Kukin maa määrittelee, kuinka kauan laskuja on säilytettävä, ja sähköisen laskun on pysyttävä aitona, ehjänä ja luettavissa koko tämän ajan. Useat maat vaativat myös, että sähköinen lasku säilytetään siinä muodossa, jossa se on vastaanotettu, mikä strukturoidun sähköisen laskun tapauksessa tarkoittaa alkuperäistä XML-tiedostoa, ei PDF-kopiota.
EU:n vertailuarvo
Arvonlisäverodirektiivi (2006/112/EY) määrittelee yhteiset puitteet, ja jäsenvaltiot täsmentävät yksityiskohdat:
- Mitä on säilytettävä. Kopiot laskuista, jotka olet itse laatinut tai jotka on laadittu puolestasi, sekä kaikista saamistasi laskuista (244 §).
- Missä. Voit valita säilytyspaikan, kunhan laskut ovat saatavilla ilman aiheetonta viivettä. Jäsenvaltiot voivat vaatia ilmoitusta ulkomailla tapahtuvasta säilytyksestä tai säilytystä kotimaassa, ellei laskuja säilytetä sähköisesti siten, että niihin on täysi pääsy verkossa (245 artikla).
- Kuinka kauan. Kukin jäsenvaltio määrittää säilytysajan (247 artikla).
- Muoto. Jäsenvaltiot voivat vaatia, että laskut säilytetään alkuperäisessä muodossaan, joko paperisina tai sähköisinä (247 artikla).
- Eheys. Alkuperän aitous, sisällön eheys ja luettavuus on varmistettava julkaisusta lähtien säilytysajan loppuun asti (233 artikla).
- Pääsy. Veroviranomaisilla on oikeus tarkastella, ladata ja käyttää sähköisesti tallennettuja laskuja (249 §).
Tietojen säilyttämistä koskevat säännöt maittain
| Maa | Säilytysaika | Tiedostomuoto ja tallennuspaikka |
| Ruotsi | Tilinpäätöskalenterivuoden päättymisen jälkeisen seitsemännen vuoden loppuun asti | Sähköiset laskut säilytetään siinä muodossa, jossa ne on vastaanotettu. Säilytys toisessa EU-maassa on sallittua, kun siitä on ilmoitettu Skatteverketille. Lähde: Kirjanpitolaki, 7 luku. |
| Norja | 5 vuotta ensisijaisten asiakirjojen tilikauden päättymisen jälkeen (joidenkin asiakirjojen osalta 3,5 vuotta) | Sähköiset asiakirjat voidaan tallentaa ETA-alueelle, Yhdistyneeseen kuningaskuntaan tai Sveitsiin, kunhan asiasta ilmoitetaan. Sääntö, jonka mukaan sähköiset laskut on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan, hyväksyttiin kesäkuussa 2026, mutta se ei ole vielä tullut voimaan. Lähde: Skatteetaten |
| Suomi | 6 vuotta laskuille ja tositteille, 10 vuotta tilinpäätöksille ja pääkirjoille, laskettuna sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi päättyi | Muuntaminen on sallittua, jos aitous ja eheys voidaan edelleen varmistaa. Tallentaminen ulkomaille on sallittua, kun tietoihin pääsee käsiksi reaaliajassa. Lähde: Vero |
| Tanska | 5 vuotta tilikauden päättymisestä | Myyntilaskut tallennetaan digitaalisesti siinä muodossa, jossa ne on lähetetty. Useimpien yritysten on käytettävä digitaalista kirjanpitojärjestelmää. Lähde: Erhvervsstyrelsen |
| Saksa | 8 vuotta laskuille ja kirjanpitotodisteille (1. tammikuuta 2025 alkaen), 10 vuotta kirjanpitoaineistolle ja tilinpäätöksille kalenterivuoden päättymisestä lukien | Rakenteelliset sähköiset laskut säilytetään alkuperäisessä muodossaan. Säilytys toisessa EU-maassa on sallittua, jos sijainti ilmoitetaan verovirastolle; EU:n ulkopuolella säilytys edellyttää lupaa. Lähteet: § 14b UStG, § 147 AO |
