Každá krajina stanovuje, ako dlho sa musia faktúry uchovávať, a elektronická faktúra musí zostať autentická, neporušená a čitateľná počas celého tohto obdobia. Niekoľko krajín tiež vyžaduje, aby sa elektronická faktúra uchovávala v tom formáte, v akom bola prijatá, čo v prípade štruktúrovanej elektronickej faktúry znamená pôvodný súbor XML, nie kópiu vo formáte PDF.
Referenčná hodnota EÚ
Smernica o DPH (2006/112/ES) stanovuje spoločný rámec a členské štáty dopĺňajú konkrétne podrobnosti:
- Čo je potrebné uchovávať. Kópie faktúr, ktoré vystavujete vy alebo ktoré sú vystavené vaším menom, a všetky faktúry, ktoré dostávate (článok 244).
- Kde. Miesto uchovávania si zvolíte vy, pokiaľ budú faktúry k dispozícii bez zbytočného odkladu. Členské štáty môžu vyžadovať oznámenie o uchovávaní v zahraničí alebo o uchovávaní v danej krajine, pokiaľ nie sú faktúry uchovávané elektronicky s plným online prístupom (článok 245).
- Ako dlho. Dĺžku uchovávania stanovuje každý členský štát (článok 247).
- Formát. Členské štáty môžu vyžadovať, aby sa faktúry uchovávali v pôvodnej podobe, či už v papierovej alebo elektronickej forme (článok 247).
- Integrita. Od vydania až do uplynutia doby uchovávania sa musí zabezpečiť pravosť pôvodu, integrita obsahu a čitateľnosť (článok 233).
- Prístup. Daňové orgány môžu pristupovať k elektronicky uloženým faktúram, sťahovať ich a využívať (článok 249).
Pravidlá uchovávania údajov podľa krajiny
| Krajina | Doba uchovávania | Formát a miesto uloženia |
| Švédsko | Do konca siedmeho roka po skončení kalendárneho roka, v ktorom sa skončilo účtovné obdobie | Elektronické faktúry sa uchovávajú v tom formáte, v akom boli prijaté. Uchovávanie v inej krajine EÚ je povolené po oznámení orgánu Skatteverket. Zdroj: Zákon o účtovníctve, kapitola 7. |
| Nórsko | 5 rokov po skončení účtovného obdobia v prípade primárnej dokumentácie (3,5 roka v prípade niektorých záznamov) | Elektronické záznamy môžu byť po predchádzajúcom oznámení uchovávané v EHP, Spojenom kráľovstve alebo vo Švajčiarsku. V júni 2026 bolo prijaté nariadenie, podľa ktorého sa elektronické faktúry musia uchovávať v pôvodnom formáte, toto nariadenie však ešte nenadobudlo platnosť. Zdroj: Skatteetaten |
| Fínsko | 6 rokov v prípade faktúr a dokladov, 10 rokov v prípade účtovných závierok a účtovných kníh, počítané od konca roka, v ktorom sa skončilo účtovné obdobie | Premena je povolená, ak je možné naďalej overiť pravosť a integritu údajov. Ukladanie v zahraničí je povolené za podmienky prístupu v reálnom čase. Zdroj: Vero |
| Dánsko | 5 rokov od skončenia účtovného obdobia | Predajné faktúry sa uchovávajú v digitálnej podobe v podobe, v akej boli odoslané. Väčšina podnikov musí používať digitálny účtovný systém. Zdroj: Erhvervsstyrelsen |
| Nemecko | 8 rokov v prípade faktúr a účtovných dokladov (od 1. januára 2025), 10 rokov v prípade účtovných kníh a ročných účtovných závierok, počítané od konca kalendárneho roka | Štruktúrované elektronické faktúry sa uchovávajú v pôvodnom formáte. Uchovávanie v inej krajine EÚ je povolené, ak je daňovému úradu oznámené miesto uchovávania; v prípade krajín mimo EÚ je potrebné povolenie. Zdroje: § 14b UStG, § 147 AO |
