ما تحتاج فرق الشؤون المالية إلى معرفته بشأن رقمنة البيانات المدخلة

يعد قراءة الفواتير ومعالجتها والموافقة عليها مهام متكررة لا تمثل استغلالاً جيداً لوقت موظفيك — حتى لو كانت هذه العملية مدعومة ببرامج حاسوبية. وعندما تسعى إلى إدخال الأتمتة، فإن الهدف هو التخلص من الحاجة إلى المهام المتكررة، لذا فإن التخلص من الفواتير الورقية وملفات PDF هو أفضل نقطة للبدء.

من المفاجئ أن البيانات الرقمية لم تُعتمد على نطاق واسع في الشركات حتى الآن. ورغم استخدام أول مستند إلكتروني منذ عام 1965، لا تزال العديد من الشركات تستخدم الفواتير الورقية وملفات PDF. وقد تؤدي تنسيقات البيانات غير الملائمة إلى انخفاض جودة البيانات وكفاءة العمليات التي تقوم بها.

تُعد المستندات الإلكترونية حلاً سهلاً لهذه المشكلة. فهي لا تضمن جودة البيانات فحسب، بل إن تطبيق المستندات الإلكترونية في شركتك يفتح الباب أمام جميع أنواع الأتمتة. فلا داعي لأن يقوم موظف بشرح صفحات وصفحات من الفواتير بينما يمكن للكمبيوتر معالجة جميع البيانات الواردة في الفاتورة الإلكترونية على الفور.

يمكنك بسهولة تحويل شركتك إلى نظام معالجة بيانات رقمي بالكامل دون الحاجة إلى القلق بشأن إرسال المستندات الورقية أو معالجتها. ورغم أن إعداد شركتك لمواجهة هذا التحول سيتطلب بعض الجهد، فإن الوفورات التي ستحققها على المدى الطويل تستحق هذا الاستثمار.

على الرغم من وجود خيارات متنوعة لرقمنة البيانات التي تتعامل معها شركتك، فإن أفضل خيار للبدء به هو عادةً فواتير الموردين. ففواتير الموردين هي مصدر مستمر للبيانات التي تحتاج شركتك إلى معالجتها بدقة، لذا فإن جهودك في هذا المجال من أعمالك لن تذهب سدى.

كما أن تطبيق سياسة تلزم مورديك بإرسال فواتير إلكترونية إليك لا يؤثر على عملائك بأي شكل من الأشكال، مما يجعل هذه الخطوة الأولى منخفضة المخاطر نحو تحقيق الأتمتة الشاملة لأعمالك. كما أن منح مورديك حافزًا لتغيير تنسيق فواتيرهم يتيح لك تجنب مخاطر تغيير طريقة عمل شركتك خارج نطاقها. وهي حالة مربحة للجميع، حيث إن المعاملات القائمة على البيانات الرقمية أكثر أمانًا وفورية وأقل تكلفة بالنسبة لك ولشريكك التجاري.

سيؤثر تحويل مورديك إلى استخدام الفواتير الإلكترونية بشكل إيجابي على جودة البيانات في شركتك بأكملها. ففي النهاية، تعتمد جميع بياناتك على البيانات الأولية التي تتلقاها. ومن خلال القضاء على الأخطاء البشرية وضمان قراءة البيانات بشكل صحيح، يمكنك التخلص من عبء الأخطاء المكلفة على ميزانيتك.

إن تحويل مورديك إلى نظام الفواتير الإلكترونية لن يكون سوى بداية انتقال شركتك إلى تنسيقات البيانات الرقمية. ومع اقتراب تحقيق الهدف النهائي المتمثل في الأتمتة الشاملة، ستحتاج إلى النظر في رقمنة بقية البيانات المهمة لشركتك.

يتطلب تنفيذ استراتيجية رقمنة ناجحة الاستعانة بخبراء في هذا المجال، وهنا يأتي دور فريقنا المتخصص في المستندات الإلكترونية. يتمتع فريق Qvalia بخبرة تزيد عن عشر سنوات في مساعدة الشركات على الانتقال إلى النظام الرقمي والتحكم في بياناتها.

هل ترغب في معرفة المزيد عن كيفية مساهمة الأتمتة في تحسين أداء قسم الشؤون المالية وعمليات الأعمال الأساسية في شركتك؟ قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني «الأتمتة للمديرين الماليين» اليوم لمعرفة المزيد.