Qvalia automatiseert de stappen tussen het verzenden of ontvangen van een zakelijk document en het vastleggen ervan in uw boekhoudsysteem. Welke stappen u kunt automatiseren, hangt af van uw abonnement en van het formaat waarin uw documenten binnenkomen.
Leveranciersfacturen
- Ontvang facturen van leveranciers als Peppol-e-facturen of als PDF-bestanden die vervolgens worden omgezet in gestructureerde gegevens.
- Peppol-facturen worden gecontroleerd op naleving van de opmaakregels voordat ze worden verzonden.
- Pas je eigen factuurregels toe: facturen die hiervan afwijken, kunnen in quarantaine worden geplaatst of bij de leverancier worden betwist.
- Ontvang boekingsvoorstellen voor elke factuurregel, op basis van uw rekeningstelsel en boekingsgeschiedenis. Uw team bevestigt of corrigeert deze.
- Dien facturen ter goedkeuring in via de workflow, op het web of in de mobiele app.
- Goedgekeurde facturen en de bijbehorende boekingscodes worden vervolgens in uw boekhoudsysteem geboekt.
Facturen en bestellingen van klanten
- Maak e-facturen en creditnota’s aan en verstuur ze via de webapp, of verstuur ze vanuit uw ERP-systeem via de API of een ERP-connector.
- Zet ontvangen bestellingen om in facturen met automatisering van het bestel-tot-factuurproces.
- Voeg informatie toe aan uitgaande facturen met behulp van aangepaste regels, afgestemd op de wensen van elke klant.
- Met B2B-afrekenen kunnen zakelijke klanten in uw webwinkel ervoor kiezen om een factuur te ontvangen in plaats van met een kaart te betalen.
- Verzend elke factuur via een kanaal dat de klant kan ontvangen: standaard via Peppol, of via e-mail, op papier, via EDI, via internetbankieren en via de digitale brievenbus. Dankzij dynamische routering kiest Qvalia het kanaal voor elke ontvanger. Zie verzendkanalen.
- Verzend catalogi, orderbevestigingen en verzendberichten via Peppol.
Klanten- en leveranciersgegevens
Met behulp van stamgegevens worden klant- en leveranciersrecords aangevuld met bedrijfsinformatie uit externe bedrijfsdatabases, en kan worden gecontroleerd of leveranciers nog steeds actief zijn.
Analyse en follow-up
- Bij de classificatie worden UNSPSC-codes toegewezen aan factuurregels en producten, zodat aankopen per leverancier kunnen worden gegroepeerd.
- Uit de uitgavenanalyse blijkt dat de aankopen per categorie tot op het niveau van de afzonderlijke posten zijn uitgesplitst.
- Het transactielogboek en het gebruikerslogboek geven het berichtenverkeer en de gebruikersactiviteit weer.
Integratie
Koppel uw systemen via de API, SFTP of ERP-connectoren. De API’s voor facturering, bestellingen, OCR en gegevensverrijking worden beschreven in de API-referentie. Zie ook : Hoe gebruikt u de Peppol-API?
Betalingen worden verricht via uw bank of betalingssysteem. Qvalia geeft de betalingsgegevens op de factuur door, zoals het bankrekeningnummer en de betalingsreferentie.
Neem contact met ons op om te bespreken welke stappen u wilt automatiseren.
