Elektronická faktúra, alebo e-faktúra, je faktúra vystavená, odoslaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý môže prijímajúci systém automaticky spracovať. Táto definícia pochádza zo smernice EÚ 2014/55/EÚ a práve to odlišuje e-faktúru od naskenovaného dokumentu alebo súboru PDF priloženého k e-mailu: údaje sú strojovo čitateľné, takže systém kupujúceho ich dokáže prečítať, porovnať a zaúčtovať bez toho, aby ich niekto musel ručne prepisovať.
Súbor PDF sa doručuje elektronicky, v tomto zmysle však nejde o elektronickú faktúru, pretože jeho obsah je usporiadaný pre čitateľa, a nie štruktúrovaný pre systém. Výnimkou sú hybridné formáty. Formáty Factur-X a ZUGFeRD vkladajú štruktúrovaný súbor XML do súboru PDF/A-3, takže jeden súbor slúži na oba účely.
Štandardy, na ktorých je formát založený
EN 16931 je európska norma pre sémantický dátový model základnej elektronickej faktúry. Definuje obchodné pojmy, ktoré môže faktúra obsahovať, a obchodné pravidlá, ktoré sa na ne vzťahujú, a to nezávisle od spôsobu prenosu faktúry. Norma špecifikuje dve syntaktické väzby: OASIS UBL 2.1 a UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 je špecifikácia používania základných faktúr (CIUS) podľa normy EN 16931, ktorá využíva formát UBL 2.1 a dopĺňa ho o vlastné pravidlá Peppolu. Faktúra teda môže spĺňať požiadavky normy EN 16931, bez toho aby bola platná v sieti Peppol, pričom o tomto rozdiele rozhodujú práve validačné pravidlá.
Ako prebieha výmena elektronických faktúr
- Pripojenia typu „point-to-point“. Priama integrácia medzi dvoma obchodnými partnermi, ktorá sa zvyčajne označuje ako EDI. Funguje to dobre v prípade malého počtu dlhodobých obchodných vzťahov s veľkým objemom transakcií, avšak každý nový partner znamená nový projekt.
- Operátori a služby typu „ VAN “. Sprostredkovateľ zabezpečuje doručovanie v mene svojich zákazníkov. Rozšírenie pôsobnosti nad rámec vlastnej zákazníckej základne operátora závisí od bilaterálnych dohôd o interoperabilite.
- Peppol. Otvorená sieť postavená na modeli štyroch uzlov. Odosielateľ aj príjemca využívajú služby poskytovateľa služieb a príjemca je adresovaný prostredníctvom Peppol ID , ktorá sa vyhľadáva v zozname vydavateľov metadát služieb. Na nadviazanie spojenia s novou stranou, ktorá je už v sieti, nie je potrebná žiadna bilaterálna dohoda.
Regulačný rámec
Smernica 2014/55/EÚ vyžaduje, aby verejní obstarávatelia v EÚ boli schopní prijímať a spracovávať faktúry, ktoré sú v súlade s európskou normou. Vzťahuje sa na verejný sektor a nepredpisuje žiadnu konkrétnu sieť. Fakturácia medzi podnikmi je regulovaná na národnej úrovni a čoraz viac krajín zaviedlo alebo ohlásilo povinné požiadavky s vlastnými formátmi, lehotami a oznamovacími povinnosťami. Overte si požiadavky pre každý trh, na ktorý vystavujete faktúry, u príslušného vnútroštátneho orgánu, keďže sa líšia v rozsahu a v tom, čo sa musí vykazovať.
Qvalia ako váš poskytovateľ služieb Peppol
Qvalia prepojí váš ERP alebo finančný systém so sieťou Peppol, odosiela a prijíma obchodné dokumenty vo vašom mene a overuje ich pred odoslaním. Prichádzajúce faktúry vo formáte PDF od dodávateľov, ktorí ešte nie sú v sieti, je možné previesť, takže jeden pracovný tok pokrýva obidve situácie.
Obráťte sa na nás a preberieme, ako by prechod na štruktúrované fakturovanie vyzeral vo vašom prostredí.
