Povinné strukturované elektronické fakturování pro vnitrostátní transakce mezi podniky v Německu se zavádí postupně. Od 1. ledna 2025 musí podniky se sídlem v Německu být schopny přijímat elektronické faktury. Přechodná pravidla pro vystavování elektronických faktur platí do konce roku 2027, přičemž plošná povinnost vystavování elektronických faktur začne platit od 1. ledna 2028.
Tato příručka vysvětluje lhůty, povolené formáty a praktické kroky při přípravě vašich finančních systémů. Vychází z aktuálních pokynů německého Spolkového ministerstva financí (BMF).
Časový harmonogram zavádění elektronické fakturace v Německu
Německý program B2B se zavádí v následujících fázích:
| Fáze | Požadavek | Datum |
| Povinná stvrzenka | Podniky se sídlem v Německu musí být schopny přijímat strukturované elektronické faktury. Konkrétní způsob přenosu není předepsán. | Od 1. ledna 2025 |
| Obecné přechodné období | Všichni vystavovatelé mohou i nadále používat papírové faktury nebo, se souhlasem příjemce, jiné elektronické faktury, například ve formátu PDF. | Do 31. prosince 2026 |
| Prodloužené přechodné období | Vydavatelé, jejichž obrat v předchozím roce nepřesáhl 800 000 €, mohou i nadále používat jiné faktury. V průběhu roku 2027 lze rovněž i nadále používat postupy EDI, které nejsou v souladu s předpisy. | Do 31. prosince 2027 |
| Široké povinné vydávání | Po uplynutí přechodných lhůt se strukturované elektronické faktury stanou povinnými pro vnitrostátní transakce typu B2B, na které se tato povinnost vztahuje. | Od 1. ledna 2028 |
Rozsah působnosti: Tato pravidla se obecně vztahují na zdanitelné transakce mezi podniky se sídlem v Německu. Mezi výjimky patří určité transakce osvobozené od DPH, faktury s nízkou hodnotou do 250 EUR a vstupenky. Malé podniky spadající pod německý režim DPH pro malé podniky jsou osvobozeny od povinnosti vystavovat elektronické faktury, musí však být schopny elektronické faktury přijímat.
Vymáhání: Německo uplatňuje stávající pravidla týkající se vystavování faktur a uchovávání dokladů v rámci DPH. § 26a německého zákona o DPH stanoví pokuty až do výše 5 000 EUR za určité případy nevystavení nebo neuchování faktur. Důsledky závisí na konkrétním porušení předpisů.
Přijímané formáty německých elektronických faktur
Elektronická faktura musí být vystavena, odeslána a přijata ve strukturovaném elektronickém formátu, který umožňuje automatizované zpracování. Obyčejný soubor PDF se podle německých předpisů, které vstoupí v platnost v roce 2025, nepovažuje za elektronickou fakturu.
Mezi běžné formáty, které splňují požadavky, patří:
- XRechnung: německá specifikace strukturovaného formátu XML založená na normě EN 16931. Může využívat syntaxi UBL nebo UN/CEFACT CII.
- ZUGFeRD: Hybridní dokument ve formátu PDF/A-3 s vloženým XML CII. Splňují požadavky verze od 2.0.1, s výjimkou profilů MINIMUM a BASIC-WL.
- Jiné strukturované formáty: Formáty, které jsou v souladu s normou EN 16931, nebo dohodnutý strukturovaný formát, z něhož lze správně a úplně extrahovat požadované údaje o DPH.
U hybridních faktur jsou rozhodující strukturovaná data, pokud se liší od vizuálního zobrazení ve formátu PDF. Podniky musí uchovávat alespoň strukturovanou část v původní podobě po dobu osmi let.
Jak lze vyměňovat faktury
Německé právo nestanoví jedinou síť pro předávání dat. Podniky mohou vyměňovat soubory splňující požadavky prostřednictvím e-mailu, portálu, systémového rozhraní nebo sítě, jako je například Peppol. Zvolený kanál musí zachovat strukturovaný formát faktury a umožňovat její spolehlivé zpracování.
Peppol není pro německou fakturaci mezi podniky (B2B) povinný, poskytuje však standardizovanou trasu doručení pro dokumenty v souladu s normou EN 16931. Certifikovaný přístupový bod Peppol může propojit odesílatele a příjemce bez nutnosti oboustranné integrace přenosových systémů.
Jak se připravit na elektronickou fakturaci ve čtyřech krocích
1. Určete, které transakce spadají do rozsahu
Před změnou systému si zmapujte své německé subjekty, typy transakcí a vztahy se zákazníky.
- Zjistěte, zda se jedná o vnitrostátní transakce typu B2B. Ověřte, zda mají obě strany sídlo v Německu a zda se na danou transakci nevztahuje žádná výjimka.
