Ratkaisut - Ostoreskontran automatisointi

Automatisoitu laskujen hallinta

Muunna prosessisi laskujen hallintaan tarkoitetulla täyden kokonaisuuden sisältävällä kirjanpidon automatisointiratkaisulla.

  • Konsolidoidut ja oikeat tiedot
  • Laskujen OCR ja Peppol-käyttöoikeus
  • Tekoälyohjattu kirjaaminen ja budjettikohtien luokittelu
  • Integroitu hyväksynnän työnkulku
Ostoreskontran automatisointi

AP-automaatio mille tahansa yritykselle

Automatisoi toimittajien laskujen hallinta ja tehosta kirjanpitoa täydellisellä digitaalisella ratkaisulla, joka kattaa kaiken tiedonkeruusta lähettämiseen ja hyväksymiseen. Analysoi menoja reaaliaikaisesti ja yksityiskohtaisesti tekoälyluokiteltujen budjettikohtien avulla.

Alustamme mahdollistaa täydellisen digitaalisen prosessin ostosta maksuun yhtenäisten, validoitujen ja jäsenneltyjen tietojen avulla.

Toimittajien laskujen hallinta

Laskujen OCR

PDF-laskut muunnetaan tekoälyn avulla välittömästi jäsennellyksi XML:ksi. Laskujen OCR tukee PDF-, PNG- ja JPEG-muotoja.

Sähköiset laskut

Sähköiset laskut toimittajiltasi vastaanotetaan ja käsitellään saumattomasti. Tukee Peppol BIS Billing ja tavallisia EDI-formaatteja.

Vaatimustenmukaisuus ja validointi

Toimittajalaskujen sisältö validoidaan automaattisesti vaatimustenmukaisuuden ja laadun osalta vaatimuksiesi perusteella, mikä takaa paremman tiedonvalvonnan.

Laskujen hallinta

Yhtenäistä ja muunna toimittajien laskut omaan tietomuotoosi. Hyödy laskujen OCR:stä, Peppol-verkkokäytöstä ja välittömästä poikkeamien käsittelystä tehokasta toimintaa varten.

Tekoälyn lähettäminen ja tietojen rikastaminen

Tekoälyohjattu kirjaaminen yksinkertaistaa kirjanpitoa, ja automaattinen budjettikohdeluokitus tarjoaa välitöntä tietoa menoanalyysistä.

Työnkulun optimointi

Nopeuta hyväksyntöjä ja vähennä työmäärää nopealla, mukautettavalla työnkululla. Paranna kumppaniyhteistyötä käyttäjäystävällisen toimittajaportaalin avulla.

Automatisoitu poikkeamien hallinta

Virheellisten laskujen vaivaton käsittely ja automaattinen palautus lähettäjälle korjauksia varten tai helppo hallinta sisäänrakennetussa karanteenissa. Tietojen laatu varmistetaan 17 laskun sisällön tarkistuspisteellä ja mukautetuilla validoinneilla tarpeidesi mukaan.

Maksettavien tilien käsittely
velat ai

Erityinen tekoäly lähettämistä ja tietojen rikastamista varten

Kehittynyt transaktioiden tekoäly parantaa kirjanpitoa ja analytiikkaa. Automatisoitu laskujen kirjaaminen tehostaa kirjanpitoprosessia. Rivituotteet ja -palvelut luokitellaan esimerkiksi UNSPSC:n avulla, jolloin saat välitöntä analytiikanäkemystä.

Hyväksynnän työnkulku

Virtaviivaistaa laskujen hyväksyntää optimaalisen maksuliikkeen suorituskyvyn varmistamiseksi. Mukauta työnkulkuja organisaatiollesi räätälöidyillä hierarkioilla ja käyttöoikeuksilla. Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat yhdessä näkymässä, ostajien tarvitsee vain klikata.

maksettavan kirjanpidon työnkulku

Päätietojen hallinta

Automaattisen toimittajakirjanpidon avulla voit vähentää maksuriskejä, varmistaa sääntöjen noudattamisen ja minimoida työmäärän. Tietueet, mukaan lukien luottotiedot ja voimassa olevat verorekisteröinnit, päivittyvät jatkuvasti maailmanlaajuisista yritystietokannoista.

