Každá země stanovuje, jak dlouho musí být faktury uchovávány, a elektronická faktura musí zůstat autentická, neporušená a čitelná po celou tuto dobu. Několik zemí rovněž vyžaduje, aby byla elektronická faktura uchovávána v tom formátu, v jakém byla přijata, což v případě strukturované elektronické faktury znamená původní soubor XML, nikoli kopii ve formátu PDF.
Referenční hodnota EU
Směrnice o DPH (2006/112/ES) stanoví společný rámec a členské státy pak upřesňují podrobnosti:
- Co je třeba uchovávat. Kopie faktur, které vystavujete nebo které jsou vystaveny vaším jménem, a všechny faktury, které obdržíte (článek 244).
- Kde. Místo uložení si zvolíte sami, pokud budou faktury k dispozici bez zbytečného odkladu. Členské státy mohou vyžadovat oznámení o uložení v zahraničí nebo o uložení na území daného státu, ledaže by faktury byly uloženy elektronicky s plným online přístupem (článek 245).
- Jak dlouho. Doba uchovávání dat je stanovena každým členským státem (článek 247).
- Formát. Členské státy mohou vyžadovat, aby byly faktury uchovávány v původní podobě, ať už v papírové nebo elektronické (článek 247).
- Integrita. Je třeba zajistit pravost původu, integritu obsahu a čitelnost od data vydání až do konce doby uchovávání (článek 233).
- Přístup. Daňové orgány mohou nahlížet do elektronicky uložených faktur, stahovat je a využívat je (článek 249).
Pravidla pro uchovávání údajů podle jednotlivých zemí
| Země | Doba uchovávání | Formát a umístění úložiště |
| Švédsko | Do konce sedmého roku po skončení kalendářního roku, v němž skončilo účetní období | Elektronické faktury se uchovávají v tom formátu, v jakém byly přijaty. Uchovávání v jiné zemi EU je povoleno po oznámení úřadu Skatteverket. Zdroj: Zákon o účetnictví, kapitola 7. |
| Norsko | 5 let od skončení účetního období u primárních dokladů (u některých záznamů 3,5 roku) | Elektronické záznamy mohou být po předchozím oznámení uchovávány v EHP, ve Spojeném království nebo ve Švýcarsku. Pravidlo, podle něhož musí být elektronické faktury uchovávány v původním formátu, bylo přijato v červnu 2026, ale dosud nevstoupilo v platnost. Zdroj: Skatteetaten |
| Finsko | 6 let u faktur a dokladů, 10 let u účetních závěrek a účetních knih, počítáno od konce roku, v němž skončilo účetní období | Převod je povolen, pokud lze i nadále ověřit pravost a neporušenost. Skladování v zahraničí je povoleno za předpokladu přístupu v reálném čase. Zdroj: Vero |
| Dánsko | 5 let od konce účetního období | Prodejní faktury se ukládají v digitální podobě v podobě, v jaké byly odeslány. Většina podniků musí používat systém digitálního účetnictví. Zdroj: Erhvervsstyrelsen |
| Německo | 8 let u faktur a účetních dokladů (od 1. ledna 2025), 10 let u účetních knih a ročních účetních závěrek, počínaje koncem kalendářního roku | Strukturované elektronické faktury se uchovávají v původním formátu. Ukládání v jiné zemi EU je povoleno, pokud je finančnímu úřadu sděleno místo uložení; v případě zemí mimo EU je nutné získat souhlas. Zdroje: § 14b UStG, § 147 AO |
| Francie | 6 let pro daňové účely, 10 let podle obchodního práva | Elektronická faktura musí být uchovávána v původní elektronické podobě; výtisk se nepovažuje za originál. Uchovávání v zahraničí je omezeno na území EU a země, s nimiž byla uzavřena dohoda o vzájemné pomoci, a musí být nahlášeno. Zdroj: economie.gouv.fr |
| Belgie | 10 let od 1. ledna roku následujícího po vystavení faktury | Faktury mohou být uloženy mimo Belgii, pokud jsou uchovávány v elektronické podobě s plným online přístupem. |
| Nizozemsko | 7 let (10 let u nemovitostí) | Faktury se uchovávají v té podobě, v jaké byly odeslány nebo přijaty; digitální faktury se netisknou. Zdroj: Belastingdienst |
| Slovensko | 10 let po skončení roku, ke kterému se faktura vztahuje | Uchovávání v papírové nebo elektronické podobě; elektronické faktury musí být přístupné daňovému úřadu. Zdroj: Finanční správa |
| Spojené arabské emiráty | 5 let po skončení zdaňovacího období, v některých případech i déle | Elektronické záznamy jsou přípustné, pokud jsou čitelné a ověřitelné. Od 1. října 2026 již pravidla pro elektronickou fakturaci nevyžadují, aby byly elektronické faktury uchovávány na území Spojených arabských emirátů. Zdroj: ministerské rozhodnutí č. 197/2026 |
| Austrálie | 5 let od data vyhotovení záznamu nebo od data dokončení transakce, podle toho, co nastane později | Záznamy musí být v angličtině nebo je musí být možné snadno převést do angličtiny a nesmí být pozměněny. Zdroj: ATO |
| Singapur | 5 let | Elektronické uchovávání je povoleno; elektronické faktury musí být uchovávány v podobě čitelné pro člověka a musí být chráněny před neoprávněnými zásahy. Zdroj: IRAS |
Co to znamená pro strukturované elektronické faktury
- Původní soubor si uschovejte. Ukládejte si XML soubory, které jste odeslali nebo obdrželi, nikoli pouze jejich výstup ve formátu PDF. Švédsko, Německo, Dánsko a Nizozemsko vyžadují formát, v jakém byl dokument obdržen, a ve Francii se výtisk nepovažuje za originál.
- Uchovejte důkazní materiály. Uchovejte auditní stopu, která propojuje fakturu s transakcí, a veškeré údaje prokazující pravost a neporušenost.
- Použijte nejdelší platnou lhůtu. Pokud působíte ve více zemích, rozhoduje nejpřísnější pravidlo. Mnohé skupiny uchovávají faktury po dobu 10 let.
- Zkontrolujte místo uložení. V případě cloudového úložiště mimo EU nebo danou zemi může být nutné oznámení nebo schválení.
- Naplánujte si záložní řešení. Ujistěte se, že v případě změny poskytovatele služeb budete moci faktury exportovat v jejich původním formátu.
Přečtěte si více o převodu faktur od dodavatelů do jiných formátů a o tom, co musí faktura obsahovat. Faktury si můžete stáhnout z aplikace Qvalia – viz článek „Jak si mohu stáhnout nebo vytisknout fakturu?“.
Tento článek shrnuje platná pravidla k říjnu 2026 a nepředstavuje právní ani daňové poradenství. Pravidla pro uchovávání dokumentů se mění, proto si ověřte aktuální vnitrostátní předpisy nebo se poraďte s odborníkem.