Obligatorisk struktureret elektronisk fakturering for indenlandske B2B-transaktioner i Tyskland indføres gradvist. Fra den 1. januar 2025 skal virksomheder med hjemsted i Tyskland være i stand til at modtage e-fakturaer. Overgangsreglerne for udstedelse af e-fakturaer gælder indtil udgangen af 2027, og den generelle udstedelsespligt træder i kraft den 1. januar 2028.
Denne vejledning beskriver fristerne, de tilladte formater og de praktiske trin i forbindelse med forberedelsen af jeres økonomisystemer. Den er baseret på de aktuelle retningslinjer fra det tyske forbundsfinansministerium (BMF).
Tidsplan for indførelsen af e-fakturering i Tyskland
Det tyske B2B-mandat indføres i følgende faser:
| Fase | Krav | Dato |
| Obligatorisk kvittering | Virksomheder, der er etableret i Tyskland, skal kunne modtage en struktureret e-faktura. Der er ikke fastsat krav om en bestemt overførselsmetode. | Fra den 1. januar 2025 |
| Generel overgangsperiode | Alle udstedere kan fortsat anvende papirfakturaer eller, med modtagerens samtykke, andre elektroniske fakturaer, såsom PDF-filer. | Indtil den 31. december 2026 |
| Forlænget overgangsperiode | Udstedere med en omsætning på højst 800.000 euro i det foregående år kan fortsat anvende andre fakturaer. Ikke-overensstemmende EDI-procedurer kan ligeledes fortsætte i løbet af 2027. | Indtil den 31. december 2027 |
| Omfattende obligatorisk udstedelse | Strukturerede e-fakturaer bliver obligatoriske for omfattede indenlandske B2B-transaktioner, når overgangsperioderne udløber. | Fra den 1. januar 2028 |
Anvendelsesområde: Reglerne gælder generelt for afgiftspligtige transaktioner mellem virksomheder, der er etableret i Tyskland. Undtagelser omfatter visse momsfritagede transaktioner, fakturaer med et beløb på op til 250 € samt billetter. Små virksomheder, der er omfattet af den tyske momsordning for små virksomheder, er fritaget for udstedelsespligten, men skal stadig være i stand til at modtage e-fakturaer.
Håndhævelse: Tyskland anvender sine gældende regler for momsfakturering og opbevaring af dokumenter. § 26a i den tyske momslov fastsætter bøder på op til 5.000 euro for visse tilfælde af manglende udstedelse eller opbevaring af fakturaer. Konsekvenserne afhænger af den konkrete overtrædelse.
Godkendte tyske e-fakturaformater
En e-faktura skal udstedes, overføres og modtages i et struktureret elektronisk format, der muliggør automatisk behandling. En almindelig PDF-fil betragtes ikke som en e-faktura i henhold til de tyske regler, der træder i kraft i 2025.
Blandt de almindelige kompatible formater er:
- XRechnung: Tysklands strukturerede XML-specifikation baseret på EN 16931. Den kan anvende UBL- eller UN/CEFACT CII-syntaks.
- ZUGFeRD: Et hybridt PDF/A-3-dokument med indlejret CII XML. Versioner fra 2.0.1 og frem kan opfylde kravene, bortset fra profilerne MINIMUM og BASIC-WL.
- Andre strukturerede formater: Formater, der overholder EN 16931, eller et aftalt struktureret format, hvorfra de krævede momsoplysninger kan udtrækkes korrekt og fuldstændigt.
For hybridfakturaer er de strukturerede data afgørende, hvis de adskiller sig fra den visuelle PDF-fremstilling. Virksomheder skal opbevare i det mindste den strukturerede del i sin oprindelige form i otte år.
Hvordan fakturaer kan udveksles
Tysk lovgivning foreskriver ikke et bestemt leveringsnetværk. Virksomheder kan udveksle lovmæssige filer via e-mail, en portal, en systemgrænseflade eller et netværk som f.eks. Peppol. Den valgte kanal skal sikre, at den strukturerede faktura bevares, og understøtte en pålidelig behandling.
Peppol er ikke obligatorisk ved tysk B2B-fakturering, men det udgør en standardiseret overførselsvej for dokumenter, der er baseret på EN 16931. Et certificeret Peppol-adgangspunkt kan forbinde afsender og modtager uden behov for en bilateral transportintegration.
Sådan bliver du klar til e-fakturering i fire trin
1. Fastlæg, hvilke transaktioner der er omfattet
Lav en oversigt over jeres tyske enheder, transaktionstyper og kundeforhold, inden I skifter system.
