Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie vom Empfängersystem automatisch verarbeitet werden kann. Diese Definition stammt aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU und unterscheidet eine E-Rechnung von einem gescannten Dokument oder einem als E-Mail-Anhang versendeten PDF-Dokument: Die Daten sind maschinenlesbar, sodass das System des Käufers sie lesen, abgleichen und verbuchen kann, ohne dass jemand die Daten manuell erneut eingeben muss.
Ein PDF-Dokument wird zwar elektronisch übermittelt, ist aber in diesem Sinne keine E-Rechnung, da der Inhalt eher für den Leser gestaltet als für ein System strukturiert ist. Hybridformate bilden hier die Ausnahme. Factur-X und ZUGFeRD betten eine strukturierte XML-Datei in eine PDF/A-3-Datei ein, sodass eine einzige Datei beiden Zwecken dient.
Die dem Format zugrunde liegenden Standards
EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Kernrechnung. Sie definiert die Geschäftsbegriffe, die eine Rechnung enthalten kann, sowie die dafür geltenden Geschäftsregeln, unabhängig davon, auf welchem Weg die Rechnung übermittelt wird. Die Norm legt zwei Syntaxbindungen fest: OASIS UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol „ BIS Billing “ 3 ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der Norm EN 16931, die UBL 2.1 verwendet und um Peppols eigene Regeln ergänzt. Eine Rechnung kann daher der Norm EN 16931 entsprechen, ohne im Peppol-Netzwerk gültig zu sein; den Unterschied machen die Validierungsregeln aus.
Wie elektronische Rechnungen ausgetauscht werden
- Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. Eine direkte Anbindung zwischen zwei Handelspartnern, die üblicherweise als EDI bezeichnet wird. Dies eignet sich gut für eine kleine Anzahl langfristiger Geschäftsbeziehungen mit hohem Datenaufkommen, doch jeder neue Partner bedeutet ein neues Projekt.
- Netzbetreiber und „ VAN “-Dienste. Ein Vermittler wickelt die Zustellung im Auftrag seiner Kunden ab. Die Erschließung von Kunden außerhalb des eigenen Kundenstamms des Netzbetreibers hängt von bilateralen Interoperabilitätsvereinbarungen ab.
- Peppol. Ein offenes Netzwerk, das auf einem Vier-Ecken-Modell basiert. Absender und Empfänger nutzen jeweils einen Dienstanbieter, und der Empfänger wird über eine Peppol ID , das in einem Metadaten-Publisher für Dienste nachgeschlagen wird. Es ist keine bilaterale Vereinbarung erforderlich, um einen neuen Geschäftspartner zu erreichen, der sich bereits im Netzwerk befindet.
Regulatorischer Rahmen
Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, die dem europäischen Standard entsprechen. Sie gilt für den öffentlichen Sektor und schreibt kein bestimmtes Netzwerk vor. Die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen wird auf nationaler Ebene geregelt, und immer mehr Länder haben Vorschriften mit eigenen Formaten, Fristen und Meldepflichten eingeführt oder angekündigt. Prüfen Sie die Anforderungen für jeden Markt, in den Sie Rechnungen stellen, bei der jeweiligen nationalen Behörde, da diese sich hinsichtlich ihres Geltungsbereichs und der Meldepflichten unterscheiden.
Qvalia als Ihr Peppol-Dienstleister
Qvalia verbindet Ihr ERP- oder Finanzsystem mit dem Peppol-Netzwerk, versendet und empfängt in Ihrem Namen Geschäftsdokumente und überprüft diese vor der Zustellung. Eingehende PDF-Rechnungen von Lieferanten, die noch nicht im Netzwerk sind, können konvertiert werden, sodass ein einziger Arbeitsablauf beide Fälle abdeckt.
Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie eine Umstellung auf strukturierte Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte.