| Francúzsko | 6 rokov na daňové účely, 10 rokov podľa obchodného práva | Elektronická faktúra sa musí uchovávať v pôvodnej elektronickej podobe; výtlačok sa nepovažuje za originál. Uchovávanie v zahraničí je obmedzené na územie EÚ a krajiny, s ktorými bola uzavretá dohoda o vzájomnej pomoci, a musí sa nahlásiť. Zdroj: economie.gouv.fr |
| Belgicko | 10 rokov od 1. januára roka nasledujúceho po vystavení faktúry | Faktúry môžu byť uchovávané mimo Belgicka, ak sú uchovávané v elektronickej podobe s plným online prístupom. |
| Holandsko | 7 rokov (10 rokov v prípade nehnuteľností) | Faktúry sa uchovávajú v tej podobe, v akej boli odoslané alebo prijaté; digitálne faktúry sa netlačia. Zdroj: Belastingdienst |
| Slovensko | 10 rokov po skončení roka, na ktorý sa faktúra vzťahuje | Uchovávanie v papierovej alebo elektronickej podobe; daňový úrad musí mať prístup k elektronickým faktúram. Zdroj: Finančná správa |
| Spojené arabské emiráty | 5 rokov po skončení zdaňovacieho obdobia, v niektorých prípadoch aj dlhšie | Elektronické záznamy sú povolené, ak sú čitateľné a overiteľné. Od 1. októbra 2026 pravidlá týkajúce sa elektronickej fakturácie už nevyžadujú, aby boli elektronické faktúry uchovávané na území Spojených arabských emirátov. Zdroj: Rozhodnutie ministerstva č. 197/2026 |
| Austrália | 5 rokov odo dňa vyhotovenia záznamu alebo odo dňa uskutočnenia transakcie, podľa toho, čo nastane neskôr | Záznamy musia byť v angličtine alebo ich musí byť možné ľahko preložiť a nesmú byť pozmenené. Zdroj: ATO |
| Singapur | 5 rokov | Elektronické uchovávanie je povolené; elektronické faktúry musia byť uchovávané v podobe čitateľnej pre človeka a chránené pred manipuláciou. Zdroj: IRAS |
Čo to znamená pre štruktúrované elektronické faktúry
- Pôvodný súbor si uchovajte. Uložte si XML súbor, ktorý ste odoslali alebo prijali, a nie len jeho PDF verziu. Vo Švédsku, Nemecku, Dánsku a Holandsku sa vyžaduje práve tento formát, v ktorom bol súbor prijatý, a vo Francúzsku sa výtlačok nepovažuje za originál.
- Uchovajte dôkazy. Uchovajte auditovú stopu, ktorá spája faktúru s transakciou, ako aj všetky údaje, ktoré preukazujú jej pravosť a integritu.
- Použite najdlhšiu platnú lehotu. Ak pôsobíte vo viacerých krajinách, rozhodujúce je najprísnejšie pravidlo. Mnohé skupiny uchovávajú faktúry 10 rokov.
- Skontrolujte miesto uloženia. V prípade cloudového úložiska mimo EÚ alebo danej krajiny môže byť potrebné oznámenie alebo schválenie.
- Naplánujte si možnosti odchodu. Uistite sa, že v prípade zmeny poskytovateľa služieb budete môcť exportovať faktúry v ich pôvodnom formáte.
Prečítajte si viac o konvertovaní faktúr od dodávateľov do iných formátov a o tom, čo musí faktúra obsahovať. Faktúry si môžete stiahnuť z aplikácie Qvalia – pozrite si článok „Ako si môžem stiahnuť alebo vytlačiť faktúru?“.
Tento článok obsahuje súhrn pravidiel platných k októbru 2026 a nepredstavuje právne ani daňové poradenstvo. Pravidlá týkajúce sa uchovávania sa menia, preto si overte aktuálne vnútroštátne predpisy alebo sa poraďte s poradcom.