يحدد كل بلد المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالفواتير، ويجب أن تظل الفاتورة الإلكترونية أصلية وسليمة وقابلة للقراءة طوال تلك المدة. كما تشترط عدة بلدان الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية بالصيغة التي تم استلامها بها، وهو ما يعني، في حالة الفاتورة الإلكترونية المنظمة، الاحتفاظ بملف XML الأصلي، وليس بنسخة PDF.
خط الأساس الخاص بالاتحاد الأوروبي
يحدد توجيه ضريبة القيمة المضافة (2006/112/EC) الإطار العام، بينما تتولى الدول الأعضاء تحديد التفاصيل:
- ما يجب الاحتفاظ به: نسخ من الفواتير التي تصدرها، أو التي تصدر نيابة عنك، وجميع الفواتير التي تتلقاها (المادة 244).
- المكان. يمكنك اختيار مكان التخزين شريطة أن تكون الفواتير متاحة دون تأخير لا مبرر له. ويجوز للدول الأعضاء أن تشترط الإبلاغ عن التخزين في الخارج، أو التخزين داخل البلاد ما لم يتم تخزين الفواتير إلكترونيًّا مع إمكانية الوصول الكامل إليها عبر الإنترنت (المادة 245).
- ما هي المدة؟ تحدد كل دولة عضو فترة الاحتفاظ بالبيانات (المادة 247).
- الشكل. يجوز للدول الأعضاء أن تشترط الاحتفاظ بالفواتير في شكلها الأصلي، سواء كانت ورقية أو إلكترونية (المادة 247).
- السلامة. يجب ضمان أصالة المصدر وسلامة المحتوى ووضوح القراءة منذ تاريخ الإصدار وحتى نهاية فترة التخزين (المادة 233).
- الوصول. يجوز للسلطات الضريبية الاطلاع على الفواتير المخزنة إلكترونيًا وتنزيلها واستخدامها (المادة 249).
قواعد الاحتفاظ بالبيانات حسب البلد
| البلد | فترة الاحتفاظ | التنسيق ومكان التخزين |
| السويد | حتى نهاية السنة السابعة التي تلي نهاية السنة التقويمية التي انتهت فيها السنة المالية | يتم الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية بالصيغة التي وردت بها. ويُسمح بتخزينها في دولة أخرى من دول الاتحاد الأوروبي بعد إخطار مصلحة الضرائب (Skatteverket). المصدر: قانون المحاسبة، الفصل 7. |
| النرويج | 5 سنوات بعد انتهاء السنة المالية بالنسبة للوثائق الأولية (3.5 سنوات بالنسبة لبعض السجلات) | يمكن تخزين السجلات الإلكترونية في المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA) أو المملكة المتحدة أو سويسرا شريطة الإخطار بذلك. وقد تم اعتماد قاعدة تنص على ضرورة الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية بصيغتها الأصلية في يونيو 2026، لكنها لم تدخل حيز التنفيذ بعد. المصدر: Skatteetaten |
| فنلندا | 6 سنوات للفواتير والإيصالات، و10 سنوات للبيانات المالية ودفاتر الأستاذ، تُحسب من نهاية السنة التي انتهت فيها السنة المالية | يُسمح بالتحويل شريطة أن يظل من الممكن التحقق من أصالة البيانات وسلامتها. ويُسمح بالتخزين في الخارج شريطة إمكانية الوصول إليها في الوقت الفعلي. المصدر: Vero |
| الدنمارك | 5 سنوات من نهاية السنة المالية | يتم تخزين فواتير المبيعات رقميًّا بالصيغة التي تم إرسالها. يتعين على معظم الشركات استخدام نظام محاسبة رقمي. المصدر: Erhvervsstyrelsen |
| ألمانيا | 8 سنوات للفواتير وقسائم المحاسبة (اعتبارًا من 1 يناير 2025)، و10 سنوات للدفاتر والحسابات السنوية، اعتبارًا من نهاية السنة التقويمية | يتم الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية المنظمة بصيغتها الأصلية. ويُسمح بتخزينها في دولة أخرى من دول الاتحاد الأوروبي شريطة إبلاغ مصلحة الضرائب بموقع التخزين؛ أما التخزين خارج الاتحاد الأوروبي فيتطلب الحصول على موافقة. المصادر: المادة 14ب من قانون الضريبة على المبيعات (UStG)، والمادة 147 من قانون الإجراءات الضريبية (AO) |