- Identificer indenlandske B2B-transaktioner. Bekræft, at begge parter er etableret i Tyskland, og at transaktionen ikke er omfattet af en undtagelse.
- Tjek din omsætningstærskel. Tærsklen på 800.000 € for omsætningen i det foregående år er afgørende for, om en udsteder kan benytte den forlængede overgangsperiode i løbet af 2027.
- Skil mellem B2B- og B2G-krav. Fakturering til den offentlige sektor følger føderale og delstatsspecifikke regler og kan kræve XRechnung, et Leitweg-ID samt en bestemt portal eller leveringskanal.
- Bekræft opbevaringskravene. Sørg for, at de oprindelige strukturerede data kan lagres, hentes og kontrolleres i den krævede periode.
2. Vælg formater og distributionskanaler
Enes om de driftsformater og kanaler, som jeres organisation vil understøtte. XRechnung er velegnet til maskin-til-maskine-behandling, mens ZUGFeRD kan være en hjælp i arbejdsgange, der også kræver en læsbar PDF-version.
- Vælg et foretrukket format. Vælg XRechnung, ZUGFeRD eller et andet kompatibelt struktureret format til hver relevant arbejdsgang.
- Fastlæg din kanalstrategi. Beslut, hvor det er mest hensigtsmæssigt at benytte e-mail, portal, API eller Peppol til levering.
- Kontroller kundernes krav. Large Købere og offentlige myndigheder kan angive rutehenvisninger, valideringsregler og indsendelseskanaler.
- Planlæg håndtering af undtagelser. Fastlæg, hvordan afviste filer, ugyldige momsoplysninger og dobbelte fakturaer skal undersøges og rettes.
3. Konfigurer og test dine systemer
Opgrader dit ERP-, fakturerings- eller regnskabssystem, så fakturadata oprettes og behandles som strukturerede data i stedet for udelukkende at blive genereret som PDF-filer.
- Kortlæg de obligatoriske felter. Kontroller, at alle oplysninger på momsfakturaen er til stede i den strukturerede komponent.
- Kontroller før afsendelse. Test syntaksen, reglerne i EN 16931 samt de gældende XRechnung- eller netværksvalideringsregler.
- Test af behandling af indgående data. Kontroller, at modtaget XML kan vises, godkendes, bogføres og arkiveres uden manuel genindtastning.
- Udfør end-to-end-tests. Test blandt andet adressering af kunder, leveringsstatus, håndtering af afvisninger og lagring i det oprindelige format.
4. Sæt systemet i drift og overvåg, at reglerne overholdes
Flyt leverandør- og kundegrupper i kontrollerede etaper, og følg de første produktionsforløb nøje.
- Hold styr på overgangsfristerne. Opdater dine regler, når den generelle overgangsperiode udløber den 31. december 2026, og den forlængede overgangsperiode udløber den 31. december 2027.
- Overvåg valideringsfejl. Brug strukturerede fejloplysninger til at rette tilbagevendende problemer med data og tilknytninger.
- Hold masterdata opdateret. Sørg for, at momsnumre, juridiske navne, adresser, betalingsoplysninger og kunderreferencer altid er opdaterede.
- Gennemgå de seneste ændringer i lovgivningen. Følg den officielle BMF-FAQ om e-fakturering for at holde dig opdateret om ændringer og præciseringer.
Kom i gang med Qvalia
Qvalia er et certificeret Peppol-adgangspunkt og angiver Tyskland som et godkendt marked. Qvalia understøtter levering via Peppol og XRechnung via fakturerings-API’en. De tilgængelige webbaserede funktioner og integrationsmuligheder afhænger af det valgte serviceomfang.
- Vælg en servicemodel. Se nærmere på Qvalia’s tilbud inden for webbaseret afsendelse og modtagelse, API-adgang og sandkasse-test.
- Konfigurer dine fakturadata. Tilpas ERP- eller faktureringsdata til det krævede strukturerede format og valideringsreglerne.
- Test med handelspartnere. Bekræft adressering, levering og automatisk behandling, inden fakturamængderne overføres til produktionsdrift.
- Oprethold flere ruter, hvor det er nødvendigt. Kombiner Peppol med andre kompatible leveringskanaler i overensstemmelse med kravene fra kunderne og den offentlige sektor.
Se Qvalia’s oversigt over landedækning for Peppol og e-fakturering, eller kontakt os for at få hjælp til at konfigurere din tyske e-fakturering.