Sähköinen lasku, eli e-lasku, on lasku, joka laaditaan, lähetetään ja vastaanotetaan jäsennellyssä sähköisessä muodossa, jota vastaanottava järjestelmä pystyy käsittelemään automaattisesti. Määritelmä on peräisin EU:n direktiivistä 2014/55/EU, ja se erottaa e-laskun skannatusta asiakirjasta tai sähköpostin liitteenä olevasta PDF-tiedostosta: tiedot ovat koneellisesti luettavissa, joten ostajan järjestelmä voi lukea, täsmäyttää ja kirjata ne ilman, että kenenkään tarvitsee syöttää niitä uudelleen.
PDF-tiedosto toimitetaan sähköisesti, mutta se ei ole tässä mielessä sähköinen lasku, koska sen sisältö on muotoiltu lukijalle eikä järjestelmää varten. Hybridimuodot ovat poikkeus. Factur-X- ja ZUGFeRD-formaateissa strukturoitu XML-tiedosto on upotettu PDF/A-3-tiedostoon, joten yksi tiedosto palvelee molempia tarkoituksia.
Tämän formaatin taustalla olevat standardit
EN 16931 on eurooppalainen standardi, joka koskee sähköisen laskun ytimen semanttista tietomallia. Siinä määritellään laskussa esiintyvät liiketoimintatermit ja niihin sovellettavat liiketoimintasäännöt riippumatta siitä, miten lasku siirretään. Standardissa määritellään kaksi syntaksisidontaa: OASIS UBL 2.1 ja UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 on standardin EN 16931 mukainen Core Invoice Usage Specification (CIUS) -määrittely, joka perustuu UBL 2.1 -standardiin ja johon on lisätty Peppolin omat säännöt. Lasku voi siis olla standardin EN 16931 mukainen ilman, että se olisi kelvollinen Peppol-verkossa, ja juuri validointisäännöt ratkaisevat tämän eron.
Miten sähköisiä laskuja vaihdetaan
- Pisteestä pisteeseen -yhteydet. Kahden kauppakumppanin välinen suora integraatio, jota yleensä kutsutaan EDI:ksi. Se toimii hyvin, kun kyseessä on pieni määrä pitkäaikaisia ja suurivolyymisiä yhteistyösuhteita, mutta jokainen uusi kumppani merkitsee uutta projektia.
- Operaattorit ja ” VAN ” -palvelut. Välittäjä hoitaa toimitukset asiakkaidensa puolesta. Mahdollisuus tavoittaa operaattorin oman asiakaskunnan ulkopuolella olevia asiakkaita riippuu kahdenvälisistä yhteentoimivuussopimuksista.
- Peppol. Nelikulmamalliin perustuva avoin verkko. Lähettäjä ja vastaanottaja käyttävät kumpikin palveluntarjoajaa, ja vastaanottajan osoite määritetään Peppol ID , joka haetaan palvelun metatietojen julkaisijasta. Uuden, jo verkossa olevan vastapuolen tavoittamiseen ei tarvita kahdenvälistä sopimusta.
Sääntely-ympäristö
Direktiivi 2014/55/EU edellyttää, että EU:n hankintaviranomaiset pystyvät vastaanottamaan ja käsittelemään laskuja, jotka ovat eurooppalaisen standardin mukaisia. Direktiivi koskee julkista sektoria, mutta siinä ei määrätä tiettyä verkkoa. Yritysten välistä laskutusta säännellään kansallisella tasolla, ja yhä useammat maat ovat ottaneet käyttöön tai ilmoittaneet velvoitteista, joihin liittyy omat muotoilut, aikataulut ja raportointivelvollisuudet. Tarkista kunkin laskutusmarkkinan vaatimukset kyseisen maan viranomaisilta, sillä ne eroavat toisistaan soveltamisalan ja raportoitavien tietojen osalta.
Qvalia Peppol-palveluntarjoajana
Qvalia yhdistää ERP- tai taloushallintojärjestelmäsi Peppol-verkkoon, lähettää ja vastaanottaa liiketoimintadokumentteja puolestasi sekä tarkistaa niiden oikeellisuuden ennen toimitusta. Verkkoon vielä liittymättömiltä toimittajilta saapuvat PDF-laskut voidaan muuntaa, joten yksi prosessi kattaa molemmat tapaukset.
Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan siitä, miten siirtyminen jäsenneltyyn laskutukseen voisi toteutua juuri teidän tilanteessanne.
