EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit dem offiziellen Titel "Elektronische Rechnungsstellung - Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung". Sie wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und zielt darauf ab, den Inhalt und die Struktur elektronischer Rechnungen zu standardisieren, um den grenzüberschreitenden Handel und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu erleichtern.
Die Peppol BIS-Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung basieren auf der Norm EN 16931, die die elektronische Rechnungsstellung europaweit harmonisiert, die Effizienz fördert, die Kosten senkt und nahtlose grenzüberschreitende Transaktionen ermöglicht.
Die wichtigsten Aspekte der EN 16931
1. Semantisches Datenmodell: Definiert die Kernelemente und die Struktur einer elektronischen Rechnung und sorgt für Konsistenz und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern.
2. Kernelemente: Legt obligatorische und optionale Felder fest, die in einer Rechnung enthalten sein müssen, z. B. Angaben zum Käufer und Lieferanten, Rechnungszeilen, Steuern und Summen.
3. Compliance: Hilft Unternehmen bei der Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt, um Prozesse zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
4. Interoperabilität: Bietet einen gemeinsamen Rahmen für den Datenaustausch, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Invoicing-Systemen und -Lösungen zu erleichtern.
5. Implementierung: Entwickelt für Softwareentwickler, Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, um elektronische Rechnungen effizient und einheitlich zu erstellen, auszutauschen und zu verarbeiten.
Die Beziehung zwischen EN 16931 und Peppol BIS
- Die Spezifikation von Peppol BIS Billing ist für die elektronische Rechnungsstellung konzipiert und entspricht vollständig der Norm EN 16931. Peppol BIS Billing 3.0 verwendet das semantische Datenmodell und die Kernelemente, die in der Norm für elektronische Rechnungen definiert sind.
- Peppol BIS stellt sicher, dass die innerhalb des Peppol-Netzes ausgetauschten elektronischen Rechnungen die Anforderungen der EN 16931 erfüllen, was die Interoperabilität und die Einhaltung der EU-Vorschriften erleichtert.
- Durch die Einhaltung der EN 16931 bietet Peppol BIS einen standardisierten Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung, der in ganz Europa übernommen werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass die über Peppol ausgetauschten Rechnungen mit den Systemen der verschiedenen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen kompatibel sind.
Beispiel: EN 16931 und Peppol BIS in einer UBL-Rechnung
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<!-- EN 16931 / Peppol BIS 3.0 identification -->
<cbc:CustomizationID>
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>
urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
</cbc:ProfileID>
<!-- Core EN 16931 elements -->
<cbc:ID>INV-2025-000123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2025-11-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2025-12-14</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Supplier AB</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Buyer Oy</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<!-- Invoice lines, tax totals, legal monetary totals, etc. go here -->
</Invoice>
Bei der EN 16931 handelt es sich nicht um ein Dateiformat an sich, sondern um eine Struktur, die definiert, was eine elektronische Rechnung enthalten muss. Um die Rechnung kompatibel zu machen, wird eine etablierte Syntax verwendet - in der Regel UBL 2.1 -, in derdie Anforderungen der Norm als XML-Elemente ausgedrückt werden.
In der Praxis hängt die Einhaltung der Vorschriften von drei Dingen ab:
- Verwendung einer unterstützten Syntax, z. B. UBL 2.1
- Angabe der Spezifikation, der die Rechnung folgt, z. B. Peppol BIS Billing 3.0
- Einhaltung der Regeln der EN 16931, die sicherstellen, dass Beträge, Daten, Mehrwertsteuerangaben und Geschäftsinformationen gültig sind
Wenn eine Rechnung über Peppol versendet wird, muss sie die richtigen technischen Identifikatoren (CustomizationID und ProfileID) enthalten. Diese teilen dem Empfänger - und der Validierungsmaschine - genau mit, welchem Regelsatz die Rechnung entspricht.
Qvalia ist vollständig konform mit EN 16931 und Peppol BIS.
