Qvalia automatisiert die Schritte zwischen dem Versenden oder Empfangen eines Geschäftsdokuments und dessen Erfassung in Ihrem Buchhaltungssystem. Welche Schritte Sie automatisieren können, hängt von Ihrem Tarif und dem Format ab, in dem Ihre Dokumente eingehen.
Lieferantenrechnungen
- Empfangen Sie Lieferantenrechnungen als Peppol-E-Rechnungen oder als PDF-Dateien, die in strukturierte Daten umgewandelt werden.
- Peppol-Rechnungen werden vor ihrer Übermittlung anhand der Formatvorschriften überprüft.
- Wenden Sie Ihre eigenen Rechnungsregeln an: Rechnungen, die davon abweichen, können in Quarantäne gestellt oder beim Lieferanten beanstandet werden.
- Erhalten Sie Buchungsvorschläge für jede Rechnungsposition, basierend auf Ihrem Kontenplan und Ihrer Buchungshistorie. Ihr Team bestätigt oder korrigiert diese.
- Leiten Sie Rechnungen zur Genehmigung im Workflow, im Web oder in der mobilen App weiter.
- Genehmigte Rechnungen und deren Kontierung werden anschließend in Ihrem Buchhaltungssystem verbucht.
Kundenrechnungen und Bestellungen
- Erstellen und versenden Sie E-Rechnungen und Gutschriften in der Web-App oder versenden Sie diese aus Ihrem ERP-System über die API oder einen ERP-Konnektor.
- Wandeln Sie eingegangene Bestellungen mithilfe der Automatisierung vom Auftrag zur Rechnung in Rechnungen um.
- Fügen Sie ausgehenden Rechnungen mithilfe benutzerdefinierter Regeln Informationen hinzu, je nach den Anforderungen der einzelnen Kunden.
- Mit dem B2B-Bezahlvorgang können Geschäftskunden in Ihrem Online-Shop wählen, ob sie eine Rechnung erhalten möchten, anstatt mit Karte zu bezahlen.
- Jede Rechnung wird über einen Kanal zugestellt, den der Kunde empfangen kann: standardmäßig über Peppol oder per E-Mail, in gedruckter Form, per EDI, über das Online-Banking und über die digitale Postfachfunktion. Dank dynamischer Weiterleitung wählt Qvalia für jeden Empfänger den passenden Kanal aus. Siehe Zustellkanäle.
- Versenden Sie Kataloge, Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen über Peppol.
Kunden- und Lieferantenstammdaten
Stammdaten füllen Kunden- und Lieferantendatensätze mit Unternehmensinformationen aus externen Geschäftsdatenbanken, und es kann überprüft werden, ob Lieferanten noch aktiv sind.
Analyse und Nachverfolgung
- Im Rahmen der Klassifizierung werden den Rechnungspositionen und Produkten UNSPSC-Codes zugewiesen, sodass Einkäufe nach Lieferanten gruppiert werden können.
- Die Ausgabenanalyse zeigt die Einkäufe nach Kategorien bis auf Einzelpostenebene aufgeschlüsselt.
- Das Transaktionsprotokoll und das Benutzerprotokoll zeigen den Nachrichtenverkehr und die Benutzeraktivitäten an.
Integration
Verbinden Sie Ihre Systeme über die API, SFTP oder ERP-Konnektoren. Die Rechnungs-API, die Bestell-API, die OCR-API und die Anreicherungs-API sind in der API-Referenz dokumentiert. Siehe auch „So verwenden Sie die Peppol-API“.
Die Zahlungen erfolgen über Ihre Bank oder Ihr Zahlungssystem. Qvalia übermittelt die Zahlungsdaten auf der Rechnung, wie beispielsweise die Bankverbindung und den Verwendungszweck.
Kontaktieren Sie uns, damit wir gemeinsam besprechen können, welche Schritte Sie automatisieren möchten.
