Hvert land bestemmer hvor lenge fakturaer må lagres, og en e-faktura må forbli autentisk, intakt og lesbar i hele perioden. Flere land krever også at en e-faktura oppbevares i formatet den ble mottatt i, som for en strukturert e-faktura betyr den originale XML-filen, ikke en PDF-kopi.
EUs grunnlinje
Momsdirektivet (2006/112/EF) setter det felles rammeverket, og medlemslandene fyller ut detaljene:
- Hva du skal beholde. Kopier av fakturaer du utsteder, eller som utstedes på dine vegne, og alle fakturaer du mottar ( artikkel 244 ).
- Hvor. Du velger lagringssted så lenge fakturaer kan gjøres tilgjengelige uten unødig forsinkelse. Medlemsstater kan kreve varsling om lagring i utlandet, eller lagring i landet, med mindre fakturaer lagres elektronisk med full online tilgang ( artikkel 245 ).
- Hvor lenge. Hvert medlemsland fastsetter oppbevaringsperioden ( artikkel 247 ).
- Format. Medlemsstatene kan kreve at fakturaer oppbevares i originalformat, papir eller elektronisk (artikkel 247).
- Integritet. Opprinnelsens autentisitet, innholdets integritet og lesbarhet må sikres fra utstedelse til slutten av lagringsperioden ( artikkel 233 ).
- Tilgang. Skattemyndighetene kan få tilgang til, laste ned og bruke fakturaer som er lagret elektronisk ( artikkel 249 ).
Oppbevaringsregler etter land
| Land | Oppbevaringsperiode | Format og lagringssted |
| Sverige | Frem til slutten av det syvende året etter utløpet av kalenderåret der regnskapsåret sluttet | Elektroniske fakturaer oppbevares i det formatet de ble mottatt i. Lagring i et annet EU-land er tillatt etter at Skatteverket er varslet. Kilde: Bokföringslagen 7 kap. |
| Norge | 5 år etter regnskapsårets slutt for primærdokumentasjon (3,5 år for enkelte dokumenter) | Elektroniske registre kan lagres i EØS, Storbritannia eller Sveits med varsel. En regel som krever at e-fakturaer oppbevares i sitt opprinnelige format ble vedtatt i juni 2026, men er ennå ikke trådt i kraft. Kilde: Skatteetaten |
| Finland | 6 år for fakturaer og bilag, 10 år for regnskap og reskontro, regnet fra slutten av året regnskapsåret sluttet. | Konvertering er tillatt dersom autentisitet og integritet fortsatt kan bekreftes. Lagring i utlandet er tillatt med tilgang i sanntid. Kilde: Vero |
| Danmark | 5 år fra slutten av regnskapsåret | Salgsfakturaer lagres digitalt i den versjonen de sendes. De fleste bedrifter må bruke et digitalt bokføringssystem. Kilde: Erhvervsstyrelsen |
| Tyskland | 8 år for fakturaer og bestillingsbilag (siden 1. januar 2025), 10 år for bøker og årsregnskap, fra slutten av kalenderåret | Strukturerte e-fakturaer oppbevares i originalformat. Lagring i et annet EU-land er tillatt dersom skattekontoret får beskjed om stedet; utenfor EU kreves godkjenning. Kilder: § 14b UStG , § 147 AO |
| Frankrike | 6 år for skatteformål, 10 år under handelsrett | En e-faktura må oppbevares i original elektronisk form; en utskrift er ikke original. Lagring i utlandet er begrenset til EU og land med bistandsavtale og må deklareres. Kilde: economie.gouv.fr |
| Belgia | 10 år fra 1. januar året etter at fakturaen ble utstedt | Fakturaer kan lagres utenfor Belgia dersom de lagres elektronisk med full tilgang på nett. |
| Nederland | 7 år (10 år for fast eiendom) | Fakturaer oppbevares i den formen de ble sendt eller mottatt i; digitale fakturaer skrives ikke ut. Kilde: Belastingdienst |
| Slovakia | 10 år etter utløpet av året fakturaen gjelder | Papir- eller elektronisk lagring; elektroniske fakturaer må være tilgjengelige for skattekontoret. Kilde: Finančná správa |
| De forente arabiske emirater | 5 år etter skatteperiodens slutt, lenger i noen tilfeller | Elektroniske registreringer er tillatt dersom de er lesbare og verifiserbare. Siden 1. oktober 2026 krever ikke lenger reglene for e-fakturering at e-fakturaer lagres i De forente arabiske emirater. Kilde: Ministerbeslutning 197/2026 |
| Australia | 5 år fra da registreringen ble utarbeidet eller transaksjonen ble fullført, avhengig av hva som inntreffer senere | Registreringene må være på engelsk eller være enkle å konvertere, og må ikke endres. Kilde: ATO |
| Singapore | 5 år | Elektronisk lagring er tillatt; e-fakturaer må kunne lagres i menneskelig lesbar form og beskyttes mot manipulasjon. Kilde: IRAS |
Hva dette betyr for strukturerte e-fakturaer
- Behold originalfilen. Lagre XML-filen du sendte eller mottok, ikke bare en PDF-gjengivelse. Sverige, Tyskland, Danmark og Nederland krever det mottatte formatet, og i Frankrike er ikke en utskrift originalen.
- Ta vare på bevisene. Ta vare på revisjonssporet som knytter fakturaen til transaksjonen og alle data som beviser ekthet og integritet.
- Bruk den lengste perioden som gjelder. Hvis du opererer i flere land, er det den strengeste regelen som avgjør. Mange grupper oppbevarer fakturaer i 10 år.
- Sjekk lagringsstedet. Skylagring utenfor EU eller landet kan kreve varsling eller godkjenning.
- Planlegg for avslutninger. Sørg for at du kan eksportere fakturaer i originalformat hvis du bytter tjenesteleverandør.
Les mer om konvertering av leverandørfakturaer til andre formater og hva en faktura må inneholde . Du kan laste ned fakturaer fra Qvalia, se Hvordan kan jeg laste ned eller print fakturaen min?.
Denne artikkelen oppsummerer reglene per oktober 2026 og er ikke juridisk eller skattemessig rådgivning. Regler for oppbevaring av opplysninger endres, så sjekk gjeldende nasjonale regler eller spør en rådgiver.