Jedes Land legt fest, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen, und eine elektronische Rechnung muss während des gesamten Zeitraums authentisch, unverändert und lesbar bleiben. In einigen Ländern ist zudem vorgeschrieben, dass eine elektronische Rechnung in dem Format aufbewahrt werden muss, in dem sie empfangen wurde; bei einer strukturierten elektronischen Rechnung bedeutet dies die ursprüngliche XML-Datei und nicht eine PDF-Kopie.
EU-Basiswert
Die Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) legt den gemeinsamen Rahmen fest, und die Mitgliedstaaten regeln die Einzelheiten:
- Was aufzubewahren ist: Kopien der von Ihnen ausgestellten oder in Ihrem Namen ausgestellten Rechnungen sowie aller Rechnungen, die Sie erhalten (Artikel 244).
- Wo. Sie wählen den Aufbewahrungsort frei, solange die Rechnungen ohne unnötige Verzögerung zur Verfügung gestellt werden können. Die Mitgliedstaaten können eine Meldung bei Aufbewahrung im Ausland oder die Aufbewahrung im Inland vorschreiben, es sei denn, die Rechnungen werden elektronisch mit uneingeschränktem Online-Zugriff gespeichert (Artikel 245).
- Wie lange? Jeder Mitgliedstaat legt die Aufbewahrungsfrist fest (Artikel 247).
- Format. Die Mitgliedstaaten können vorschreiben, dass Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form – in Papierform oder elektronisch – aufbewahrt werden müssen (Artikel 247).
- Unversehrtheit. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein (Artikel 233).
- Zugriff. Die Steuerbehörden dürfen auf elektronisch gespeicherte Rechnungen zugreifen, diese herunterladen und nutzen (Artikel 249).
Aufbewahrungsvorschriften nach Land
| Land | Aufbewahrungsfrist | Format und Speicherort |
| Schweden | Bis zum Ende des siebten Jahres nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr endete | Elektronische Rechnungen werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie eingegangen sind. Die Speicherung in einem anderen EU-Land ist nach Benachrichtigung des Skatteverket zulässig. Quelle: Buchhaltungsgesetz, Kapitel 7. |
| Norwegen | 5 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres für Primärunterlagen (3,5 Jahre für bestimmte Unterlagen) | Elektronische Aufzeichnungen dürfen nach entsprechender Benachrichtigung im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz gespeichert werden. Eine Vorschrift, wonach elektronische Rechnungen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden müssen, wurde im Juni 2026 verabschiedet, ist jedoch noch nicht in Kraft getreten. Quelle: Skatteetaten |
| Finnland | 6 Jahre für Rechnungen und Belege, 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Hauptbücher, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Geschäftsjahr endete | Eine Konvertierung ist zulässig, sofern die Authentizität und Integrität weiterhin überprüft werden können. Die Speicherung im Ausland ist zulässig, sofern ein Zugriff in Echtzeit möglich ist. Quelle: Vero |
| Dänemark | 5 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres | Verkaufsrechnungen werden in der versendeten Fassung digital gespeichert. Die meisten Unternehmen müssen ein digitales Buchhaltungssystem verwenden. Quelle: Erhvervsstyrelsen |
| Deutschland | 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (ab dem 1. Januar 2025), 10 Jahre für Geschäftsbücher und Jahresabschlüsse, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres | Strukturierte E-Rechnungen werden in ihrem Originalformat aufbewahrt. Die Speicherung in einem anderen EU-Land ist zulässig, sofern dem Finanzamt der Speicherort mitgeteilt wird; außerhalb der EU ist eine Genehmigung erforderlich. Quellen: § 14b UStG, § 147 AO |
| Frankreich | 6 Jahre für steuerliche Zwecke, 10 Jahre nach Handelsrecht | Eine elektronische Rechnung muss in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahrt werden; ein Ausdruck gilt nicht als Original. Die Speicherung im Ausland ist auf die EU und Länder mit einem Amtshilfeabkommen beschränkt und muss gemeldet werden. Quelle: economie.gouv.fr |
| Belgien | 10 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres, das auf das Jahr der Rechnungsstellung folgt | Rechnungen dürfen außerhalb Belgiens aufbewahrt werden, sofern sie elektronisch gespeichert werden und ein uneingeschränkter Online-Zugriff darauf besteht. |
| Niederlande | 7 Jahre (10 Jahre bei Immobilien) | Rechnungen werden in der Form aufbewahrt, in der sie versandt oder empfangen wurden; digitale Rechnungen werden nicht ausgedruckt. Quelle: Belastingdienst |
| Slowakei | 10 Jahre nach Ablauf des Jahres, auf das sich die Rechnung bezieht | Aufbewahrung in Papierform oder elektronisch; elektronische Rechnungen müssen für das Finanzamt zugänglich sein. Quelle: Finančná správa |
| UAE | 5 Jahre nach Ablauf des Steuerzeitraums, in manchen Fällen auch länger | Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig, sofern sie lesbar und überprüfbar sind. Seit dem 1. Oktober 2026 schreiben die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung nicht mehr vor, dass elektronische Rechnungen innerhalb der VAE gespeichert werden müssen. Quelle: Ministerialbeschluss 197/2026 |
| Australien | 5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Aufzeichnung oder des Abschlusses des Geschäfts, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt | Die Unterlagen müssen in englischer Sprache verfasst sein oder leicht ins Englische übersetzt werden können und dürfen nicht verändert werden. Quelle: ATO |
| Singapur | 5 Jahre | Die elektronische Speicherung ist zulässig; elektronische Rechnungen müssen in menschenlesbarer Form speicherbar und vor Manipulationen geschützt sein. Quelle: IRAS |
Was dies für strukturierte E-Rechnungen bedeutet
- Bewahren Sie die Originaldatei auf. Speichern Sie die gesendete oder empfangene XML-Datei und nicht nur eine PDF-Darstellung. In Schweden, Deutschland, Dänemark und den Niederlanden ist das empfangene Format vorgeschrieben, und in Frankreich gilt ein Ausdruck nicht als Original.
- Bewahren Sie die Belege auf. Bewahren Sie den Prüfpfad auf, der die Rechnung mit der Transaktion verknüpft, sowie alle Daten, die die Echtheit und Integrität belegen.
- Beachten Sie die jeweils längste geltende Aufbewahrungsfrist. Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, gilt die strengste Regelung. Viele Konzerne bewahren Rechnungen 10 Jahre lang auf.
- Überprüfen Sie den Speicherort. Für Cloud-Speicher außerhalb der EU oder des Landes ist möglicherweise eine Meldung oder Genehmigung erforderlich.
- Planen Sie Ausstiegsszenarien ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Rechnungen im Originalformat exportieren können, falls Sie den Dienstleister wechseln.
Erfahren Sie mehr über die Konvertierung von Lieferantenrechnungen in andere Formate und darüber, was eine Rechnung enthalten muss. Sie können Rechnungen aus Qvalia herunterladen – siehe „Wie kann ich meine Rechnung herunterladen oder ausdrucken?“.
Dieser Artikel fasst die geltenden Vorschriften zum Stand Oktober 2026 zusammen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Da sich die Aufbewahrungsvorschriften ändern können, sollten Sie die aktuellen nationalen Vorschriften prüfen oder einen Berater hinzuziehen.