Qvalia automatise les étapes entre l'envoi ou la réception d'un document commercial et son enregistrement dans votre système comptable. Les étapes que vous pouvez automatiser dépendent de votre formule et du format dans lequel vos documents vous parviennent.
Factures des fournisseurs
- Recevez les factures des fournisseurs sous forme de factures électroniques Peppol ou de fichiers PDF dont le contenu est converti en données structurées.
- Les factures Peppol sont validées au regard des règles de format avant leur transmission.
- Appliquez vos propres règles de facturation : les factures qui ne respectent pas ces règles peuvent être mises en quarantaine ou faire l'objet d'une contestation auprès du fournisseur.
- Obtenez des suggestions de comptabilisation pour chaque ligne de facture, en fonction de votre plan comptable et de l'historique de vos écritures. Votre équipe n'a plus qu'à les valider ou à les corriger.
- Envoyez vos factures pour validation via l'workflow, sur le site Web ou via l'application mobile.
- Les factures validées et leur comptabilisation sont ensuite transférées vers votre système comptable.
Factures et commandes des clients
- Créez et envoyez des factures électroniques et des avoirs depuis l'application web, ou envoyez-les depuis votre ERP via l'API ou un connecteur ERP.
- Transformez les commandes reçues en factures grâce à l'automatisation du processus « de la commande à la facture ».
- Ajoutez des informations aux factures émises à l'aide de règles personnalisées, en fonction des besoins de chaque client.
- Grâce au paiement B2B, les clients professionnels de votre boutique en ligne peuvent choisir de recevoir une facture plutôt que de payer par carte.
- Envoyez chaque facture via un canal que le client est en mesure de recevoir : Peppol par défaut, ou par e-mail, sur papier, via EDI, par banque en ligne et via la boîte aux lettres « digitale ». Grâce au routage dynamique, Qvalia choisit le canal adapté à chaque destinataire. Voir les canaux de livraison.
- Envoyez vos catalogues, vos réponses aux commandes et vos avis d'expédition via Peppol.
Fiches clients et fournisseurs
Les données de référence alimentent les fiches clients et fournisseurs avec des informations sur les entreprises issues de bases de données commerciales externes, et il est possible de vérifier si les fournisseurs sont toujours en activité.
Analyse et suivi
- La classification attribue des codes UNSPSC aux lignes de facture et aux produits, ce qui permet de regrouper les achats par fournisseur.
- L'analyse des dépenses présente les achats par catégorie, jusqu'au niveau des postes individuels.
- Le journal des transactions et le journal des utilisateurs présentent le trafic des messages et l'activité des utilisateurs.
Intégration
Connectez vos systèmes via l'API, le protocole SFTP ou les connecteurs ERP. L'API de facturation, l'API de commande, l'API OCR et l'API d'enrichissement sont décrites dans le guide de référence des API. Voir également « Comment utiliser l'API Peppol ».
Les paiements sont effectués via votre banque ou votre système de paiement. Qvalia transmet les informations de paiement figurant sur la facture, telles que le numéro de compte bancaire et la référence de paiement.
Contactez-nous pour déterminer ensemble les étapes que vous souhaitez automatiser.
