تقوم Qvalia بأتمتة الخطوات التي تسبق أو تلي إرسال أو استلام مستند تجاري وتسجيله في نظام المحاسبة الخاص بك. وتعتمد الخطوات التي يمكنك أتمتتها على الخطة التي تستخدمها وعلى التنسيق الذي تصل به مستنداتك.
فواتير الموردين
- استلام فواتير الموردين في شكل فواتير إلكترونية عبر Peppol، أو في شكل ملفات PDF يتم تحويلها إلى بيانات منظمة.
- يتم التحقق من صحة فواتير Peppol وفقًا لقواعد تنسيقها قبل إرسالها.
- قم بتطبيق قواعد الفواتير الخاصة بك: يمكن وضع الفواتير التي تخالف هذه القواعد في الحجر الصحي أو الطعن فيها مع المورد.
- احصل على اقتراحات للتسجيل لكل بند في الفاتورة، استنادًا إلى مخطط الحسابات وسجل عمليات التسجيل. ثم يقوم فريقك بتأكيدها أو تصحيحها.
- أرسل الفواتير للموافقة عليها ضمن سير العمل، سواء عبر الويب أو من خلال تطبيق الهاتف المحمول.
- تنتقل الفواتير المعتمدة وترميزها إلى مرحلة التسجيل في نظام المحاسبة الخاص بك.
فواتير العملاء وطلباتهم
- يمكنك إنشاء الفواتير الإلكترونية ومذكرات الائتمان وإرسالها عبر التطبيق الإلكتروني، أو إرسالها من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو أحد موصلات نظام تخطيط موارد المؤسسة.
- حوّل الطلبات المستلمة إلى فواتير باستخدام ميزة أتمتة عملية تحويل الطلبات إلى فواتير.
- أضف معلومات إلى الفواتير الصادرة باستخدام قواعد مخصصة، وفقًا لمتطلبات كل عميل.
- بفضل خدمة الدفع B2B، يمكن للعملاء من الشركات في متجرك الإلكتروني اختيار استلام فاتورة بدلاً من الدفع بواسطة البطاقة.
- قم بتسليم كل فاتورة عبر قناة يمكن للعميل استلامها: Peppol بشكل افتراضي، أو البريد الإلكتروني، أو النسخة المطبوعة، أو التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت، أو صندوق البريد الرقمي. وبفضل ميزة التوجيه الديناميكي، تختار Qvalia القناة المناسبة لكل مستلم. اطلع على قنوات التسليم.
- إرسال الكتالوجات، وردود الطلبات، وإشعارات الشحن عبر Peppol.
سجلات العملاء والموردين
تعمل البيانات الرئيسية على ملء سجلات العملاء والموردين بمعلومات الشركة المستمدة من قواعد البيانات التجارية الخارجية، ويمكن التحقق من الموردين للتأكد من أنهم لا يزالون نشطين.
التحليل والمتابعة
- يُخصص نظام التصنيف رموز UNSPSC لبنود الفواتير والمنتجات، بحيث يمكن تجميع المشتريات حسب الموردين.
- يُظهر تحليل الإنفاق المشتريات حسب الفئة وصولاً إلى مستوى البند الفردي.
- يُظهر سجل المعاملات وسجل المستخدم حركة الرسائل وأنشطة المستخدمين.
التكامل
قم بربط أنظمتك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو بروتوكول SFTP أو موصلات ERP. توجد وثائق توضيحية حول واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالفواتير (Invoicing API) وواجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالطلبات (Order API) وواجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالتعرف الضوئي على الحروف (OCR API) وواجهة برمجة التطبيقات الخاصة بتعزيز البيانات (Enrichment API) في دليل مرجعي واجهة برمجة التطبيقات. انظر أيضًا : كيفية استخدام واجهة برمجة التطبيقات Peppol.
تتم عمليات الدفع من خلال البنك الذي تتعامل معه أو نظام الدفع الذي تستخدمه. وتقوم «كفاليا» بنقل معلومات الدفع الواردة في الفاتورة، مثل رقم الحساب المصرفي ومرجع الدفع.
اتصل بنا لنستعرض معك الخطوات التي ترغب في أتمتتها.
