En elektronisk faktura, eller e-faktura, er en faktura som utstedes, sendes og mottas i et strukturert elektronisk format som mottakssystemet kan behandle automatisk. Denne definisjonen kommer fra EU-direktiv 2014/55/EU, og det er det som skiller en e-faktura fra et skannet dokument eller en PDF som er vedlagt en e-post: dataene er maskinlesbare, slik at kjøperens system kan lese, matche og bokføre den uten at noen må endre nøkkelen.
En PDF leveres elektronisk, men det er ikke en e-faktura i denne forstand, fordi innholdet er lagt ut for en leser i stedet for strukturert for et system. Hybridformater er unntaket. Factur-X og ZUGFeRD legger inn en strukturert XML-fil i en PDF/A-3-fil, slik at én fil tjener begge formål.
Standardene bak formatet
EN 16931 er den europeiske standarden for den semantiske datamodellen til en elektronisk kjernefaktura. Den definerer forretningsbegrepene en faktura kan inneholde og forretningsreglene som gjelder for dem, uavhengig av hvordan fakturaen transporteres. Standarden spesifiserer to syntaksbindinger: OASIS UBL 2.1 og UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 er en Core Invoice Usage Specification (CIUS) i henhold til EN 16931 som bruker UBL 2.1 og legger til Peppols egne regler. En faktura kan derfor overholde EN 16931 uten å være gyldig i Peppol-nettverket, og valideringsreglene er det som avgjør forskjellen.
Hvordan e-fakturaer utveksles
- Punkt-til-punkt-forbindelser. En direkte integrasjon mellom to handelspartnere, vanligvis kalt EDI . Det fungerer bra for et lite antall langsiktige forhold med stort volum, men hver ny partner er et nytt prosjekt.
- Operatører og VAN tjenester. En mellommann håndterer leveransen på vegne av sine kunder. Rekkevidde utover operatørens egen kundebase avhenger av bilaterale interoperabilitetsavtaler.
- Peppol. Et åpent nettverk bygget på en firehjørnemodell. Sender og mottaker bruker hver sin tjenesteleverandør, og mottakeren adresseres av en Peppol ID som slås opp i en tjenestemetadatapubliseringstjeneste. Det er ikke nødvendig med noen bilateral avtale for å nå en ny motpart som allerede er i nettverket.
Reguleringskontekst
Direktiv 2014/55/EU krever at oppdragsgivere i EU skal kunne motta og behandle fakturaer som er i samsvar med den europeiske standarden. Den dekker offentlig sektor og pålegger ikke et spesifikt nettverk. Fakturering mellom bedrifter er regulert på nasjonalt nivå, og et økende antall land har innført eller kunngjort mandater med egne formater, tidsfrister og rapporteringsforpliktelser. Sjekk kravene for hvert marked du fakturerer til mot den nasjonale myndigheten, siden de varierer i omfang og i hva som må rapporteres.
Qvalia som din Peppol-tjenesteleverandør
Qvalia kobler ERP- eller finanssystemet ditt til Peppol-nettverket , sender og mottar forretningsdokumenter på dine vegne, og validerer dem før de leveres. Innkommende PDF-fakturaer fra leverandører som ennå ikke er på nettverket, kan konverteres, slik at én flyt dekker begge deler.
Kontakt oss for å diskutere hvordan en overgang til strukturert fakturering ville se ut i ditt oppsett.
