Povinné štruktúrované elektronické fakturovanie pre vnútroštátne transakcie medzi podnikmi v Nemecku sa zavádza postupne. Od 1. januára 2025 musia podniky so sídlom v Nemecku byť schopné prijímať elektronické faktúry. Prechodné pravidlá pre vystavovanie elektronických faktúr platia do konca roka 2027, pričom všeobecná povinnosť vystavovania sa uplatňuje od 1. januára 2028.
V tejto príručke sú vysvetlené termíny, akceptované formáty a praktické kroky pri príprave vašich finančných systémov. Vychádza z aktuálnych usmernení nemeckého Spolkového ministerstva financií (BMF).
Časový harmonogram zavádzania elektronickej fakturácie v Nemecku
Nemecký mandát v oblasti B2B sa zavádza v nasledujúcich fázach:
| Fáza | Požiadavka | Dátum |
| Povinná potvrdenka | Podniky so sídlom v Nemecku musia byť schopné prijímať štruktúrované elektronické faktúry. Špecifický spôsob odosielania nie je predpísaný. | Od 1. januára 2025 |
| Všeobecné prechodné obdobie | Všetci vystavovatelia môžu naďalej používať papierové faktúry alebo, so súhlasom príjemcu, iné elektronické faktúry, napríklad vo formáte PDF. | Do 31. decembra 2026 |
| Predĺžený prechod | Vydavatelia, ktorých obrat v predchádzajúcom roku nepresiahol 800 000 €, môžu naďalej používať iné faktúry. Aj v priebehu roka 2027 je možné pokračovať v používaní postupov EDI, ktoré nie sú v súlade s predpismi. | Do 31. decembra 2027 |
| Široké povinné vydávanie | Po uplynutí prechodných období sa štruktúrované elektronické faktúry stanú povinnými pre domáce transakcie typu B2B, na ktoré sa táto povinnosť vzťahuje. | Od 1. januára 2028 |
Rozsah pôsobnosti: Tieto pravidlá sa vo všeobecnosti vzťahujú na zdaniteľné transakcie medzi podnikmi so sídlom v Nemecku. Výnimky tvoria určité transakcie oslobodené od DPH, faktúry s nízkou hodnotou do 250 € a vstupenky. Malé podniky, na ktoré sa vzťahuje nemecký režim DPH pre malé podniky, sú oslobodené od povinnosti vystavovať faktúry, musia však byť schopné prijímať elektronické faktúry.
Vynútiteľnosť: Nemecko uplatňuje svoje platné predpisy týkajúce sa fakturácie DPH a uchovávania záznamov. § 26a nemeckého zákona o DPH stanovuje pokuty vo výške až 5 000 EUR za určité prípady nevy vystavenia alebo neuchovania faktúr. Dôsledky závisia od konkrétneho porušenia.
Prijímané formáty nemeckých elektronických faktúr
Elektronická faktúra musí byť vystavená, odoslaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje automatizované spracovanie. Bežný súbor PDF sa podľa nemeckých predpisov, ktoré nadobudnú platnosť v roku 2025, nepovažuje za elektronickú faktúru.
Medzi bežné formáty, ktoré spĺňajú požiadavky, patria:
- XRechnung: Nemecká štruktúrovaná špecifikácia XML založená na norme EN 16931. Môže využívať syntax UBL alebo UN/CEFACT CII.
- ZUGFeRD: Hybridný dokument vo formáte PDF/A-3 s vloženým XML CII. Vyhovujú verzie od 2.0.1, s výnimkou profilov MINIMUM a BASIC-WL.
- Iné štruktúrované formáty: Formáty, ktoré spĺňajú požiadavky normy EN 16931, alebo dohodnutý štruktúrovaný formát, z ktorého je možné správne a úplne extrahovať požadované údaje o DPH.
V prípade hybridných faktúr sú rozhodujúce štruktúrované údaje, ak sa líšia od vizuálneho zobrazenia vo formáte PDF. Podniky musia uchovávať aspoň štruktúrovanú časť v pôvodnej podobe po dobu ôsmich rokov.
Ako je možné si vymieňať faktúry
Nemecké právo nepredpisuje jedinú sieť na doručovanie. Podniky môžu vymieňať súbory spĺňajúce požiadavky prostredníctvom e-mailu, portálu, systémového rozhrania alebo siete, ako je napríklad Peppol. Zvolený kanál musí zachovať štruktúrovanú faktúru a zabezpečiť spoľahlivé spracovanie.
Systém Peppol nie je povinný pre nemeckú fakturáciu medzi podnikmi (B2B), poskytuje však štandardizovanú trasu doručenia pre dokumenty založené na norme EN 16931. Certifikovaný prístupový bod Peppol môže prepojiť odosielateľa a príjemcu bez potreby bilaterálnej integrácie prenosu.
Príprava na elektronickú fakturáciu v štyroch krokoch
1. Určite, ktoré transakcie spadajú do rozsahu pôsobnosti
Pred prechodom na nový systém si zmapujte nemecké subjekty, typy transakcií a vzťahy so zákazníkmi.
- Zistite, či ide o vnútroštátne transakcie typu B2B. Overte, či majú obe strany sídlo v Nemecku a či sa na danú transakciu nevzťahuje žiadna výnimka.
