Das „Ablehnen“ einer Rechnung kann zwei verschiedene Bedeutungen haben. Eine technische Ablehnung bedeutet, dass die Rechnung nie zugestellt wurde, da der empfangende Dienstleister sie nicht validieren oder weiterleiten konnte. Eine geschäftliche Ablehnung bedeutet, dass der Käufer die Rechnung zwar erhalten hat, sie aber beanstandet. Keiner der beiden Fälle führt rechtlich gesehen zur Stornierung einer ausgestellten Rechnung. Ist eine Rechnung, die den Käufer erreicht hat, fehlerhaft, korrigiert der Verkäufer sie mittels einer Gutschrift.
Technische Ablehnung: Status auf Nachrichtenebene (MLS)
Peppol MLS ist eine Nachricht des empfangenden Dienstanbieters (C3) an den sendenden Dienstanbieter (C2), in der mitgeteilt wird, ob das Dokument beim Empfänger (C4) zugestellt wurde.
| Code | Bedeutung |
| AP | Dem Empfänger zugestellt, mit nachweisbarer Bestätigung |
| AB | An den Empfänger weitergeleitet, aber die Zustellung kann nicht bestätigt werden |
| RE | Nicht zugestellt. Gründe hierfür sind unter anderem Syntaxfehler (SV), schwerwiegende Fehler in den Geschäftsregeln (BV) und Zustellungsfehler (FD) |
- Verpflichtende schrittweise Einführung. Alle Peppol-Dienstleister müssen bis Ende Februar 2027 in der Lage sein, MLS zu empfangen, und die Übermittlung ist ab Ende März 2027 verpflichtend. Die ältere „Message Level Response“ wird am 1. Mai 2027 außer Kraft gesetzt.
- Folge: Nach einem RE geht die Verantwortung für die Nachricht wieder auf den Absender über. Die Rechnung ist nicht beim Käufer angekommen, daher muss der Absender den Fehler beheben und die Nachricht erneut versenden.
- Auf Ebene der Dienstanbieter. MLS wird zwischen den Dienstanbietern ausgetauscht. Ihr Anbieter entscheidet, wie es Ihnen angezeigt wird.
Geschäftliche Ablehnung: Antwort auf eine Rechnung
Über das Peppol- BIS Invoice Response kann der Käufer dem Verkäufer mitteilen, in welcher Phase des Genehmigungs- und Zahlungsprozesses sich die Rechnung befindet. Die Nutzung ist optional, es sei denn, die Parteien vereinbaren etwas anderes.
| Code | Bedeutung |
| AB | Eingegangen und zur Bearbeitung weitergeleitet |
| IP | In Bearbeitung |
| UQ | In Bearbeitung: Die Bearbeitung wird ausgesetzt, bis der Verkäufer antwortet |
| CA | Unter Vorbehalt angenommen |
| RE | Abgelehnt: Der Käufer wird die Rechnung nicht weiter bearbeiten (endgültig) |
| AP | Angenommen: endgültige Genehmigung, Zahlung folgt |
| PD | Bezahlt |
Eine Ablehnung enthält einen Grund, zum Beispiel REF (falsche Referenzen), PRI (falsche Preise), QTY (falsche Menge) oder LEG (falsche rechtliche Angaben), und kann mit einer Maßnahme verbunden sein, wie zum Beispiel NIN (neue Rechnung ausstellen) oder CNF (vollständige Gutschrift).
Die Spezifikation ist hinsichtlich der rechtlichen Wirkung eindeutig: Eine Rechnungsantwort „hat keinerlei rechtliche Wirkung“. Sie ändert weder die Rechnung noch ent release t sie den Käufer von seinen Zahlungsverpflichtungen. Wird eine Rechnung abgelehnt, stellt der Verkäufer eine Gutschrift dafür aus und, falls erforderlich, eine neue Rechnung (Peppol BIS Invoice Response).