- Zkontrolujte si hranici obratu. Hranice obratu z předchozího roku ve výši 800 000 EUR určuje, zda může emitent v průběhu roku 2027 využít prodloužené přechodné období.
- Rozlišujte mezi požadavky pro B2B a B2G. Fakturace ve veřejném sektoru se řídí federálními a specifickými pravidly jednotlivých spolkových zemí a může vyžadovat formát XRechnung, identifikátor Leitweg-ID a určený portál či doručovací kanál.
- Ověřte požadavky na dobu uchovávání. Ujistěte se, že původní strukturovaná data lze po požadovanou dobu ukládat, vyhledávat a podrobit auditu.
2. Vyberte formáty a distribuční kanály
Dohodněte se na provozních formátech a kanálech, které bude vaše organizace podporovat. XRechnung je vhodný pro zpracování typu „machine-to-machine“, zatímco ZUGFeRD může být užitečný pro pracovní postupy, které vyžadují také čitelnou verzi ve formátu PDF.
- Nastavte preferovaný formát. Pro každý příslušný pracovní postup vyberte formát XRechnung, ZUGFeRD nebo jiný kompatibilní strukturovaný formát.
- Stanovte si strategii pro jednotlivé kanály. Rozhodněte se, kde je vhodné využít e-mail, portál, API nebo doručování přes Peppol.
- Zkontrolujte požadavky zákazníků. Large Odběratelé a veřejné orgány mohou stanovit referenční trasy, pravidla ověřování a kanály pro předkládání.
- Naplánujte řešení výjimek. Stanovte, jakým způsobem budou prověřovány a opravovány zamítnuté soubory, neplatné údaje o DPH a duplicitní faktury.
3. Nakonfigurujte a otestujte své systémy
Aktualizujte své ERP, fakturační nebo účetní prostředí tak, aby se údaje z faktur vytvářely a zpracovávaly jako strukturovaná data, a ne pouze ve formátu PDF.
- Přiřaďte povinná pole. Ověřte, zda jsou ve strukturované složce obsaženy všechny údaje z faktury s DPH.
- Před odesláním proveďte kontrolu. Ověřte syntaxi, dodržování pravidel normy EN 16931 a příslušných pravidel pro ověření formátu XRechnung nebo síťových pravidel.
- Otestujte zpracování příchozích dat. Ověřte, zda je možné přijaté XML zobrazit, schválit, zaúčtovat a archivovat bez ručního zadávání.
- Proveďte komplexní testy. Zahrňte do nich adresování zákazníků, stav doručení, řešení odmítnutých zásilek a ukládání v původním formátu.
4. Spusťte systém do ostrého provozu a sledujte dodržování předpisů
Přesuňte skupiny dodavatelů a zákazníků v kontrolovaných fázích a pečlivě sledujte první výrobní toky.
- Sledujte termíny přechodu. Aktualizujte svá pravidla, jakmile skončí obecná přechodná lhůta dne 31. prosince 2026 a prodloužená přechodná lhůta dne 31. prosince 2027.
- Sledujte chyby při ověřování. Využijte strukturované informace o chybách k nápravě opakujících se problémů s daty a mapováním.
- Spravujte kmenová data. Udržujte identifikační čísla pro účely DPH, oficiální názvy, adresy, platební údaje a referenční čísla zákazníků v aktuálním stavu.
- Prostudujte si nejnovější informace o změnách v předpisech. Sledujte oficiální sekci „Často kladené otázky“ (FAQ) k elektronické fakturaci BMF, kde najdete informace o změnách a vysvětlení.
Začněte s Qvalia
Společnost Qvalia je certifikovaným přístupovým bodem Peppol a uvádí Německo jako akreditovaný trh. Qvalia podporuje doručování prostřednictvím Peppol a formát XRechnung prostřednictvím fakturačního API. Dostupné webové a integrační funkce závisí na zvoleném rozsahu služeb.
- Vyberte si model služby. Prohlédněte si nabídky společnosti Qvalia v oblasti webového odesílání a přijímání zpráv, přístupu k API a testování v sandboxu.
- Nakonfigurujte údaje na fakturách. Převádějte data z ERP systému nebo fakturační data do požadovaného strukturovaného formátu a přizpůsobte je pravidlům ověřování.
- Proveďte test s obchodními partnery. Ověřte správnost adres, doručení a automatizované zpracování, než převedete faktury do produkčního prostředí.
- V případě potřeby zajistěte více než jednu trasu. Kombinujte Peppol s dalšími kompatibilními kanály pro doručování v souladu s požadavky zákazníků a veřejného sektoru.
Prohlédněte si přehled zemí, ve kterých společnost Qvalia podporuje Peppol a elektronickou fakturaci, nebo nás kontaktujte a společně nastavíme vaši elektronickou fakturaci v Německu.