konfigurer og test systemene dine
Oppdater ERP-, fakturerings- eller regnskapsmiljøet ditt slik at fakturadata opprettes og behandles som strukturerte data i stedet for kun å gjengis som PDF.
- Tilordne obligatoriske felt. Bekreft at alle mva-fakturadata finnes i den strukturerte komponenten.
- Valider før levering. Test syntaks, EN 16931-regler og gjeldende XRechnung- eller nettverksvalideringsregler.
- Test innkommende behandling. Bekreft at mottatt XML kan vises, godkjennes, legges ut og arkiveres uten manuell registrering på nytt.
- Kjør ende-til-ende-tester. Inkluder kundeadressering, leveringsstatus, håndtering av avvisning og lagring i originalformat.
4. Gå live og overvåk samsvar
Flytt leverandør- og kundegrupper i kontrollerte faser og overvåk de første produksjonsflytene nøye.
- Spor overgangsdatoer. Oppdater reglene dine når den generelle overgangen avsluttes 31. desember 2026 og den utvidede overgangen avsluttes 31. desember 2027.
- Overvåk valideringsfeil. Bruk strukturert feilinformasjon til å korrigere gjentakende data- og kartleggingsproblemer.
- Vedlikehold masterdata . Hold mva-identifikatorer, juridiske navn, adresser, betalingsdata og kundereferanser oppdatert.
- Se gjennom regeloppdateringer. Følg de offisielle vanlige spørsmålene om e-fakturering fra BMF for endringer og avklaringer.
Kom i gang med Qvalia
Qvalia er en sertifisert Peppol-produsent aksesspunkt og lister opp Tyskland som et akkreditert marked. Qvalia støtter Peppol-levering og XRechnung gjennom fakturerings-API-et . Tilgjengelige nettbaserte og integrasjonsmuligheter avhenger av det valgte tjenesteomfanget.
- Velg en tjenestemodell. Se gjennom Qvalias planer for nettbasert sending og mottak, API-tilgang og sandkassetesting.
- Konfigurer fakturadataene dine. Tilordne ERP- eller faktureringsdata til det nødvendige strukturerte formatet og valideringsreglene.
- Test med handelspartnere. Bekreft adressering, levering og automatisert behandling før fakturavolumer flyttes til produksjon.
- Oppretthold mer enn én rute der det er nødvendig. Kombiner Peppol med andre kompatible leveringskanaler i henhold til kundens og offentlig sektors krav.
Se gjennom Qvalias dekning av Peppol og e-fakturering i ulike land , eller kontakt oss for å definere ditt tyske e-faktureringsoppsett.