Qvalia automatisoi vaiheet, jotka sijoittuvat liiketoimintadokumentin lähettämisen tai vastaanottamisen ja sen kirjaamisen kirjanpitojärjestelmään välille. Se, mitkä vaiheet voidaan automatisoida, riippuu valitsemastasi palvelupaketista sekä siitä, missä muodossa dokumentit saapuvat.
Toimittajien laskut
- Vastaanota toimittajien laskut Peppol-sähköisinä laskuina tai PDF-tiedostoina, jotka muunnetaan jäsennellyksi dataksi.
- Peppol-laskut tarkistetaan niiden muotoa koskevien sääntöjen mukaisesti ennen niiden toimittamista.
- Käytä omia laskutusohjeitasi: sääntöistä poikkeavat laskut voidaan asettaa karanteeniin tai niistä voidaan kiistellä toimittajan kanssa.
- Saat kirjausehdotuksia jokaiselle laskuriville tilikarttasi ja kirjaushistoriasi perusteella. Tiimisi vahvistaa tai korjaa ne.
- Lähetä laskut hyväksyttäväksi työnkulussa, verkossa tai mobiilisovelluksessa.
- Hyväksytyt laskut ja niiden kirjanpitokoodit siirretään kirjanpitojärjestelmään kirjanpitoon.
Asiakkaiden laskut ja tilaukset
- Luo ja lähetä sähköisiä laskuja ja hyvityslaskuja verkkosovelluksessa tai lähetä ne ERP-järjestelmästäsi sovellusrajapinnan (API) tai ERP-liitännän kautta.
- Muunna saadut tilaukset laskuiksi tilauksesta laskuun -automaation avulla.
- Lisää lähteviin laskuihin tietoja mukautettujen sääntöjen avulla kunkin asiakkaan tarpeiden mukaan.
- B2B-maksuprosessin avulla verkkokauppasi yritysasiakkaat voivat valita laskun saamisen korttimaksun sijaan.
- Toimita jokainen lasku kanavan kautta, jonka kautta asiakas voi vastaanottaa sen: oletuksena Peppol, tai sähköpostitse, paperimuodossa, EDI:n kautta, verkkopankin kautta tai digitaalisen postilaatikon kautta. Dynaamisen reitityksen ansiosta Qvalia valitsee kanavan kullekin vastaanottajalle. Katso toimituskanavat.
- Lähetä tuoteluettelot, tilausvahvistukset ja lähetysilmoitukset Peppolin kautta.
Asiakas- ja toimittajatiedot
Perustietojen avulla asiakas- ja toimittajatietueisiin syötetään yritystietoja ulkoisista liiketoimintatietokannoista, ja toimittajien aktiivisuus voidaan tarkistaa.
Analyysi ja seuranta
- Luokittelussa laskutusriveille ja tuotteille annetaan UNSPSC-koodit, jotta ostot voidaan ryhmitellä toimittajittain.
- Kuluanalyysi esittää ostot luokittain aina yksittäisten ostokohteiden tasolle asti.
- Tapahtumaloki ja käyttäjäkirjaus näyttävät viestiliikenteen ja käyttäjien toiminnan.
Integrointi
Yhdistä järjestelmäsi API-, SFTP- tai ERP-liittimien avulla. Laskutus-API, tilaus-API, OCR-API ja tietojen täydennys-API on kuvattu API-viitteessä. Katso myös ohjeet Peppol-API:n käytöstä.
Maksut suoritetaan pankkisi tai maksujärjestelmäsi kautta. Qvalia välittää laskussa olevat maksutiedot, kuten pankkitilin numeron ja maksutunnuksen.
Ota meihin yhteyttä, niin käymme läpi, mitkä vaiheet haluat automatisoida.