| فرنسا | 6 سنوات لأغراض ضريبية، و10 سنوات بموجب القانون التجاري | يجب الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية في شكلها الإلكتروني الأصلي؛ ولا تعتبر النسخة المطبوعة نسخة أصلية. ويقتصر التخزين في الخارج على دول الاتحاد الأوروبي والدول التي أبرمت اتفاقية تعاون معها، ويجب الإبلاغ عن ذلك. المصدر: economie.gouv.fr |
| بلجيكا | 10 سنوات اعتبارًا من 1 يناير من السنة التالية لتاريخ إصدار الفاتورة | يجوز تخزين الفواتير خارج بلجيكا شريطة أن يتم تخزينها إلكترونيًّا مع إمكانية الوصول الكامل إليها عبر الإنترنت. |
| هولندا | 7 سنوات (10 سنوات بالنسبة للعقارات) | يتم الاحتفاظ بالفواتير بالشكل الذي أُرسلت أو استُلمت به؛ ولا تُطبع الفواتير الرقمية. المصدر: Belastingdienst |
| سلوفاكيا | بعد مرور 10 سنوات على نهاية السنة التي تتعلق بها الفاتورة | التخزين الورقي أو الإلكتروني؛ ويجب أن تكون الفواتير الإلكترونية متاحة لمصلحة الضرائب. المصدر: Finančná správa |
| الإمارات العربية المتحدة | بعد مرور 5 سنوات على انتهاء الفترة الضريبية، وقد تكون المدة أطول في بعض الحالات | يُسمح باستخدام السجلات الإلكترونية شريطة أن تكون قابلة للقراءة والتحقق منها. اعتبارًا من 1 أكتوبر 2026، لم تعد قواعد الفواتير الإلكترونية تشترط تخزين الفواتير الإلكترونية داخل دولة الإمارات العربية المتحدة. المصدر: القرار الوزاري رقم 197/2026 |
| أستراليا | 5 سنوات من تاريخ إعداد السجل أو إتمام المعاملة، أيهما يأتي لاحقًا | يجب أن تكون السجلات باللغة الإنجليزية أو قابلة للتحويل بسهولة، ويجب ألا يتم تغييرها. المصدر: ATO |
| سنغافورة | 5 سنوات | يُسمح بالتخزين الإلكتروني؛ ويجب أن تكون الفواتير الإلكترونية قابلة للتخزين في صيغة يمكن قراءتها بصريًّا ومحمية ضد التلاعب. المصدر: IRAS |
ماذا يعني ذلك بالنسبة للفواتير الإلكترونية المنظمة
- احتفظ بالملف الأصلي. قم بتخزين ملف XML الذي أرسلته أو استلمته، وليس مجرد نسخة PDF منه. تتطلب كل من السويد وألمانيا والدنمارك وهولندا الحصول على الملف بالصيغة التي تم استلامه بها، أما في فرنسا، فإن النسخة المطبوعة لا تعتبر النسخة الأصلية.
- احتفظ بالأدلة. احتفظ بسجل المراجعة الذي يربط الفاتورة بالمعاملة، بالإضافة إلى أي بيانات تثبت صحتها وسلامتها.
- استخدم أطول فترة تنطبق على حالتك. إذا كنت تمارس نشاطك في عدة بلدان، فإن القاعدة الأكثر صرامة هي التي تسري. وتحتفظ العديد من المجموعات بالفواتير لمدة 10 سنوات.
- تحقق من موقع التخزين. قد يتطلب التخزين السحابي خارج الاتحاد الأوروبي أو خارج البلد تقديم إخطار أو الحصول على موافقة.
- خطط لمخارج بديلة. تأكد من قدرتك على تصدير الفواتير بتنسيقها الأصلي في حال تغيير مزود الخدمة.
اقرأ المزيد حول تحويل فواتير الموردين إلى صيغ أخرى ، وما يجب أن تتضمنه الفاتورة. يمكنك تنزيل الفواتير من Qvalia، انظر: «كيف يمكنني تنزيل أو طباعة فاتورتي؟».
يلخص هذا المقال القواعد السارية اعتبارًا من أكتوبر 2026، ولا يُعد نصيحة قانونية أو ضريبية. تتغير قواعد الاحتفاظ بالأصول، لذا يرجى مراجعة القواعد الوطنية الحالية أو استشارة أحد المستشارين.