| Ranska | Verotuksessa 6 vuotta, kauppaoikeudessa 10 vuotta | Sähköinen lasku on säilytettävä alkuperäisessä sähköisessä muodossaan; tulostettu versio ei ole alkuperäiskappale. Ulkomailla säilyttäminen on rajoitettu EU:n alueeseen ja niihin maihin, joiden kanssa on solmittu avunantosopimus, ja siitä on ilmoitettava. Lähde: economie.gouv.fr |
| Belgia | 10 vuotta laskun päivämäärää seuraavan vuoden 1. tammikuuta alkaen | Laskut voidaan säilyttää Belgian ulkopuolella, jos ne tallennetaan sähköisesti ja niihin on täysi pääsy verkossa. |
| Alankomaat | 7 vuotta (kiinteistöjen osalta 10 vuotta) | Laskut säilytetään siinä muodossa, jossa ne on lähetetty tai vastaanotettu; digitaalisia laskuja ei tulosteta. Lähde: Belastingdienst |
| Slovakia | 10 vuotta sen vuoden päättymisen jälkeen, johon lasku liittyy | Paperimuotoinen tai sähköinen tallennus; veroviraston on voitava saada sähköiset laskut käyttöönsä. Lähde: Finančná správa |
| UAE | 5 vuotta verokauden päättymisen jälkeen, joissakin tapauksissa pidempään | Sähköiset asiakirjat ovat sallittuja, jos ne ovat luettavissa ja todennettavissa. 1. lokakuuta 2026 alkaen sähköisen laskutuksen säännöissä ei enää vaadita, että sähköiset laskut on säilytettävä Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa. Lähde: Ministeriön päätös 197/2026 |
| Australia | 5 vuotta siitä, kun asiakirja on laadittu tai liiketoimi on saatettu päätökseen, sen mukaan kumpi ajankohta on myöhäisempi | Asiakirjojen on oltava englanninkielisiä tai helposti käännettävissä, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Lähde: ATO |
| Singapore | 5 vuotta | Sähköinen tallennus on sallittua; sähköiset laskut on voitava tallentaa ihmisen luettavassa muodossa, ja ne on suojattava väärentämiseltä. Lähde: IRAS |
Mitä tämä tarkoittaa jäsenneltyjen sähköisten laskujen kannalta
- Säilytä alkuperäinen tiedosto. Tallenna lähettämäsi tai vastaanottamasi XML-tiedosto, älä pelkästään PDF-tiedostoa. Ruotsissa, Saksassa, Tanskassa ja Alankomaissa vaaditaan vastaanotetun tiedoston muotoa, ja Ranskassa tulostettu versio ei ole alkuperäinen.
- Säilytä todistusaineisto. Säilytä kirjausketju, joka yhdistää laskun liiketoimeen, sekä kaikki tiedot, jotka todistavat laskun aitouden ja eheyden.
- Käytä sovellettavista määräajoista pisintä. Jos harjoitat liiketoimintaa useissa maissa, ratkaisevana on tiukin sääntö. Monet konsernit säilyttävät laskuja 10 vuotta.
- Tarkista tallennuspaikka. EU:n tai kyseisen maan ulkopuolella sijaitseva pilvitallennustila saattaa edellyttää ilmoitusta tai hyväksyntää.
- Varaudu siirtymään toiseen palveluntarjoajaan. Varmista, että voit viedä laskut alkuperäisessä muodossaan, jos vaihdat palveluntarjoajaa.
Lue lisää toimittajien laskujen muuntamisesta muihin tiedostomuotoihin sekä siitä, mitä laskun on sisällettävä. Voit ladata laskuja Qvalia-palvelusta; katso ohjeet kohdasta ”Kuinka voin ladata tai tulostaa laskuni?”.
Tässä artikkelissa esitetään yhteenveto lokakuussa 2026 voimassa olevista säännöistä, eikä se ole oikeudellista tai veroneuvontaa. Säilytysmääräykset muuttuvat, joten tarkista voimassa olevat kansalliset säännöt tai kysy neuvoa asiantuntijalta.