Saksassa otetaan vaiheittain käyttöön pakollinen jäsennelty sähköinen laskutus kotimaisissa yritysten välisissä liiketoimissa. 1. tammikuuta 2025 alkaen Saksassa toimivien yritysten on kyettävä vastaanottamaan sähköisiä laskuja. Sähköisten laskujen lähettämistä koskevat siirtymäsäännöt ovat voimassa vuoden 2027 loppuun asti, ja laajamittainen pakollinen lähettämisvelvollisuus astuu voimaan 1. tammikuuta 2028.
Tässä oppaassa selitetään määräajat, hyväksytyt tiedostomuodot sekä käytännön ohjeet taloushallintojärjestelmien valmistelemiseksi. Opas perustuu Saksan liittovaltion valtiovarainministeriön (BMF) nykyisiin ohjeisiin.
Saksan sähköisen laskutuksen käyttöönoton aikataulu
Saksan B2B-toimeksianto otetaan käyttöön seuraavien vaiheiden kautta:
| Vaihe | Vaatimus | Päivämäärä |
| Pakollinen kuitti | Saksassa toimivien yritysten on kyettävä vastaanottamaan jäsennelty sähköinen lasku. Erityistä lähetystapaa ei ole määrätty. | 1. tammikuuta 2025 alkaen |
| Yleinen siirtymäkausi | Kaikki laskuttajat voivat edelleen käyttää paperilaskut tai, vastaanottajan suostumuksella, muita sähköisiä laskuja, kuten PDF-tiedostoja. | 31. joulukuuta 2026 asti |
| Pidennetty siirtymäkausi | Liiketoiminnan liikevaihto edellisenä vuonna enintään 800 000 euroa olleet laskuttajat voivat jatkaa muiden laskujen käyttöä. EDI-menettelyjä, jotka eivät täytä vaatimuksia, voidaan myös jatkaa vuoden 2027 aikana. | 31. joulukuuta 2027 asti |
| Laaja pakollinen liikkeeseenlasku | Rakenteelliset sähköiset laskut tulevat pakollisiksi soveltamisalaan kuuluvissa kotimaisissa B2B-liiketoimissa siirtymäaikojen päätyttyä. | 1. tammikuuta 2028 alkaen |
Soveltamisala: Säännöt koskevat yleisesti Saksassa sijoittautuneiden yritysten välisiä verotettavia liiketoimia. Poikkeuksia ovat tietyt arvonlisäverovapaat liiketoimet, enintään 250 euron arvoiset laskut sekä liput. Saksan pienyritysten arvonlisäverojärjestelmän piiriin kuuluvat pienyritykset ovat vapautettuja laskun laatimisvelvollisuudesta, mutta niiden on silti oltava valmiita vastaanottamaan sähköisiä laskuja.
Täytäntöönpano: Saksa soveltaa voimassa olevia arvonlisäverolaskutusta ja kirjanpidon säilyttämistä koskevia sääntöjään. Saksan arvonlisäverolain 26a §:n mukaan tietyistä laskujen laatimisen tai säilyttämisen laiminlyönneistä voidaan määrätä enintään 5 000 euron sakkoja. Seuraamukset riippuvat rikkomuksen luonteesta.
Hyväksytyt saksalaiset sähköisten laskujen tiedostomuodot
Sähköinen lasku on laadittava, lähetettävä ja vastaanotettava jäsennellyssä sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa automaattisen käsittelyn. Pelkkä PDF-tiedosto ei ole sähköinen lasku vuonna 2025 voimaan tulevien saksalaisten sääntöjen mukaan.
Yleisiä vaatimustenmukaisia tiedostomuotoja ovat muun muassa:
- XRechnung: Saksan standardoitu XML-määrittely, joka perustuu standardiin EN 16931. Siinä voidaan käyttää joko UBL- tai UN/CEFACT CII -syntaksia.
- ZUGFeRD: Hybridi-PDF/A-3-asiakirja, johon on upotettu CII XML. Versiot 2.0.1 alkaen täyttävät vaatimukset, lukuun ottamatta MINIMUM- ja BASIC-WL-profiileja.
- Muut jäsennellyt tiedostomuodot: EN 16931 -standardin mukaiset tiedostomuodot tai sovittu jäsennelty tiedostomuoto, josta vaaditut arvonlisäverotiedot voidaan poimia oikein ja kokonaisuudessaan.
Hybridilaskujen osalta strukturoidut tiedot ovat ratkaisevia, jos ne poikkeavat PDF-tiedoston visuaalisesta esityksestä. Yritysten on säilytettävä ainakin strukturoitu osa alkuperäisessä muodossaan kahdeksan vuoden ajan.
Miten laskuja voidaan vaihtaa
Saksan lainsäädännössä ei määrätä yhtä tiettyä toimitusverkostoa. Yritykset voivat vaihtaa vaatimustenmukaisia tiedostoja sähköpostitse, portaalin kautta, järjestelmärajapinnan avulla tai esimerkiksi Peppol-verkoston kautta. Valitun kanavan on säilytettävä laskun rakenne ja tuettava luotettavaa käsittelyä.
Peppol ei ole pakollinen saksalaisessa B2B-laskutuksessa, mutta se tarjoaa standardoidun toimitusreitin EN 16931 -standardin mukaisille asiakirjoille. Sertifioitu Peppol-yhteyspiste voi yhdistää lähettäjän ja vastaanottajan ilman kahdenvälistä siirtointegraatiota.
Neljä askelta sähköisen laskutuksen käyttöönottoon
1. Selvitä, mitkä tapahtumat kuuluvat soveltamisalan piiriin
Kartoita saksalaiset liiketoimintayksikkönne, tapahtumatyyppinne ja asiakassuhteenne ennen järjestelmänvaihtoa.
