Die verpflichtende strukturierte elektronische Rechnungsstellung für inländische Business-to-Business-Transaktionen in Deutschland wird schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Übergangsregelungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gelten bis Ende 2027; ab dem 1. Januar 2028 gilt dann eine umfassende Ausstellungspflicht.
In diesem Leitfaden werden die Fristen, die zulässigen Formate und die praktischen Schritte zur Vorbereitung Ihrer Finanzsysteme erläutert. Er basiert auf den aktuellen Leitlinien des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland
Die Einführung des deutschen B2B-Mandats erfolgt in folgenden Schritten:
| Phase | Anforderung | Datum |
| Obligatorische Quittung | In Deutschland ansässige Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Ein bestimmtes Übermittlungsverfahren ist nicht vorgeschrieben. | Ab dem 1. Januar 2025 |
| Allgemeine Übergangsfrist | Alle Aussteller können weiterhin Rechnungen in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen, wie beispielsweise PDF-Dateien, verwenden. | Bis zum 31. Dezember 2026 |
| Verlängerte Übergangsphase | Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € dürfen weiterhin andere Rechnungen verwenden. Auch nicht konforme EDI-Verfahren dürfen im Jahr 2027 weiterhin angewendet werden. | Bis zum 31. Dezember 2027 |
| Umfassende Emissionspflicht | Nach Ablauf der Übergangsfristen werden strukturierte E-Rechnungen für betroffene inländische B2B-Transaktionen verpflichtend. | Ab dem 1. Januar 2028 |
Geltungsbereich: Die Vorschriften gelten grundsätzlich für steuerpflichtige Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Ausnahmen bilden bestimmte umsatzsteuerbefreite Umsätze, Rechnungen mit geringem Rechnungsbetrag bis zu 250 € sowie Eintrittskarten. Kleinunternehmen, die unter die deutsche Kleinunternehmerregelung fallen, sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen jedoch weiterhin in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Durchsetzung: In Deutschland gelten die bestehenden Vorschriften zur Rechnungsstellung und Aufbewahrung von Belegen im Rahmen des Umsatzsteuerrechts. § 26a des deutschen Umsatzsteuergesetzes sieht Geldbußen von bis zu 5.000 € für bestimmte Verstöße gegen die Pflicht zur Ausstellung oder Aufbewahrung von Rechnungen vor. Die Folgen hängen von der jeweiligen Zuwiderhandlung ab.
Akzeptierte deutsche E-Rechnungsformate
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument gilt nach den 2025 in Kraft tretenden deutschen Vorschriften nicht als elektronische Rechnung.
Zu den gängigen konformen Formaten gehören:
- XRechnung: Deutschlands strukturierte XML-Spezifikation auf Basis der Norm EN 16931. Sie kann die UBL- oder die UN/CEFACT-CII-Syntax verwenden.
- ZUGFeRD: Ein hybrides PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem CII-XML. Versionen ab 2.0.1 sind zulässig, mit Ausnahme der Profile „MINIMUM“ und „BASIC-WL“.
- Sonstige strukturierte Formate: Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, oder ein vereinbartes strukturiertes Format, aus dem die erforderlichen Umsatzsteuerdaten korrekt und vollständig extrahiert werden können.
Bei Hybridrechnungen sind die strukturierten Daten maßgeblich, sofern sie von der visuellen PDF-Darstellung abweichen. Unternehmen müssen zumindest den strukturierten Teil acht Jahre lang in seiner ursprünglichen Form aufbewahren.
Wie Rechnungen ausgetauscht werden können
Das deutsche Recht schreibt kein bestimmtes Übermittlungsnetz vor. Unternehmen können konforme Dateien per E-Mail, über ein Portal, eine Systemschnittstelle oder ein Netzwerk wie Peppol austauschen. Der gewählte Kanal muss die strukturierte Rechnung erhalten und eine zuverlässige Verarbeitung gewährleisten.
Peppol ist für die deutsche B2B-Rechnungsstellung nicht verpflichtend, bietet jedoch einen standardisierten Übermittlungsweg für Dokumente gemäß EN 16931. Ein zertifizierter Peppol-Access-Point kann den Absender und den Empfänger ohne bilaterale Transportintegration miteinander verbinden.
Ihre E-Rechnungs-Bereitschaft in vier Schritten
1. Ermitteln Sie, welche Transaktionen in den Geltungsbereich fallen
Erfassen Sie Ihre deutschen Unternehmenseinheiten, Geschäftsvorfälle und Kundenbeziehungen, bevor Sie das System wechseln.
- Ermitteln Sie inländische B2B-Transaktionen. Vergewissern Sie sich, dass beide Parteien in Deutschland ansässig sind und dass die Transaktion nicht unter eine Ausnahmeregelung fällt.
- Überprüfen Sie Ihre Umsatzschwelle. Die Umsatzschwelle von 800.000 € des Vorjahres bestimmt, ob ein Emittent im Jahr 2027 die verlängerte Übergangsfrist in Anspruch nehmen kann.
