De meeste mensen zijn bekend met het concept van automatisering. Als je op een financiële afdeling werkt, heb je waarschijnlijk al eens nagedacht over hoe automatisering je efficiëntie kan verhogen. Het efficiënt laten draaien van je bedrijf is essentieel om binnen het budget te blijven naarmate je bedrijf groeit. Maar met gegevens van slechte kwaliteit kom je niet ver.
Automatisering is het logische einddoel voor elk financieel team dat zijn efficiëntie wil verbeteren, maar er is voorbereiding nodig om uw bedrijf klaar te stomen voor die laatste stap. Er zijn tal van obstakels bij het implementeren van automatisering in uw bedrijf. Binnen de kernactiviteiten zijn analoge facturen, zowel in pdf-formaat als op papier, een van de meest voorkomende knelpunten; deze vormen voor veel bedrijven een belangrijke rem op de efficiëntie.
Wat kunt u dus doen om uw bedrijf klaar te stomen voor de overstap van papieren facturen naar e-facturen? Laten we eerst bij de basis beginnen.
Wat is het probleem met papieren facturen?
Waarom is het invoeren van gegevens tegenwoordig zo’n groot probleem voor bedrijven? De belangrijkste reden is dat je ervoor moet zorgen dat zowel jijzelf als je software de gegevens correct interpreteren.
Het inlezen van gegevens van papier vereist een handmatige controle door een medewerker. Dit is op zich al een tijdrovende en dure klus. Tegenwoordig zijn papieren facturen niet het enige type gegevensinvoer dat de efficiëntie vermindert.
Andere analoge gegevensformaten, met name pdf-bestanden, zijn om dezelfde reden net zo slecht als papier. Hoewel er geautomatiseerde pdf-lezers bestaan die op grote schaal worden gebruikt, zijn CFO’s zich maar al te goed bewust van de grote kans op fouten.
Het lezen, verwerken en goedkeuren van facturen zijn allemaal repetitieve taken die geen goed gebruik maken van de tijd van uw medewerkers – zelfs niet als het proces door software wordt ondersteund. Wanneer u automatisering wilt invoeren, is het doel om repetitieve taken overbodig te maken; daarom is het afschaffen van papieren en pdf-facturen een uitstekend beginpunt.
E-facturen: het alternatief voor handmatige invoer
Verrassend genoeg worden gedigitaliseerde gegevens door bedrijven nog niet op grote schaal toegepast. Hoewel het eerste elektronische document al in 1965 werd gebruikt, werken veel bedrijven nog steeds met papieren en pdf-facturen. Ongeschikte gegevensformaten kunnen de gegevenskwaliteit en de efficiëntie van uw processen verminderen.
Elektronische documenten bieden een eenvoudige oplossing voor dit probleem. Ze garanderen niet alleen gegevens van hoge kwaliteit, maar de invoering van elektronische documenten in uw bedrijf opent ook de deur naar allerlei vormen van automatisering. Het is niet nodig om een medewerker pagina’s aan facturen te laten doorlezen als een computer alle gegevens van een elektronische factuur direct kan verwerken.
U kunt uw bedrijf eenvoudig omzetten naar een volledig digitaal gegevensverwerkingssysteem, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het doorsturen of verwerken van papieren documenten. Hoewel het enige moeite kost om uw bedrijf op deze overgang voor te bereiden, zijn de besparingen op de lange termijn de investering meer dan waard.
De beste start voor uw bedrijf: facturen van leveranciers
Hoewel er verschillende mogelijkheden zijn om de gegevens waarmee uw bedrijf werkt te digitaliseren, zijn leveranciersfacturen meestal de beste plek om te beginnen. Leveranciersfacturen vormen een constante bron van gegevens die uw bedrijf nauwkeurig moet verwerken, zodat uw inspanningen op dit gebied niet voor niets zijn.
Het invoeren van een beleid waarbij uw leveranciers verplicht zijn u digitale facturen te sturen, heeft ook geen enkele invloed op uw klanten. Dit maakt het een risicovrije eerste stap op weg naar volledige automatisering van uw bedrijfsprocessen. Door uw leveranciers een stimulans te bieden om hun factuurformaat aan te passen, kunt u bovendien het risico vermijden dat de manier waarop uw bedrijf functioneert buiten uw eigen organisatie verandert. En het is een win-winsituatie, aangezien transacties op basis van digitale gegevens aanzienlijk veiliger, sneller en goedkoper zijn voor u en uw zakenpartner.
Als u uw leveranciers laat overschakelen op e-facturen, zal dat een positief effect hebben op de gegevenskwaliteit binnen uw hele bedrijf. Al uw gegevens zijn immers afhankelijk van de invoergegevens die u ontvangt. Door menselijke fouten te elimineren en ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden gelezen, kunt u kostbare fouten uit uw budget weren.
Met de juiste hulpmiddelen is het eenvoudig om aan de slag te gaan met e-facturen
De overstap van uw leveranciers naar e-facturering is slechts het begin van de overgang van uw bedrijf naar digitale gegevensformaten. Met het einddoel van volledige automatisering in het vooruitzicht, zult u willen onderzoeken hoe u de overige cruciale gegevens van uw bedrijf kunt digitaliseren.
Voor het succesvol implementeren van een digitaliseringsstrategie is de hulp van experts uit de sector nodig, en daar komt ons e-documentteam om de hoek kijken. Het team van Qvalia heeft meer dan tien jaar ervaring met het begeleiden van bedrijven bij hun transitie en het in eigen hand nemen van hun gegevens.
Wilt u meer weten over hoe automatisering uw financiële afdeling en uw kernactiviteiten kan verbeteren? Download dan vandaag nog ons e-book ‘Automatisering voor CFO’s’ voor meer informatie.
Gerelateerde artikelen
Als u zich voorbereidt op een SAP S/4HANA-migratie of de invoering van e-facturering, bent u waarschijnlijk al in aanraking gekomen met UNSPSC — het classificatiesysteem dat SAP aanbeveelt voor producten …
Kunstmatige intelligentie zorgt voor een ingrijpende verandering in bedrijfsvoering, en de financiële sector vormt daarop geen uitzondering. In onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in de financiële sector en de boekhouding, bespreken we praktische toepassingen en leggen we uit hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.