Een elektronische factuur, of e-factuur, is een factuur die wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat het ontvangende systeem automatisch kan verwerken. Die definitie is afkomstig uit EU-richtlijn 2014/55/EU, en het is wat een e-factuur onderscheidt van een gescand document of een als bijlage bij een e-mail gevoegde PDF: de gegevens zijn machinaal leesbaar, zodat het systeem van de koper deze kan lezen, matchen en verwerken zonder dat iemand ze handmatig hoeft over te typen.
Een PDF-bestand wordt elektronisch verzonden, maar is in deze zin geen e-factuur, omdat de inhoud is opgemaakt voor een lezer en niet is gestructureerd voor een systeem. Hybride formaten vormen hierop een uitzondering. Factur-X en ZUGFeRD bevatten een gestructureerd XML-bestand binnen een PDF/A-3-bestand, zodat één bestand beide doelen dient.
De standaarden waarop het formaat is gebaseerd
EN 16931 is de Europese norm voor het semantische gegevensmodel van een elektronische kernfactuur. Deze norm definieert de zakelijke termen die een factuur kan bevatten en de zakelijke regels die daarop van toepassing zijn, ongeacht de wijze waarop de factuur wordt verzonden. De norm specificeert twee syntaxisbindingen: OASIS UBL 2.1 en UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 is een Core Invoice Usage Specification (CIUS) van EN 16931 die gebruikmaakt van UBL 2.1 en daar de eigen regels van Peppol aan toevoegt. Een factuur kan dus voldoen aan EN 16931 zonder geldig te zijn in het Peppol-netwerk; het zijn de validatieregels die het verschil bepalen.
Hoe worden elektronische facturen uitgewisseld?
- Point-to-point-verbindingen. Een directe koppeling tussen twee handelspartners, meestal EDI genoemd. Dit werkt goed voor een klein aantal langdurige relaties met grote volumes, maar elke nieuwe partner betekent een nieuw project.
- Exploitanten en „ VAN ”-diensten. Een tussenpersoon verzorgt de levering namens zijn klanten. Of het mogelijk is om ook klanten buiten het eigen klantenbestand van de exploitant te bereiken, hangt af van bilaterale interoperabiliteitsovereenkomsten.
- Peppol. Een open netwerk dat is gebaseerd op een vierhoekmodel. Zowel de afzender als de ontvanger maken gebruik van een dienstverlener, en de ontvanger wordt geadresseerd via een Peppol ID dat wordt opgezocht in een uitgever van servicemetadata. Er is geen bilaterale overeenkomst nodig om een nieuwe tegenpartij te bereiken die zich al in het netwerk bevindt.
Wettelijk kader
Richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat aanbestedende diensten in de EU in staat moeten zijn om facturen te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese norm. De richtlijn is van toepassing op de publieke sector en schrijft geen specifiek netwerk voor. Facturering tussen bedrijven onderling wordt op nationaal niveau geregeld, en steeds meer landen hebben voorschriften ingevoerd of aangekondigd met hun eigen formaten, termijnen en rapportageverplichtingen. Controleer de vereisten voor elke markt waarnaar u facturen verstuurt bij de nationale autoriteit, aangezien deze verschillen in reikwijdte en in wat er moet worden gerapporteerd.
Qvalia als uw Peppol-dienstverlener
Qvalia koppelt uw ERP- of financiële systeem aan het Peppol-netwerk, verstuurt en ontvangt namens u bedrijfsdocumenten en controleert deze voordat ze worden afgeleverd. Inkomende PDF-facturen van leveranciers die nog niet op het netwerk zijn aangesloten, kunnen worden geconverteerd, zodat één werkstroom beide situaties dekt.
Neem contact met ons op om te bespreken hoe een overstap naar gestructureerde facturering er in uw situatie uit zou zien.