- Unterscheiden Sie zwischen B2B- und B2G-Anforderungen. Die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor unterliegt bundes- und landesspezifischen Vorschriften und erfordert unter Umständen XRechnung, eine Leitweg-ID sowie ein bestimmtes Portal oder einen bestimmten Übermittlungsweg.
- Überprüfen Sie die Aufbewahrungsvorschriften. Stellen Sie sicher, dass die ursprünglichen strukturierten Daten für den vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert, abgerufen und geprüft werden können.
2. Formate und Vertriebskanäle auswählen
Einigen Sie sich auf die Betriebsformate und Kanäle, die Ihre Organisation unterstützen wird. XRechnung eignet sich für die maschinelle Verarbeitung, während ZUGFeRD bei Arbeitsabläufen hilfreich sein kann, die zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung erfordern.
- Legen Sie ein bevorzugtes Format fest. Wählen Sie für jeden relevanten Workflow „XRechnung“, „ZUGFeRD“ oder ein anderes konformes strukturiertes Format aus.
- Legen Sie Ihre Kanalstrategie fest. Entscheiden Sie, wo der Versand per E-Mail, über das Portal, per API oder über Peppol sinnvoll ist.
- Kundenanforderungen prüfen. Large Käufer und öffentliche Stellen können Routing-Referenzen, Validierungsregeln und Einreichungskanäle festlegen.
- Planen Sie die Behandlung von Ausnahmen. Legen Sie fest, wie abgelehnte Dateien, ungültige Umsatzsteuerdaten und doppelte Rechnungen geprüft und korrigiert werden sollen.
3. Konfigurieren und testen Sie Ihre Systeme
Aktualisieren Sie Ihre ERP-, Rechnungsstellungs- oder Buchhaltungsumgebung, damit Rechnungsdaten als strukturierte Daten erstellt und verarbeitet werden und nicht nur als PDF-Datei ausgegeben werden.
- Ordnen Sie die Pflichtfelder zu. Vergewissern Sie sich, dass alle Daten der Umsatzsteuerrechnung in der strukturierten Komponente vorhanden sind.
- Vor der Übermittlung überprüfen. Überprüfen Sie die Syntax, die Regeln der Norm EN 16931 sowie die geltenden XRechnung- oder Netzwerkvalidierungsregeln.
- Prüfen Sie die Eingangsverarbeitung. Stellen Sie sicher, dass empfangene XML-Daten ohne manuelle Neueingabe angezeigt, genehmigt, verbucht und archiviert werden können.
- Führen Sie End-to-End-Tests durch. Berücksichtigen Sie dabei die Kundenadressierung, den Lieferstatus, die Behandlung von Ablehnungen und die Speicherung im Originalformat.
4. In Betrieb nehmen und die Einhaltung der Vorschriften überwachen
Lieferanten- und Kundengruppen schrittweise umstellen und die ersten Produktionsabläufe genau überwachen.
- Behalten Sie die Übergangsfristen im Blick. Passen Sie Ihre Regeln an, wenn die allgemeine Übergangsfrist am 31. Dezember 2026 und die verlängerte Übergangsfrist am 31. Dezember 2027 endet.
- Überwachen Sie Validierungsfehler. Nutzen Sie strukturierte Fehlerinformationen, um wiederkehrende Daten- und Zuordnungsprobleme zu beheben.
- Stammdaten pflegen. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, offizielle Firmennamen, Adressen, Zahlungsdaten und Kundenreferenzen stets auf dem neuesten Stand halten.
- Informieren Sie sich über aktuelle Änderungen der Vorschriften. Behalten Sie die offiziellen FAQ der BMF zur elektronischen Rechnungsstellung im Auge, um über Änderungen und Klarstellungen auf dem Laufenden zu bleiben.
Erste Schritte mit Qvalia
Qvalia ist ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt und führt Deutschland als akkreditierten Markt auf. Qvalia unterstützt die Übermittlung über Peppol sowie XRechnung über die Rechnungs-API. Die verfügbaren webbasierten und Integrationsfunktionen hängen vom gewählten Leistungsumfang ab.
- Wählen Sie ein Servicemodell aus. Informieren Sie sich über die Tarife von Qvalia für den webbasierten Versand und Empfang, den API-Zugriff und Sandbox-Tests.
- Konfigurieren Sie Ihre Rechnungsdaten. Ordnen Sie ERP- oder Abrechnungsdaten dem erforderlichen strukturierten Format und den Validierungsregeln zu.
- Führen Sie Tests mit Ihren Handelspartnern durch. Vergewissern Sie sich, dass Adressierung, Zustellung und automatisierte Verarbeitung einwandfrei funktionieren, bevor Sie das Rechnungsvolumen in den Produktivbetrieb überführen.
- Halten Sie bei Bedarf mehr als einen Übermittlungsweg bereit. Kombinieren Sie Peppol mit anderen konformen Übermittlungskanälen entsprechend den Anforderungen der Kunden und des öffentlichen Sektors.
Informieren Sie sich über die Länderabdeckung von Qvalia im Bereich Peppol und elektronische Rechnungsstellung oder kontaktieren Sie uns, um Ihre Lösung für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zu definieren.