API:t ja muuta

Integroi ERP-järjestelmään helposti. Maksettavien tilien automatisointiratkaisu, jossa on kehittäjäystävälliset API:t ja dokumentaatio, SFTP-tiedostonsiirto ja valmiit liitännät yleisimpiin järjestelmiin.

API:n ostovelat

Anna meidän näyttää, miten voit muuttaa maksullisen kirjanpidon toimintaa

Mikä on velkaprosessi?

Ostoreskontraprosessi on yrityksen työnkulku, jonka avulla se hallinnoi velvoitteitaan tavarantoimittajia ja myyjiä kohtaan. Sillä varmistetaan, että kaikki saapuvat laskut käsitellään, tarkistetaan ja maksetaan täsmällisesti ja ajallaan.

Tyypilliseen AP-prosessiin kuuluu useita keskeisiä vaiheita:

1. Laskujen vastaanotto: Yritys vastaanottaa laskuja toimittajilta sähköisinä laskuina, PDF-laskuina tai paperisina asiakirjoina.

2. Laskun validointi: Laskun oikeellisuus tarkistetaan, mukaan lukien yksityiskohdat, kuten toimittajan nimi, laskun summa, eräpäivä ja maksuehdot. Tähän vaiheeseen kuuluu usein laskun täsmäyttäminen ostotilauksiin ja vastaanottoraportteihin (kolmitasoinen täsmäytys).

3. Hyväksyminen: Kun lasku on validoitu, se ohjataan yrityksen asianmukaisten henkilöiden tai osastojen hyväksyttäväksi.

4. Laskun lähettäminen: Laskun tiedot kirjataan (kirjataan) oikeille tileille yrityksen ERP- tai kirjanpitojärjestelmässä. Tämä tarkoittaa kulujen kohdistamista oikeille pääkirjanpidon tileille, kustannuspaikoille tai projekteille asianmukaisen kirjanpidon varmistamiseksi.

5. Maksu: Maksut suoritetaan toimittajalle eräpäivänä tai ennen eräpäivää sähköisellä tilisiirrolla (EFT), tilisiirrolla tai sekillä.

6. Kirjanpito ja raportointi: Maksun suorittamisen jälkeen tapahtuma kirjataan yrityksen kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmään. Näin varmistetaan, että yrityksen kirjanpito päivitetään vastaamaan selvitettyä velkaa.

Tehokkaat ostoreskontraprosessit voivat vähentää manuaalisia tehtäviä, parantaa kassavirran hallintaa ja vahvistaa toimittajasuhteita. Näiden prosessien automatisointi esimerkiksi OCR- ja tekoälytyökalujen avulla voi parantaa tarkkuutta ja tehokkuutta entisestään.

Miten kirjanpidon automatisointi parantaa liiketoiminnan tehokkuutta?

Maksuprosessin automatisointi vähentää manuaalisia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä ja laskujen täsmäyttämistä, ja nopeuttaa laskujen validointia, hyväksymistä ja maksamista. Automaatiotyökalut, kuten laskujen OCR (Optical Character Recognition), tekoälyohjattu kirjaaminen ja toimittajien rekisterinhallinta, auttavat säästämään aikaa, poistamaan virheitä, parantamaan tarkkuutta ja varmistamaan oikea-aikaiset maksut.

Lisäksi entistä tietopohjaisempi lähestymistapa tarjoaa reaaliaikaista tietoa vastuista, parantaa kassavirran hallintaa ja vapauttaa työntekijät keskittymään strategisempiin tehtäviin. Tämä virtaviivaistaa koko AP-prosessia ja tekee siitä tehokkaamman ja kustannustehokkaamman.

Mitä on laskujen kirjaaminen ja miten se vaikuttaa taloudelliseen raportointiin?

Laskun kirjaaminen on kirjanpitoprosessin vaihe, jossa hyväksytty lasku kirjataan yrityksen kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmään.

