Elektronická faktura, neboli e-faktura, je faktura vystavená, zaslaná a přijatá ve strukturovaném elektronickém formátu, který může přijímající systém automaticky zpracovat. Tato definice vychází ze směrnice EU 2014/55/EU a právě ona odlišuje e-fakturu od naskenovaného dokumentu nebo souboru PDF přiloženého k e-mailu: data jsou strojově čitelná, takže systém kupujícího je dokáže přečíst, přiřadit a zaúčtovat, aniž by je někdo musel ručně přepisovat.
Soubor PDF se zasílá elektronicky, ale v tomto smyslu se nejedná o elektronickou fakturu, protože jeho obsah je uspořádán pro čtenáře, nikoli strukturován pro systém. Výjimkou jsou hybridní formáty. Formáty Factur-X a ZUGFeRD vkládají strukturovaný soubor XML do souboru PDF/A-3, takže jeden soubor slouží k oběma účelům.
Standardy, na nichž je tento formát založen
Norma EN 16931 je evropská norma pro sémantický datový model základní elektronické faktury. Definuje obchodní pojmy, které může faktura obsahovat, a obchodní pravidla, která se na ně vztahují, a to nezávisle na způsobu přenosu faktury. Norma specifikuje dvě syntaktická vázání: OASIS UBL 2.1 a UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 je specifikace použití základních faktur (CIUS) normy EN 16931, která využívá formát UBL 2.1 a doplňuje jej o vlastní pravidla Peppolu. Faktura proto může splňovat požadavky normy EN 16931, aniž by byla platná v síti Peppol, a právě pravidla ověřování rozhodují o tomto rozdílu.
Jak probíhá výměna elektronických faktur
- Přímá propojení. Přímá integrace mezi dvěma obchodními partnery, obvykle označovaná jako EDI. Tento přístup se osvědčuje u malého počtu dlouhodobých obchodních vztahů s velkým objemem transakcí, avšak každý nový partner představuje nový projekt.
- Operátoři a služby typu „ VAN “. Zprostředkovatel zajišťuje doručování jménem svých zákazníků. Možnost oslovit zákazníky mimo vlastní zákaznickou základnu operátora závisí na bilaterálních dohodách o interoperabilitě.
- Peppol. Otevřená síť založená na modelu čtyř stran. Odesílatel i příjemce využívají svého poskytovatele služeb a příjemce je adresován pomocí Peppol ID , který se vyhledá v publikátoru metadat služeb. K navázání spojení s novým partnerem, který je již v síti, není zapotřebí žádná bilaterální dohoda.
Regulační rámec
Směrnice 2014/55/EU vyžaduje, aby zadavatelé v EU byli schopni přijímat a zpracovávat faktury, které jsou v souladu s evropskou normou. Vztahuje se na veřejný sektor a nestanoví povinnost používat konkrétní síť. Fakturace mezi podniky je upravena na vnitrostátní úrovni a stále více zemí zavedlo nebo oznámilo povinnosti s vlastními formáty, lhůtami a oznamovacími povinnostmi. Ověřte si požadavky pro každý trh, na který vystavujete faktury, u příslušného vnitrostátního orgánu, protože se liší co do rozsahu i obsahu povinných údajů.
Qvalia jako váš poskytovatel služeb Peppol
Qvalia propojuje váš ERP systém nebo finanční systém se sítí Peppol, odesílá a přijímá obchodní dokumenty vaším jménem a před jejich doručením je ověřuje. Příchozí faktury ve formátu PDF od dodavatelů, kteří ještě nejsou připojeni k síti, lze převést, takže jeden pracovní postup pokrývá obě skupiny.
Kontaktujte nás a probereme, jak by ve vašem prostředí vypadal přechod na strukturované fakturace.
