En elektronisk faktura, eller e-faktura, er en faktura, der udstedes, overføres og modtages i et struktureret elektronisk format, som modtagersystemet kan behandle automatisk. Denne definition stammer fra EU-direktiv 2014/55/EU, og det er netop det, der adskiller en e-faktura fra et scannet dokument eller en PDF-fil vedhæftet en e-mail: Dataene er maskinlæsbare, så købers system kan læse, matche og bogføre dem uden, at nogen behøver at indtaste dem manuelt.
En PDF-fil leveres elektronisk, men den er ikke en e-faktura i denne forstand, da indholdet er tilrettelagt med henblik på en læser snarere end struktureret til et system. Hybride formater udgør en undtagelse. Factur-X og ZUGFeRD indlejrer en struktureret XML-fil i en PDF/A-3-fil, så én fil tjener begge formål.
Standarderne bag formatet
EN 16931 er den europæiske standard for den semantiske datamodel for en elektronisk kernefaktura. Den definerer de forretningsmæssige termer, som en faktura kan indeholde, samt de forretningsregler, der gælder for disse, uafhængigt af, hvordan fakturaen overføres. Standarden specificerer to syntaksbindinger: OASIS UBL 2.1 og UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 er en Core Invoice Usage Specification (CIUS) i henhold til EN 16931, der anvender UBL 2.1 og supplerer med Peppols egne regler. En faktura kan derfor overholde EN 16931 uden at være gyldig i Peppol-netværket, og det er valideringsreglerne, der udgør forskellen.
Sådan udveksles e-fakturaer
- Punkt-til-punkt-forbindelser. En direkte integration mellem to handelspartnere, som normalt kaldes EDI. Det fungerer godt for et lille antal langsigtede samarbejdsforhold med store mængder, men hver ny partner udgør et nyt projekt.
- Operatører og » VAN «-tjenester. En formidler varetager leveringen på vegne af sine kunder. Muligheden for at nå ud over operatørens egen kundekreds afhænger af bilaterale aftaler om interoperabilitet.
- Peppol. Et åbent netværk baseret på en firkantmodel. Afsender og modtager benytter hver især en tjenesteudbyder, og modtageren adresseres via et Peppol ID , der slås op i en udgiver af servicemetadata. Der kræves ingen bilateral aftale for at nå en ny modpart, der allerede befinder sig i netværket.
Lovgivningsmæssige rammer
Direktiv 2014/55/EU kræver, at ordregivende myndigheder i EU skal kunne modtage og behandle fakturaer, der overholder den europæiske standard. Direktivet omfatter den offentlige sektor og foreskriver ikke brug af et bestemt netværk. Fakturering mellem virksomheder reguleres på nationalt plan, og et stigende antal lande har indført eller annonceret krav med egne formater, tidsfrister og rapporteringsforpligtelser. Tjek kravene for hvert marked, du fakturerer til, hos den nationale myndighed, da de varierer i omfang og i forhold til, hvad der skal rapporteres.
Qvalia som din Peppol-tjenesteudbyder
Qvalia forbinder dit ERP- eller økonomisystem med Peppol-netværket, sender og modtager forretningsdokumenter på dine vegne og validerer dem, inden de leveres. Indgående PDF-fakturaer fra leverandører, der endnu ikke er tilsluttet netværket, kan konverteres, så én proces dækker begge dele.
Kontakt os for at drøfte, hvordan en overgang til struktureret fakturering vil se ud i jeres virksomhed.