- Tunnista kotimaiset B2B-liiketoimet. Varmista, että molemmat osapuolet ovat sijoittautuneet Saksaan ja että liiketoimeen ei sovelleta poikkeusta.
- Tarkista liikevaihdon raja-arvo. Edellisen vuoden 800 000 euron liikevaihdon raja-arvo vaikuttaa siihen, voiko liikkeeseenlaskija hyödyntää pidennettyä siirtymäaikaa vuonna 2027.
- Erota toisistaan B2B- ja B2G-vaatimukset. Julkisen sektorin laskutus noudattaa liittovaltion ja osavaltioiden sääntöjä, ja siinä saatetaan vaatia XRechnung-laskua, Leitweg-ID-tunnusta sekä tiettyä portaalia tai toimituskanavaa.
- Varmista säilytysvaatimukset. Varmista, että alkuperäiset jäsennellyt tiedot voidaan tallentaa, hakea ja tarkastaa vaaditun ajan kuluessa.
2. Valitse formaatit ja jakelukanavat
Sovitaan yhdessä, mitä toimintamuotoja ja kanavia organisaationne tukee. XRechnung sopii koneiden väliseen käsittelyyn, kun taas ZUGFeRD voi olla hyödyllinen työnkulkuissa, joissa tarvitaan myös luettavissa olevaa PDF-muotoista esitystä.
- Määritä ensisijainen muoto. Valitse kullekin asiaankuuluvalle työnkululle XRechnung-, ZUGFeRD- tai muu vaatimusten mukainen jäsennelty muoto.
- Määritä kanavastrategiasi. Päätä, missä tilanteissa sähköposti, portaali, API tai Peppol-toimitus on sopiva vaihtoehto.
- Tarkista asiakkaan vaatimukset. Large Ostajat ja viranomaiset voivat määrittää reititysohjeet, vahvistussäännöt ja lähetyskanavat.
- Suunnittele poikkeustilanteiden käsittely. Määritä, miten hylätyt tiedostot, virheelliset ALV-tiedot ja päällekkäiset laskut tutkitaan ja korjataan.
3. Määritä järjestelmien asetukset ja testaa ne
Päivitä ERP-, laskutus- tai kirjanpitojärjestelmäsi niin, että laskutiedot luodaan ja käsitellään jäsenneltyinä tietoina sen sijaan, että ne esitetään pelkästään PDF-tiedostona.
- Määritä pakolliset kentät. Varmista, että kaikki arvonlisäverolaskun tiedot sisältyvät jäsenneltyyn osaan.
- Tarkista tiedot ennen lähettämistä. Tarkista syntaksi, standardin EN 16931 säännöt sekä sovellettavat XRechnung- tai verkkovalidointisäännöt.
- Tarkista saapuvien tietojen käsittely. Varmista, että vastaanotetut XML-tiedostot voidaan näyttää, hyväksyä, kirjata ja arkistoida ilman manuaalista uudelleen syöttöä.
- Suorita kokonaisvaltaiset testit. Ota huomioon asiakkaiden osoitteiden käsittely, toimitustila, hylkäysten käsittely ja tallennus alkuperäisessä muodossa.
4. Ota käyttöön ja seuraa sääntöjen noudattamista
Siirrä toimittaja- ja asiakasryhmiä hallituissa vaiheissa ja seuraa ensimmäisiä tuotantovirtoja tarkasti.
- Seuraa siirtymäaikojen päättymispäiviä. Päivitä sääntöjäsi, kun yleinen siirtymäkausi päättyy 31. joulukuuta 2026 ja pidennetty siirtymäkausi päättyy 31. joulukuuta 2027.
- Seuraa validointivirheitä. Käytä jäsenneltyjä virhetietoja toistuvien tieto- ja kartoitusongelmien korjaamiseen.
- Päivitä perustiedot. Pidä ALV-tunnukset, viralliset nimet, osoitteet, maksutiedot ja asiakasviitteet ajan tasalla.
- Tutustu lainsäädännön muutoksiin. Seuraa virallisia BMF:n sähköisen laskutuksen UKK-kysymyksiä saadaksesi tietoa muutoksista ja selvennyksistä.
Aloita Qvalian käyttö
Qvalia on sertifioitu Peppol-yhteyspiste, ja se mainitsee Saksan akkreditoituna markkina-alueena. Qvalia tukee Peppol-lähetyksiä ja XRechnung-laskujen lähetystä laskutus-API:n kautta. Saatavilla olevat verkkopohjaiset ja integraatiomahdollisuudet riippuvat valitusta palvelukokonaisuudesta.
- Valitse palvelumalli. Tutustu Qvalian paketteihin, jotka kattavat verkkopohjaisen viestien lähettämisen ja vastaanottamisen, API-käytön sekä testausympäristön.
- Määritä laskutustietosi. Määritä ERP- tai laskutustiedot vaadittuun jäsenneltyyn muotoon ja validointisääntöihin.
- Testaa järjestelmää kauppakumppaneiden kanssa. Varmista osoitteiden käsittely, toimitukset ja automaattinen käsittely ennen laskujen siirtämistä tuotantokäyttöön.
- Käytä tarvittaessa useampaa kuin yhtä reittiä. Yhdistä Peppol muihin vaatimustenmukaisiin toimituskanaviin asiakkaiden ja julkisen sektorin vaatimusten mukaisesti.
Tutustu Qvalian Peppol- ja sähköisen laskutuksen maakohtaiseen kattavuuteen tai ota meihin yhteyttä, jotta voimme määrittää yrityksesi saksalaisen sähköisen laskutuksen järjestelyt.