Hvert land fastsætter, hvor længe fakturaer skal opbevares, og en e-faktura skal forblive autentisk, intakt og læsbar i hele denne periode. Flere lande kræver desuden, at en e-faktura opbevares i det format, den blev modtaget i, hvilket for en struktureret e-faktura betyder den oprindelige XML-fil og ikke en PDF-kopi.
EU-referenceværdi
Momsdirektivet (2006/112/EF) fastlægger de fælles rammer, og medlemsstaterne udfylder detaljerne:
- Hvad der skal opbevares. Kopier af fakturaer, som du udsteder, eller som udstedes på dine vegne, samt alle fakturaer, du modtager (artikel 244).
- Hvor. Du vælger selv opbevaringsstedet, så længe fakturaerne kan stilles til rådighed uden unødig forsinkelse. Medlemsstaterne kan kræve, at der gives meddelelse om opbevaring i udlandet, eller at opbevaringen finder sted i landet, medmindre fakturaerne opbevares elektronisk med fuld onlineadgang (artikel 245).
- Hvor længe? Hver medlemsstat fastsætter opbevaringsperioden (artikel 247).
- Format. Medlemsstaterne kan kræve, at fakturaer opbevares i deres oprindelige form, enten på papir eller elektronisk (artikel 247).
- Integritet. Oprindelsens ægthed, indholdets integritet og læsbarheden skal sikres fra udstedelsen og frem til udløbet af opbevaringsperioden (artikel 233).
- Adgang. Skatte- og afgiftsmyndighederne har ret til at få adgang til, downloade og anvende elektronisk lagrede fakturaer (artikel 249).
Regler for opbevaring efter land
| Land | Opbevaringsperiode | Format og lagringssted |
| Sverige | Indtil udgangen af det syvende år efter udgangen af det kalenderår, hvor regnskabsåret sluttede | Elektroniske fakturaer opbevares i det format, de blev modtaget i. Opbevaring i et andet EU-land er tilladt efter anmeldelse til Skatteverket. Kilde: Bogføringsloven, kapitel 7. |
| Norge | 5 år efter regnskabsårets afslutning for primær dokumentation (3,5 år for visse dokumenter) | Elektroniske optegnelser kan opbevares i EØS, Storbritannien eller Schweiz, forudsat at der gives besked herom. En regel om, at e-fakturaer skal opbevares i deres oprindelige format, blev vedtaget i juni 2026, men er endnu ikke trådt i kraft. Kilde: Skatteetaten |
| Finland | 6 år for fakturaer og bilag, 10 år for årsregnskaber og hovedbøger, regnet fra udgangen af det år, hvor regnskabsåret sluttede | Konvertering er tilladt, hvis ægthed og integritet stadig kan verificeres. Opbevaring i udlandet er tilladt, forudsat at der er adgang i realtid. Kilde: Vero |
| Danmark | 5 år fra regnskabsårets afslutning | Salgsfakturaer gemmes digitalt i den version, der er sendt. De fleste virksomheder skal anvende et digitalt regnskabssystem. Kilde: Erhvervsstyrelsen |
| Tyskland | 8 år for fakturaer og bogføringsbilag (fra den 1. januar 2025), 10 år for regnskabsbøger og årsregnskaber, regnet fra udgangen af kalenderåret | Strukturerede e-fakturaer opbevares i deres oprindelige format. Opbevaring i et andet EU-land er tilladt, hvis skattemyndighederne underrettes om placeringen; opbevaring uden for EU kræver godkendelse. Kilder: § 14b UStG, § 147 AO |
| Frankrig | 6 år i skattemæssig henseende, 10 år i henhold til handelsretten | En e-faktura skal opbevares i sin oprindelige elektroniske form; en udskrift betragtes ikke som en original. Opbevaring i udlandet er begrænset til EU og lande, med hvilke der er indgået en bistandsaftale, og skal anmeldes. Kilde: economie.gouv.fr |
| Belgien | 10 år fra den 1. januar i året efter fakturaens udstedelsesdato | Fakturaer må opbevares uden for Belgien, hvis de opbevares elektronisk med fuld onlineadgang. |
| Nederlandene | 7 år (10 år for fast ejendom) | Fakturaer opbevares i den form, de blev sendt eller modtaget i; digitale fakturaer udskrives ikke. Kilde: Belastingdienst |
| Slovakiet | 10 år efter udgangen af det år, som fakturaen vedrører | Opbevaring på papir eller elektronisk; elektroniske fakturaer skal være tilgængelige for skattemyndighederne. Kilde: Finančná správa |
| UAE | 5 år efter afslutningen af skatteperioden, i visse tilfælde længere | Elektroniske dokumenter er tilladt, såfremt de er læsbare og kan verificeres. Fra den 1. oktober 2026 kræver reglerne for e-fakturering ikke længere, at e-fakturaer skal opbevares i De Forenede Arabiske Emirater. Kilde: Ministerbeslutning 197/2026 |
| Australien | 5 år fra det tidspunkt, hvor dokumentet blev udfærdiget, eller transaktionen blev gennemført, alt efter hvad der er senest | Dokumenterne skal være på engelsk eller let kunne oversættes, og de må ikke ændres. Kilde: ATO |
| Singapore | 5 år | Elektronisk opbevaring er tilladt; e-fakturaer skal kunne opbevares i en form, der er læsbar for mennesker, og være beskyttet mod manipulation. Kilde: IRAS |
Hvad dette betyder for strukturerede e-fakturaer
- Gem originalfilen. Gem den XML-fil, du har sendt eller modtaget, og ikke blot en PDF-udskrift. I Sverige, Tyskland, Danmark og Nederlandene kræves det, at filen indsendes i det format, den blev modtaget i, og i Frankrig gælder en udskrift ikke som original.
- Opbevar dokumentationen. Opbevar det spor, der knytter fakturaen til transaktionen, samt alle oplysninger, der beviser ægthed og integritet.
- Brug den længste gældende frist. Hvis du driver virksomhed i flere lande, er det den strengeste regel, der gælder. Mange koncerner opbevarer fakturaer i 10 år.
- Kontroller opbevaringsstedet. Cloud-opbevaring uden for EU eller landet kan kræve anmeldelse eller godkendelse.
- Planlæg udtrædelser. Sørg for, at du kan eksportere fakturaer i deres oprindelige format, hvis du skifter udbyder.
Læs mere om, hvordan du konverterer leverandørfakturaer til andre formater, og hvad en faktura skal indeholde. Du kan downloade fakturaer fra Qvalia – se afsnittene »Hvordan kan jeg downloade min faktura?« eller » print e min faktura?«.
Denne artikel giver et overblik over reglerne pr. oktober 2026 og udgør ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning. Reglerne for opbevaring ændrer sig, så tjek de gældende nationale regler, eller kontakt en rådgiver.