De documenttypecode geeft aan om wat voor soort zakelijk document het gaat. Deze staat in cbc:InvoiceTypeCode voor een factuur en cbc:CreditNoteTypeCode voor een creditnota, en deze is beperkt tot een Peppol-subset van de UN/CEFACT-codelijst UNCL1001, versie D.16B. Het documenttype en het teken voor het bedrag moeten samen worden geïnterpreteerd: een UBL-creditnota met code 381 is een creditnota, terwijl een UBL-factuur met code 380 ook als creditnota kan fungeren wanneer de bedragen negatief zijn.

Peppol BIS Billing ondersteunt zowel creditnota’s als negatieve facturen. Een UBL-creditnota is te herkennen aan de documentsyntaxis en de cbc:CreditNoteTypeCode; code 381 heeft betrekking op het algemene geval van een creditnota. De specificatie staat ook negatieve bedragen en negatieve eindtotaals in facturen en creditnota’s toe.

Een UBL-factuur met typecode 380 kan daarom negatieve totalen bevatten wanneer deze wordt gebruikt om een eerdere transactie te crediteren. De nettoprijs en de brutoprijs van een artikel moeten positief blijven, terwijl hoeveelheden, regelbedragen en documenttotalen het teken mogen hebben dat voor de transactie vereist is. Ontvangende systemen moeten zowel het creditnota- als het negatieve-factuurpatroon ondersteunen, zoals beschreven in Peppol BIS Billing. Landspecifieke regels kunnen het algemene model beperken; zo verbiedt DK-R-016 bijvoorbeeld een negatief te betalen bedrag in een creditnota van een Deense leverancier.

Veelvoorkomende codes in factureringsprofielen 01 en 02 zijn onder meer 380 voor een handelsfactuur en 386 voor een vooruitbetalingsfactuur. Code 389 duidt op een zelfgefactureerde factuur, maar is volgens de validatieregel voor profielen 01 en 02 niet toegestaan. Codes 326 en 384 zijn voorbehouden aan transacties waarbij zowel de koper als de verkoper Duitse organisaties zijn.

381 is de algemene code voor creditnota’s.

De PEPPOL-regel PEPPOL-EN16931-P0112 staat de factuurtypecodes 326 en 384 alleen toe wanneer zowel de koper als de verkoper Duitse organisaties zijn. De regel is fatale, dus beide codes worden afgewezen bij validatie zodra een van de partijen buiten Duitsland is gevestigd.

Code 384 duidt op een gecorrigeerde factuur in het kader van transacties binnen Duitsland. Volgens de Duitse regel DE-R-026 moet bij gebruik van code 384 een verwijzing naar de voorgaande factuur worden opgenomen. Code 326 duidt op een deelfactuur en is onderworpen aan dezelfde beperking die uitsluitend voor Duitsland geldt. Voor andere landencombinaties dient u een documenttype te gebruiken dat is toegestaan volgens de toepasselijke Peppol-regels en het correctieproces.

De Peppol-factuurcodelijst bevat 27 codes en de creditnotecodelijst 5. Het bedrijfsprofiel kan deze waarden verder beperken. Zo sluit PEPPOL-EN16931-P0100 bijvoorbeeld de code 389 voor zelfgefactureerde facturen uit van de factureringsprofielen 01 en 02. Een code die weliswaar geldig is volgens UN/CEFACT, maar niet is toegestaan door de betreffende codelijst of het betreffende profiel, wordt bij de validatie afgewezen.

Release 3.0.21: er is een optioneel profiel 02 toegevoegd voor factureringsprocessen waarvoor een factuurreactie vereist is. Dit profiel heeft een eigen proces-ID en vereist een afzonderlijke SMP-registratie. De toegestane documenttypecodes blijven onderworpen aan de geldende codelijst en validatieregels.

Peppol BIS Billing ondersteunt meer dan één correctiepatroon. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de specifieke situatie, het proces van de afnemer en eventuele geldende nationale voorschriften.

Met een creditnota kan een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk worden teruggedraaid. Gebruik een UBL-creditnota met typecode 381 en vermeld de relevante referentie van de voorgaande factuur indien dit vereist is voor het correctieproces. De bedragen kunnen positief of negatief zijn, afhankelijk van de transactie waarop de creditnota betrekking heeft.

In dit fragment worden positieve bedragen gebruikt. Het document is een creditnota, omdat het een UBL CreditNote is met code 381.

Een negatieve factuur is een andere ondersteunde manier om een eerdere transactie te crediteren. Gebruik hiervoor een UBL-factuur met typecode 380 en negatieve bedragen voor de waarden die worden teruggedraaid. Prijzen blijven niet-negatief.

Deze XML-voorbeelden zijn fragmenten, geen volledige geldige documenten. Overleg de correctiemethode en de vereiste referenties met de koper voordat u ze verstuurt. Typecode 384 is alleen een optie wanneer beide partijen Duitse organisaties zijn.