Qvalia automatizuje kroky medzi odoslaním alebo prijatím obchodného dokumentu a jeho zaevidovaním vo vašom účtovnom systéme. To, ktoré kroky môžete automatizovať, závisí od vášho tarifného plánu a od formátu, v akom dokumenty prichádzajú.
Faktúry dodávateľov
- Prijímajte faktúry od dodávateľov vo forme elektronických faktúr Peppol alebo vo formáte PDF, z ktorých sa údaje prevádzajú do štruktúrovanej podoby.
- Faktúry v systéme Peppol sa pred odoslaním overujú z hľadiska dodržania pravidiel týkajúcich sa ich formátu.
- Použite vlastné pravidlá pre faktúry: faktúry, ktoré sa od nich odchyľujú, môžu byť umiestnené do karantény alebo spochybnené u dodávateľa.
- Získajte návrhy na zaúčtovanie pre každú položku faktúry na základe vášho účtovného rozvrhu a histórie zaúčtovaní. Váš tím ich potvrdí alebo opraví.
- Faktúry posielajte na schválenie v rámci pracovného postupu, cez web alebo v mobilnej aplikácii.
- Schválené faktúry a ich zaúčtovanie sa následne prenesú do vášho účtovného systému.
Faktúry a objednávky zákazníkov
- Vytvárajte a odosielajte elektronické faktúry a dobropisy v webovej aplikácii alebo ich odosielajte zo svojho ERP systému prostredníctvom API alebo ERP konektora.
- Premeňte prijaté objednávky na faktúry vďaka automatizácii procesu od objednávky po faktúru.
- K odchádzajúcim faktúram pridávajte informácie pomocou vlastných pravidiel podľa požiadaviek jednotlivých zákazníkov.
- Vďaka platobnému procesu B2B si firemní zákazníci vo vašom internetovom obchode môžu zvoliť zaslanie faktúry namiesto platby kartou.
- Každú faktúru doručujte prostredníctvom kanála, ktorý zákazník môže prijať: štandardne cez Peppol, alebo e-mailom, v tlačenej forme, prostredníctvom EDI, internetového bankovníctva a digitálnej schránky. Vďaka dynamickému smerovaniu si Qvalia vyberá kanál pre každého príjemcu. Pozrite si doručovacie kanály.
- Zasielajte katalógy, odpovede na objednávky a oznámenia o expedícii prostredníctvom Peppolu.
Záznamy o zákazníkoch a dodávateľoch
Základné údaje dopĺňajú záznamy o zákazníkoch a dodávateľoch o informácie o spoločnostiach z externých obchodných databáz a je možné overiť, či sú dodávatelia stále aktívni.
Analýza a ďalšie kroky
- V rámci klasifikácie sa položkám faktúr a produktom prideľujú kódy UNSPSC, čím je možné nákupy zoskupovať podľa dodávateľov.
- Analýza výdavkov zobrazuje nákupy podľa kategórií až na úroveň jednotlivých položiek.
- Protokol transakcií a protokol používateľov zobrazujú tok správ a aktivitu používateľov.
Integrácia
Prepojte svoje systémy prostredníctvom rozhrania API, SFTP alebo ERP konektorov. Rozhrania API pre fakturáciu, objednávky, OCR a obohacovanie údajov sú zdokumentované v referenčnej príručke k rozhraniu API. Pozrite si tiež článok Ako používať rozhranie API Peppol.
Platby sa realizujú prostredníctvom vašej banky alebo platobného systému. Spoločnosť Qvalia na faktúre uvádza platobné údaje, ako je číslo bankového účtu a referenčné číslo platby.
Ozvite sa nám a preberieme, ktoré kroky chcete automatizovať.
