Qvalia automatizuje kroky mezi odesláním či přijetím obchodního dokumentu a jeho zaúčtováním do vašeho účetního systému. To, které kroky můžete automatizovat, závisí na vašem tarifu a na formátu, v jakém dokumenty přicházejí.
Faktury dodavatelů
- Přijímejte faktury od dodavatelů ve formě elektronických faktur Peppol nebo jako soubory PDF, z nichž se data převádějí do strukturované podoby.
- Faktury ve formátu Peppol jsou před odesláním ověřovány z hlediska dodržování pravidel pro jejich formát.
- Použijte vlastní pravidla pro faktury: faktury, které se od nich odchylují, lze zařadit do karantény nebo je zpochybnit u dodavatele.
- Získejte návrhy na zaúčtování pro každou položku faktury na základě vašeho účtového rozvrhu a historie zaúčtování. Váš tým je poté potvrdí nebo opraví.
- Předávejte faktury ke schválení v rámci pracovního postupu, na webu nebo v mobilní aplikaci.
- Schválené faktury a jejich zaúčtování se následně přenesou do vašeho účetního systému.
Faktury a objednávky zákazníků
- Vytvářejte a odesílejte elektronické faktury a dobropisy v webové aplikaci, případně je odesílejte ze svého ERP systému prostřednictvím API nebo ERP konektoru.
- Díky automatizaci procesu od objednávky po fakturu můžete z přijatých objednávek vytvářet faktury.
- K odchozím fakturám přidávejte informace pomocí vlastních pravidel podle požadavků jednotlivých zákazníků.
- Díky funkci B2B checkout si firemní zákazníci ve vašem internetovém obchodě mohou místo platby kartou zvolit zaslání faktury.
- Každou fakturu doručujte prostřednictvím kanálu, který zákazník může přijmout: ve výchozím nastavení přes Peppol, případně e-mailem, v tištěné podobě, prostřednictvím EDI, internetového bankovnictví a digitální schránky. Díky dynamickému směrování systém Qvalia vybere kanál pro každého příjemce. Viz doručovací kanály.
- Zasílejte katalogy, potvrzení objednávek a avíza o odeslání prostřednictvím Peppolu.
Záznamy o zákaznících a dodavatelích
Základní data doplňují záznamy o zákaznících a dodavatelích o informace o společnostech z externích obchodních databází a u dodavatelů lze ověřit, zda jsou stále aktivní.
Analýza a následné kroky
- Klasifikace přiřazuje kódy UNSPSC k položkám faktur a produktům, aby bylo možné nákupy seskupovat podle dodavatelů.
- Analýza výdajů zobrazuje nákupy podle kategorií až na úroveň jednotlivých položek.
- Protokol transakcí a protokol uživatelů zobrazují tok zpráv a aktivitu uživatelů.
Integrace
Propojte své systémy pomocí API, SFTP nebo ERP konektorů. API pro fakturaci, API pro objednávky, API pro OCR a API pro obohacování dat jsou popsány v referenční příručce k API. Viz také článek Jak používat API Peppol.
Platby se provádějí prostřednictvím vaší banky nebo platebního systému. Společnost Qvalia v faktuře uvádí platební údaje, jako je číslo bankovního účtu a referenční číslo platby.
Kontaktujte nás a společně probereme, které kroky chcete automatizovat.
