الفاتورة الإلكترونية، أو الفاتورة الإلكترونية (e-invoice)، هي فاتورة يتم إصدارها وإرسالها واستلامها بتنسيق إلكتروني منظم يمكن للنظام المستلم معالجته تلقائيًا. يستمد هذا التعريف من توجيه الاتحاد الأوروبي رقم 2014/55/EU، وهو ما يميز الفاتورة الإلكترونية عن المستند الممسوح ضوئيًا أو ملف PDF المرفق برسالة بريد إلكتروني: فالبيانات قابلة للقراءة آليًّا، وبالتالي يمكن لنظام المشتري قراءتها ومطابقتها وتسجيلها دون الحاجة إلى إعادة إدخالها يدويًّا.
يتم تسليم ملف PDF إلكترونيًّا، لكنه لا يُعد فاتورة إلكترونية بهذا المعنى، لأن محتواه مُصمم ليُقرأ من قِبل القارئ وليس مُهيَّأً ليتم معالجته بواسطة نظام ما. وتُعد التنسيقات المختلطة استثناءً من ذلك. حيث تقوم تنسيقتا Factur-X وZUGFeRD بتضمين ملف XML منظم داخل ملف PDF/A-3، بحيث يخدم ملف واحد كلا الغرضين.
المعايير التي يستند إليها هذا التنسيق
المعيار EN 16931 هو المعيار الأوروبي الخاص بنموذج البيانات الدلالي للفاتورة الإلكترونية الأساسية. وهو يحدد المصطلحات التجارية التي يمكن أن تتضمنها الفاتورة والقواعد التجارية التي تنطبق عليها، بغض النظر عن طريقة نقل الفاتورة. ويحدد المعيار رابطين صيغيين هما: OASIS UBL 2.1 و UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
يُعد Peppol BIS Billing 3 مواصفة استخدام الفواتير الأساسية (CIUS) الخاصة بالمعيار EN 16931، والتي تستخدم لغة UBL 2.1 وتضيف قواعد Peppol الخاصة. وبالتالي، يمكن أن تتوافق الفاتورة مع المعيار EN 16931 دون أن تكون صالحة في شبكة Peppol، وقواعد التحقق من الصحة هي التي تحدد الفرق.
كيفية تبادل الفواتير الإلكترونية
- الاتصالات من نقطة إلى نقطة. وهو تكامل مباشر بين شريكين تجاريين، ويُعرف عادةً باسم EDI. وهو نظام فعال في حالة عدد قليل من العلاقات طويلة الأمد ذات الحجم الكبير، لكن كل شريك جديد يمثل مشروعًا جديدًا.
- شركات التشغيل وخدمات « VAN ». يتولى الوسيط عملية التسليم نيابة عن عملائه. ويعتمد توسيع نطاق الخدمة إلى ما وراء قاعدة عملاء شركة التشغيل نفسها على اتفاقيات التشغيل البيني الثنائية.
- Peppol. شبكة مفتوحة مبنية على نموذج الأركان الأربعة. يستخدم كل من المرسل والمستلم مزود خدمة، ويتم تحديد عنوان المستلم من خلال Peppol ID يتم البحث عنه في ناشر بيانات تعريف الخدمة. ولا حاجة إلى اتفاق ثنائي للوصول إلى طرف جديد موجود بالفعل في الشبكة.
السياق التنظيمي
تُلزم التوجيهية 2014/55/EU السلطات المتعاقدة في الاتحاد الأوروبي بأن تكون قادرة على استلام ومعالجة الفواتير التي تتوافق مع المعيار الأوروبي. وتشمل هذه التوجيهية القطاع العام ولا تفرض استخدام شبكة معينة. أما إصدار الفواتير بين الشركات (B2B) فيخضع للتنظيم على المستوى الوطني، وقد قامت أعداد متزايدة من الدول بتطبيق أو الإعلان عن متطلبات إلزامية تتضمن تنسيقات خاصة بها، وجداول زمنية، والتزامات بالإبلاغ. تحقق من متطلبات كل سوق ترسل إليه فواتيرك مقارنةً بالسلطة الوطنية المعنية، حيث تختلف هذه المتطلبات من حيث النطاق وما يجب الإبلاغ عنه.
شركة Qvalia كمزود خدمة Peppol الخاص بك
تقوم «كفاليا» بربط نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظامك المالي بشبكة «بيبول»، وترسل وتستقبل المستندات التجارية نيابة عنك، وتقوم بالتحقق من صحتها قبل تسليمها. ويمكن تحويل فواتير PDF الواردة من الموردين الذين لم ينضموا بعد إلى الشبكة، بحيث يغطي مسار واحد كلا الحالتين.
اتصل بنا لمناقشة كيفية تطبيق نظام الفوترة المنظمة في مؤسستك.
