Chaque pays fixe la durée de conservation des factures, et une « E-facture » doit rester authentique, intacte et lisible pendant toute cette période. Plusieurs pays exigent également qu’une « E-facture » soit conservée dans le format dans lequel elle a été reçue, ce qui, pour une facture structurée E-facture , signifie le fichier XML d’origine, et non une copie au format PDF.
Scénario de référence de l'UE
La directive TVA (2006/112/CE) définit le cadre commun, et les États membres en précisent les modalités :
- Documents à conserver : les copies des factures que vous émettez ou qui sont émises en votre nom, ainsi que toutes les factures que vous recevez (article 244).
- Lieu. Vous choisissez le lieu de conservation, à condition que les factures puissent être mises à disposition sans retard injustifié. Les États membres peuvent exiger la notification d'une conservation à l'étranger ou la conservation sur leur territoire, sauf si les factures sont conservées sous forme électronique avec un accès en ligne complet (article 245).
- Quelle durée ? Chaque État membre fixe la durée de conservation (article 247).
- Format. Les États membres peuvent exiger que les factures soient conservées sous leur forme originale, sur support papier ou électronique (article 247).
- Intégrité. L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité doivent être garanties depuis l'émission jusqu'à la fin de la période de conservation (article 233).
- Accès. Les autorités fiscales peuvent consulter, télécharger et utiliser les factures conservées sous forme électronique (article 249).
Règles de conservation par pays
| Pays | Durée de conservation | Format et emplacement de stockage |
| Suède | Jusqu'à la fin de la septième année suivant la fin de l'année civile au cours de laquelle l'exercice financier s'est achevé | Les factures électroniques sont conservées dans le format dans lequel elles ont été reçues. Leur stockage dans un autre pays de l'UE est autorisé après notification au Skatteverket. Source : Loi sur la comptabilité, chapitre 7. |
| Norvège | 5 ans après la clôture de l'exercice comptable pour les documents primaires (3,5 ans pour certains dossiers) | Les documents électroniques peuvent être conservés dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, moyennant notification. Une règle imposant la conservation des factures électroniques dans leur format d'origine a été adoptée en juin 2026, mais n'est pas encore entrée en vigueur. Source : Skatteetaten |
| Finlande | 6 ans pour les factures et les pièces justificatives, 10 ans pour les états financiers et les livres comptables, à compter de la fin de l'année au cours de laquelle l'exercice comptable s'est achevé | La conversion est autorisée si l'authenticité et l'intégrité peuvent toujours être vérifiées. Le stockage à l'étranger est autorisé à condition de permettre un accès en temps réel. Source : Vero |
| Danemark | 5 ans à compter de la fin de l'exercice financier | Les factures de vente sont archivées sous forme numérique dans la version envoyée. La plupart des entreprises sont tenues d'utiliser un système de comptabilité digitale . Source : Erhvervsstyrelsen |
| Allemagne | 8 ans pour les factures et les pièces comptables (à compter du 1er janvier 2025), 10 ans pour les livres comptables et les comptes annuels, à compter de la fin de l'année civile | Les factures électroniques structurées sont conservées dans leur format d'origine. Leur stockage dans un autre pays de l'UE est autorisé à condition d'en indiquer le lieu à l'administration fiscale ; en dehors de l'UE, une autorisation est requise. Sources : § 14b de la loi allemande sur la TVA (UStG), § 147 du code fiscal allemand (AO) |
| France | 6 ans sur le plan fiscal, 10 ans en droit commercial | Un « E-facture » doit être conservé sous sa forme électronique d'origine ; une impression papier ne constitue pas un original. Le stockage à l'étranger est limité à l'UE et aux pays ayant conclu un accord d'assistance, et doit faire l'objet d'une déclaration. Source : economie.gouv.fr |
| Belgique | 10 ans à compter du 1er janvier de l'année suivant celle de l'émission de la facture | Les factures peuvent être conservées en dehors de la Belgique si elles sont stockées sous forme électronique et si leur consultation en ligne est totale. |
| Pays-Bas | 7 ans (10 ans pour les biens immobiliers) | Les factures sont conservées sous la forme dans laquelle elles ont été envoyées ou reçues ; les factures « digitale » ne sont pas imprimées. Source : Belastingdienst |
| Slovaquie | 10 ans après la fin de l'année à laquelle se rapporte la facture | Conservation sur support papier ou électronique ; les factures électroniques doivent être accessibles à l'administration fiscale. Source : Finančná správa |
| EAU | 5 ans après la fin de la période d'imposition, voire plus dans certains cas | Les documents électroniques sont autorisés à condition qu'ils soient lisibles et vérifiables. Depuis le 1er octobre 2026, les règles de l'e-facturation e n'exigent plus que les factures électroniques soient conservées aux Émirats arabes unis. Source : Décision ministérielle n° 197/2026 |
| Australie | 5 ans à compter de la date d'établissement du document ou de la date de réalisation de l'opération, la date la plus tardive étant retenue | Les documents doivent être rédigés en anglais ou pouvoir être facilement traduits, et ne doivent pas avoir été modifiés. Source : ATO |
| Singapour | 5 ans | Le stockage électronique est autorisé ; les factures électroniques doivent pouvoir être conservées sous une forme lisible par l'homme et protégées contre toute altération. Source : IRAS |
Ce que cela implique pour les factures électroniques structurées
- Conservez le fichier d'origine. Enregistrez le fichier XML que vous avez envoyé ou reçu, et pas seulement une version PDF. La Suède, l'Allemagne, le Danemark et les Pays-Bas exigent le format d'origine, et en France, une impression papier n'est pas considérée comme l'original.
- Conservez les pièces justificatives. Conservez la piste d'audit reliant la facture à la transaction, ainsi que toutes les données attestant de son authenticité et de son intégrité.
- Retenez le délai le plus long applicable. Si vous exercez vos activités dans plusieurs pays, c'est la règle la plus stricte qui s'applique. De nombreux groupes conservent leurs factures pendant 10 ans.
- Vérifiez le lieu de stockage. Le stockage dans le cloud en dehors de l'UE ou du pays peut nécessiter une notification ou une autorisation.
- Prévoyez des solutions de secours. Assurez-vous de pouvoir exporter les factures dans leur format d'origine si vous changez de prestataire de services.
Découvrez-en davantage sur la conversion des factures fournisseurs dans d'autres formats et sur les éléments obligatoires d'une facture. Vous pouvez télécharger vos factures depuis Qvalia ; consultez la rubrique « Comment télécharger ou imprimer ma facture ? ».
Cet article résume la réglementation en vigueur en octobre 2026 et ne constitue en aucun cas un conseil juridique ou fiscal. Les règles de conservation évoluant régulièrement, veuillez vous renseigner sur la réglementation nationale en vigueur ou consulter un conseiller.