Tämä tarkoittaa laskun määrien kohdistamista oikeille pääkirjanpidon tileille, kustannuspaikoille tai projekteille, jolloin varmistetaan, että kulut seurataan oikein.

Kirjaaminen vaikuttaa taloudelliseen raportointiin varmistamalla, että velat ja kulut näkyvät oikein yrityksen kirjanpidossa. Oikea kirjaaminen varmistaa, että tilinpäätökset, kuten tase ja tuloslaskelma, antavat oikean kuvan yrityksen taloudellisesta asemasta, mikä on keskeinen osa säännösten noudattamista ja päätöksentekoa.

Miten yritykset voivat varmistaa tarkkuuden ja sääntöjenmukaisuuden maksuprosesseissaan?

Yritykset voivat toteuttaa seuraavia strategioita varmistaakseen, että kirjanpitoprosessit ovat tarkkoja ja sääntöjenmukaisia:

Automaatio: Käytä ohjelmistotyökaluja laskujen validointiin, niiden ja ostotilausten vastaavuuden tarkistamiseen sekä tietojen oikean syöttämisen ja kirjaamisen varmistamiseen. Automaatio vähentää inhimillisiä virheitä ja nopeuttaa prosesseja.

Standardoidut työnkulut: Luo selkeät hyväksymishierarkiat sen varmistamiseksi, että kaikki laskut noudattavat yhtenäistä prosessia vastaanotosta maksuun.

Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset: Ota käyttöön valvontatoimia, joilla tarkastetaan, että laskut vastaavat yrityksen käytäntöjä, verosäännöksiä ja lakisääteisiä vaatimuksia, jotta voidaan välttää sääntöjen noudattamiseen liittyvät ongelmat.

Säännölliset tarkastukset: Suorita säännöllisiä AP-prosessien tarkastuksia poikkeamien ja parannuskohteiden tunnistamiseksi.

Toimittajien hallinta: Varmista, että toimittajien päätiedot ovat täsmälliset ja ajantasaiset, mikä vähentää virheellisten tai vilpillisten laskujen käsittelyn todennäköisyyttä.

Miten tuotteiden ja palvelujen luokittelu parantaa liiketoimintaprosesseja?

Tuote- ja palveluluokitus voidaan integroida liiketoiminta-asiakirjoihin, kuten ostotilauksiin, laskuihin, tuoteluetteloihin ja tietokantoihin, luokkien tunnistamiseksi ja tuotteiden tunnistamisen yksinkertaistamiseksi. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) on laajimmin käytetty ja käyttökelpoisin hierarkkinen maailmanlaajuinen luokitusjärjestelmä.

Luokittelu voidaan integroida liiketoiminta-asiakirjoihin, kuten ostotilauksiin, laskuihin ja tuoteluetteloihin. Kun otat tämän standardin käyttöön, organisaatiosi ja toimitusketjun sidosryhmät hyötyvät virtaviivaistetuista hankinta-, rahoitus- ja liiketoimintaprosesseista.

Luokittelu yksinkertaistaa laskujen käsittelyä maksettaville tileille luokittelemalla riviotsikot, mikä parantaa tarkkuutta, nopeuttaa hyväksyntää ja parantaa raportointia. Tämä johtaa tehokkaampiin työnkulkuihin, vähentää manuaalista työtä ja parantaa menojen valvontaa.

Hankinnoissa luokittelu auttaa menojen seurannassa, tarkassa menoanalyysissä ja tuotteiden nopeammassa löytämisessä, mikä parantaa toimittajaneuvotteluja ja tuo säästöjä.

Markkinoinnissa tiimit voivat käyttää yksityiskohtaisia tuotetietoja parempaan markkinatutkimukseen ja tuotekehitykseen, mikä voi lisätä asiakastyytyväisyyttä ja tuloja.

Myyntitiimit saavat parempaa tietoa markkinoista, tehostavat myyntianalyysejä ja laajentavat tavoitettavuuttaan sähköisten luetteloiden ja maailmanlaajuisten markkinapaikkojen avulla.