- Skontrolujte si prahový obrat. Prahový obrat vo výške 800 000 EUR za predchádzajúci rok ovplyvňuje to, či môže emitent v priebehu roka 2027 využiť predĺžené prechodné obdobie.
- Rozlišujte medzi požiadavkami pre B2B a B2G. Fakturácia vo verejnom sektore sa riadi federálnymi predpismi a predpismi jednotlivých spolkových štátov a môže vyžadovať formát XRechnung, identifikátor Leitweg-ID a určený portál alebo doručovací kanál.
- Overte požiadavky na uchovávanie údajov. Uistite sa, že pôvodné štruktúrované údaje je možné uchovávať, vyhľadávať a kontrolovať počas požadovaného obdobia.
2. Vyberte formáty a distribučné kanály
Dohodnite sa na prevádzkových formátoch a kanáloch, ktoré bude vaša organizácia podporovať. XRechnung je vhodný na spracovanie typu „stroj-stroj“, zatiaľ čo ZUGFeRD môže pomôcť pri pracovných postupoch, ktoré vyžadujú aj čitateľnú podobu vo formáte PDF.
- Nastavte preferovaný formát. Pre každý príslušný pracovný postup vyberte formát XRechnung, ZUGFeRD alebo iný kompatibilný štruktúrovaný formát.
- Určite stratégiu svojho kanála. Rozhodnite sa, kde je vhodné využiť doručovanie prostredníctvom e-mailu, portálu, API alebo Peppol.
- Overte si požiadavky zákazníka. Kupujúci z programu „ Large “ a verejné orgány môžu stanoviť referenčné údaje pre smerovanie, pravidlá overovania a kanály na podávanie žiadostí.
- Naplánujte riešenie výnimiek. Stanovte, ako sa budú preverovať a opravovať zamietnuté súbory, neplatné údaje o DPH a duplicitné faktúry.
3. Nakonfigurujte a otestujte svoje systémy
Aktualizujte svoje ERP, fakturačné alebo účtovné prostredie tak, aby sa údaje z faktúr vytvárali a spracúvali ako štruktúrované údaje, a nie len vo formáte PDF.
- Priraďte povinné polia. Overte, či sú všetky údaje z faktúry s DPH obsiahnuté v štruktúrovanej zložke.
- Pred odoslaním skontrolujte správnosť údajov. Skontrolujte syntax, dodržiavanie pravidiel normy EN 16931 a príslušných pravidiel validácie formátu XRechnung alebo sieťovej validácie.
- Otestujte spracovanie prichádzajúcich údajov. Overte, či je možné prijaté XML zobraziť, schváliť, zaúčtovať a archivovať bez ručného opätovného zadávania.
- Vykonajte komplexné testy. Zahrňte do nich adresovanie zákazníkov, stav doručenia, riešenie odmietnutých zásielok a ukladanie v pôvodnom formáte.
4. Spustite prevádzku a sledujte dodržiavanie predpisov
Presuňte skupiny dodávateľov a zákazníkov v kontrolovaných fázach a dôkladne sledujte prvé výrobné toky.
- Sledujte termíny prechodu. Aktualizujte svoje pravidlá po uplynutí všeobecného prechodného obdobia 31. decembra 2026 a po uplynutí predĺženého prechodného obdobia 31. decembra 2027.
- Sledujte chyby pri validácii. Využite štruktúrované informácie o chybách na odstránenie opakujúcich sa problémov s údajmi a priradením.
- Spravujte kmeňové údaje. Udržujte identifikačné čísla pre účely DPH, oficiálne názvy, adresy, platobné údaje a referenčné čísla zákazníkov v aktuálnom stave.
- Preštudujte si najnovšie zmeny v právnych predpisoch. Informácie o zmenách a vysvetleniach nájdete v oficiálnej sekcii často kladených otázok (FAQ) spoločnosti BMF týkajúcej sa elektronickej fakturácie.
Začnite s Qvalia
Spoločnosť Qvalia je certifikovaným prístupovým bodom Peppol a Nemecko uvádza ako akreditovaný trh. Qvalia podporuje doručovanie prostredníctvom Peppol a formát XRechnung cez fakturačné rozhranie API. Dostupné webové a integračné funkcie závisia od zvoleného rozsahu služieb.
- Vyberte si model služby. Prezrite si ponuky spoločnosti Qvalia v oblasti webového odosielania a prijímania správ, prístupu k API a testovania v sandboxe.
- Nakonfigurujte údaje na faktúrach. Priraďte údaje z ERP systému alebo fakturačné údaje k požadovanému štruktúrovanému formátu a pravidlám overovania.
- Otestujte to s obchodnými partnermi. Pred presunom faktúr do produkčného prostredia overte správnosť adresovania, doručovania a automatizovaného spracovania.
- V prípade potreby udržiavajte viac ako jednu trasu. Kombinujte Peppol s inými kompatibilnými kanálmi doručovania v súlade s požiadavkami zákazníkov a verejného sektora.
Prezrite si prehľad krajín, v ktorých spoločnosť Qvalia podporuje Peppol a elektronickú fakturáciu, alebo nás kontaktujte, aby sme pre vás nastavili elektronickú fakturáciu v Nemecku.