Die rechtliche Sichtweise
Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie enthält keine Bestimmung, die es einem Käufer erlaubt, eine ausgestellte Rechnung abzulehnen. Fehler werden durch ein Dokument korrigiert, das die ursprüngliche Rechnung berichtigt und auf diese verweist (Artikel 219). Derzeit muss der Empfänger die Verwendung von elektronischen Rechnungen als solche akzeptieren (Artikel 232), doch ab dem 1. Juli 2030 ist diese Zustimmung für elektronische Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, nicht mehr erforderlich. Einige Länder haben eigene Vorschriften:
| Land | Was gilt? |
| Schweden | Es besteht kein gesetzliches Recht, eine Rechnung abzulehnen. Eine fehlerhafte Rechnung wird in der Regel vom Verkäufer durch eine „Ändringsfaktura“ – beispielsweise eine Gutschrift – korrigiert, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist (Skatteverket). |
| Deutschland | Ein Dokument, das eigentlich eine elektronische Rechnung sein sollte, aber nicht in einem gültigen strukturierten Format vorliegt, gilt lediglich als „sonstige Rechnung“, die die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Der Käufer sollte eine korrekte elektronische Rechnung anfordern. |
| Frankreich | Im Rahmen der Reform von 2026 sind „technische Ablehnung“ (Rejetée) und „Ablehnung durch den Käufer“ (Refusée) obligatorische Statusangaben im Lebenszyklus. Eine Ablehnung ist nur aus bestimmten Gründen zulässig, beispielsweise bei fehlendem Angebot oder fehlenden Pflichtangaben. Für Streitfälle gilt ein separater Status. |
| Belgien | Eine Rechnung, die nicht für Sie bestimmt ist, kann mit einer Rechnungsantwort mit dem Status „RE“ abgelehnt werden. Fehlende Angaben werden durch die Aufforderung zur Korrektur behoben, und ein Käufer kann eine Rechnung nicht allein deshalb ablehnen, weil kein PDF-Anhang beigefügt ist (FPS Finance FAQ). |
| Italien | Eine von der SdI-Plattform abgelehnte Rechnung gilt als nicht ausgestellt. Die italienische Steuerbehörde empfiehlt, sie mit demselben Datum und derselben Nummer erneut einzureichen. |
| UAE | Eine elektronische Gutschrift ist zwingend erforderlich, wenn eine ausgestellte Rechnung storniert oder gekürzt wird oder einen administrativen oder rechnerischen Fehler enthält. |
Kann man die Rechnungsnummer wiederverwenden?
| Technische Ablehnung | Geschäftliche Ablehnung | |
| Wer lehnt ab | Empfangender Dienstleister oder Steuerplattform | Käufer |
| Haben Sie den Käufer erreicht? | Nein | Ja |
| Rechtsstatus | Nicht ausgeliefert. In Ländern mit Ausfuhrgenehmigung wie Italien nicht ausgestellt | Ausgestellt und weiterhin gültig |
| So beheben Sie das Problem | Korrigieren und erneut senden | Gutschrift, anschließend bei Bedarf eine neue Rechnung |
| Rechnungsnummer | In Italien ist die gleiche Anzahl zulässig. Die meisten anderen Länder geben keine offiziellen Vorgaben. | Neue Nummer. Die Gutschrift bezieht sich auf die ursprüngliche |
Unsere Empfehlung: Sollte eine Rechnung den Käufer nie erreicht haben, klären Sie mit Ihrem Buchhalter, ob Sie diese unter derselben Nummer erneut versenden sollten. Im Zweifelsfall oder falls der Käufer die Rechnung möglicherweise doch erhalten hat, stellen Sie eine Gutschrift und eine neue Rechnung aus. Siehe „Gutschriften und Rechnungskorrekturen nach Land“.
Dieser Artikel fasst die Regelungen zum Stand Oktober 2026 zusammen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Informieren Sie sich über die aktuellen nationalen Vorschriften oder wenden Sie sich an einen Berater.